Учет кассовых операций на материалах ООО «Элегант»

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне  неотрывной части листа после  строки «Остаток на начало дня».

Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

На основании  ПКО, РКО и других первичных документов, приравненных к ним, кассиром заполняется  кассовая книга.

Кассовая книга  применяется для учета поступлений  и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В кассовой книге  допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Отрывная часть  книги служит отчетом кассира  за день.

Кассовые первичные  документы подбираются по каждому  дню и скрепляются вместе с отрывной частью кассовой книги. Затем за каждый отчетный период все первичные кассовые документы сшиваются воедино нитью. На обратной стороне последнего листа на нить наклеивается небольшой квадратик бумаги таким образом, чтобы конец нити был свободен. Ставится печать (штамп) предприятия таким образом, чтобы часть стояла на самом листе, а часть на наклеенном листке.

Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета  денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

По истечении  установленного в организации срока  для выдачи заработной платы и  прочих выплат, кассир обязан в конце  платежной ведомости указать  итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Авансовые отчеты.

Организация может  выдавать денежные средства работнику  на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который  организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета [18, с. 96].

В течение трех рабочих дней после окончания  такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные  цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет» [6] (Приложение 8).

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной  стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении  авансового отчета организацией, бухгалтер  возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник  обоснованно израсходовал большую  сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного  авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Лимит остатка кассы. Кассовый план.

Предприятия могут  иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда [18, с. 45].

Предприятия имеют  право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Для того чтобы  установить лимит остатка кассы, необходимо заполнить и утвердить в обслуживающем банке документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ____ год».

Если предприятие  имеет несколько расчетных счетов в различных банках – достаточно установить лимит остатка кассы в одном из банков. При проверке кассовых операций банк примет лимит, установленный другим банковским учреждением.

Лимит устанавливается  сроком на один календарный год.

Наличную выручку  из кассы можно будет расходовать  только на цели, указанные в расчете лимита, поэтому рекомендуем обязательно указывать в качестве цели расхода – «Выплата зарплаты», «Хозяйственные расходы», «Командировочные расходы».

Необходимо  заполнять ежеквартально и сдавать в обслуживающем банке документ «Кассовая заявка на ___ квартал ___ года».

Бланки документов для установления лимита остатка  кассы, а также кассовую заявку нужно брать в обслуживающем банке.

1.3 Документальная оформление кассовых операций

 

В соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» учет кассовых операций осуществляется по счету 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» (Приложение 1) предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

- 50-1 «Касса организации».

- 50-2 «Операционная касса».

- 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Корреспонденция счета 50 «Касса» представлена в приложении 1.

К счету 50 открываются  субсчета:

• 50-1 «Касса организации».
• 50-2 «Операционная касса».
• 50-3 «Денежные документы».

Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты.

Возникающие в  результате изменения курса рубля  по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте курсовые разницы на последнее число отчетного периода относят на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» или 2 «Прочие расходы».

Не подтвержденную выписками банка (но показанную в  кассовом отчете как сданная для зачисления на счета) выручку относят в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по невыясненным суммам» и кредит субсчета 50-2 «Операционная касса» как сумма к выяснению. В случае внесения виновным лицом ранее недостающей суммы в кассу делается обратная бухгалтерская запись.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, трудовые книжки, почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны и другие денежные документы.

Стоимость приобретенных  у сторонних организаций путевок  в санатории, дома отдыха и пансионаты отражаются на основании приходного кассового ордера по дебету субсчета 50-3 в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При реализации путевок работникам их стоимость  списывают с кредита субсчета 50-3 в дебет субсчета 90-2 «Себестоимость продаж».

Талоны на горюче-смазочные материалы, молоко, питание и др. в денежном выражении также учитываются на субсчете 50-3. Талоны на ГСМ в количественном выражении (литрах) учитываются на субсчете 10-3 «Топливо».