Учет кассовых операций

Баланс является отчетным документом и составляется на последний  день отчетного периода.

Отчет о прибылях и убытках  характеризует финансовые результаты деятельности предприятия (счет «Прибыли и убытки») за отчетный период и содержит следующие показатели:

- выручка от продажи  товаров, работ, услуг за минусом  налога на добавленную стоимость,  акцизов и обязательных платежей (нетто-выручка)

- себестоимость проданных  товаров, работ и услуг

- валовая прибыль

- коммерческие расходы

- управленческие расходы

- прибыль/убыток от продаж

- проценты к получению

- проценты к уплате,

- доходы от участия  в других организациях

- прочие операционные  доходы

- прочие операционные  расходы

- прочие внереализационные  доходы

- прочие внереализационные  расходы

- прибыль/убыток до налогообложения

- налог на прибыль

- чистая прибыль/убыток  отчетного периода

 

 

 

 

 

 

               2.2 Документальное оформление кассовых операций

 

Государственный комитет  статистики России утвердил следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации (то есть те документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

кассовая книга;

приходный ордер;

расходный ордер;

книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств;

расчетно-платежная ведомость;

платежная ведомость.

 

Рассмотрим чуть подробнее, какими документами оформляются  кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93).

 

Кассовая книга

 

Кассовая книга (номер  согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Ведению кассовой книги посвящен отдельный (пятый) раздел Положения. Там сказано, что кассовую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

 

В случае ведения книги  на бумаге, все листы должны быть пронумерованы до начала записей, скрепляющую  бумагу должны подписать главный  бухгалтер и руководитель предприятия, также она должна быть заверена печатью  предприятия или индивидуального  предпринимателя (при наличии у  него таковой).

 

В случае ведения книги  в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать. Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями  уполномоченных лиц, а решение о  сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и  тому подобное) принимает руководитель. При этом нужно учитывать, что  при проведении внешней проверки книгу все равно придется распечатывать.

 

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом  порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать  в отдельную папку – делать это можно по мере возможности  или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

 

Записи в кассовой книге  делает кассир на основании приходных  и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей  подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или  руководитель предприятия (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывается.

 

Если в какой-либо день или даже дни не было произведено  ни одной кассовой операции, остаток  каждый раз выводить не нужно –  суммой остатка будет считаться  последний выведенный в тот день, когда кассовые операции производились.

 

Если кассовую книгу ведет  не старший кассир, а кассир (или  заменяющий его работник) обособленного  отделения предприятия, то после  выведения остатка наличных средств  соответствующий лист кассовой книги  должен быть передан руководителю (если книга ведется в бумажном виде передается отрывной лист, если в электронном – распечатка).

 

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер  предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель.

 

Приходный ордер

 

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в  кассу наличных денег). Ордер может  быть заполнен как вручную, так и  на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при  этом не допускаются. Помимо регистрационного номера ордер должен иметь следующие  реквизиты:

наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов предприятия  и структурного подразделения по ОКПО;

дату заполнения;

номер корреспондирующего счета  или субсчета.

 

Кассир обязан проверить  сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также  прилагаемые документы.

 

Расходный ордер

 

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы. Реквизиты  расходного ордера такие же, как  и у приходного, кроме того он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным руководителем лицом).

 

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно  получателем, сумма рублей указывается  прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия  это может быть удостоверение), реквизиты  документа кассир должен записать.

 

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

 

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств

 

 

оформление кассовых операций

 

Книга учета денежных средств  ведется старшим кассиром для  документирования кассовых операций между  старшим кассиром и остальными кассирами  предприятия в течение рабочего дня (ведется только на крупных предприятиях, небольшой компании просто нет необходимости  в такой книге). Код книги согласно ОК 0310005.

 

В начале рабочего дня главный  бухгалтер выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в  книге, в конце рабочего дня остаток  средств сдается тоже под роспись.

 

В случае если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока. Остаток не выданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается главному бухгалтеру под расписку. Если по истечению срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

 

Расчетно-платежная ведомость

 

Этот документ ведется  для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301009.

 

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании  первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени  и тому подобного.

 

Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

 

В ведомости указываются  все необходимые к выдаче работнику  суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе. Напротив фамилий тех работников, которым по истечению срока зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается  «депонировано». В последней графе  ведомости проставляют общую  сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют  в ведомости.

 

Платежная ведомость

 

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам предприятия. Код согласно Общему классификатору 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная ведомость). Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному кассовому ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

 

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом его заменяющим) или  руководителем. Исправления в документах не допускаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Синтетический  и аналитический учет денежных  средств в кассе предприятия

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством Финансов РФ, в бухгалтерском  учете организации, для учета  наличия и движения денежных средств в кассе, используется активный счет - 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот по дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

 

-  50-1 "Касса организации",

 

-  50-2 "Операционная  касса",

 

-  50-3 "Денежные документы".

 

На субсчете 50-1 "Касса  организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда  организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

 

Рассмотрим пример по расчету  лимита остатка наличных денег в  кассе на основе материалов ООО «Альфа».

Наличная денежная выручка ООО «Альфа» за 3 месяца составила 1200000 тыс. руб., количество рабочих дней составило 22 + 20 + 18. Режим работы -- с 9 до 18 ч. Наличными деньгами за эти три месяца выплачено 450 тыс. руб. (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера). Среднедневная выручка составила

1 200 000 : (22 + 20 + 18) - 20 000 руб. Среднечасовая выручка составила

20 000 : 8 - 2500 руб. Среднедневной расход составил

450 000 : (22 + 20 + 18) - 7500 руб. Таким образом, лимит остатка наличных денег в кассе, испрашиваемый организацией, будет составлять 7500 руб.

Приведем примеры отражения  некоторых кассовых операций ООО  «Альфа»в бухгалтерском учете.

1. При создании ООО «Альфа» уставный капитал определен в размере 10 000 руб.

На момент регистрации  ООО его уставный капитал должен быть оплачен не менее чем на 50 % (п 2 ст. 16 Федерального закона от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») Учредительным договором предусмотрены взносы участников наличными денежными средствами в кассу организации.

В бухгалтерском учете  составляются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал»

-- 5 000 руб. -- на сумму взноса в размере 50 % вкладов участников до момента регистрации общества;

Дебет 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал»

Кредит 80 «Уставный капитал»

-- 10 000 руб. -- на сумму зарегистрированного уставного капитала общества;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам  в уставный (складочный) капитал»

-- 5 000 руб. -- на сумму взноса в счет погашения оставшейся части уставного капитала общества.

2. ООО «Альфа» получила  авансовый платеж наличными денежными  средствами под предстоящую отгрузку  товара на сумму 35400 руб., в том  числе НДС-- 5400 руб. В бухгалтерском  учете организации отражаются  записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62-1 «Расчеты по предварительной  оплате»

-- 35 400 руб. -- на сумму поступившего авансового платежа в кассу организации;

Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной  оплате»

Кредит 68 «Расчеты по налогам  и сборам»

-- 5400 руб. -- на сумму НДС от поступившего авансового платежа.

3. Подотчетному лицу из кассы ООО «Альфа» выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей в сумме 600 руб. После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и кассовый чеки на сумму 450 руб. Остаток неиспользованных денежных средств (150 руб.) сдан в кассу организации.

В бухгалтерском учете  составлены записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50-1 «Касса организации»

-- 600 руб. -- выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;

Дебет 10-1 «Инвентарь и хозяйственные  принадлежности»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

-- 450 руб. -- приобретены подотчетным лицом канцелярские принадлежности;

Дебет 50-1 «Касса организации»