Учет кассовых и фактических расходов

Например, сумма начисленной  заработной платы за февраль месяц  не может быть равна сумме израсходованных  денежных средств со счета органа казначейства или со счета организации  за этот же месяц на заработную плату  в связи с тем, что выплата  заработной платы за февраль будет  произведена в марте месяце. В  феврале же со счета органа казначейства или со счета организации расходуются денежные средства на заработную плату за январь месяц.

Сумма, перечисленная со счета органа казначейства или со счета организации поставщикам  за продукты питания в феврале  месяце, не может быть равна сумме  израсходованных за этот же месяц  продуктов питания, так как расходоваться  могут продукты питания, оставшиеся на складе с прошлого месяца. Кроме  этого, не все продукты, за которые  уплачено поставщикам в феврале, в феврале будут получены на склад  организации и израсходованы.

Одновременно при составлении  отчетности об исполнении сметы расходов по бюджету должна быть произведена  увязка кассовых и фактических расходов по подразделениям бюджетной классификации (подстатьям, элементам), что позволит не допустить ошибок в учете кассовых и фактических расходов и использовании  бюджетных средств не по целевому назначению.

Для их увязки необходимо располагать  данными об остатках материальных запасов, денежных средств, дебиторской и  кредиторской задолженности на начало и конец отчетного периода, образовавшихся за счет бюджетного финансирования.

Увязка производится по следующей  формуле:

 

Рф - ОМн - ДЗн + КЗн + ОМк + ДЗк - КЗк = Рк,

 

где Рф - фактические расходы  за отчетный период;

ОМн - остаток материалов на начало отчетного периода;

ДЗн - дебиторская задолженность  на начало отчетного периода;

КЗн - кредиторская задолженность  на начало отчетного периода;

ОМк - остаток материалов на конец отчетного периода;

ДЗк - дебиторская задолженность  на конец отчетного периода;

КЗк - кредиторская задолженность  на конец отчетного периода;

Рк - кассовые расходы.

Если организация получала материалы безвозмездно, а также  материалы, основные средства и отдельные  предметы в составе оборотных  средств, оплаченные в централизованном порядке, то для увязки кассовых и  фактических расходов в приведенной  формуле надо уменьшить фактические  расходы на стоимость израсходованных  материалов и поступивших основных средств и отдельных предметов  в составе оборотных средств [3, с.83].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Первичная документация, регистры и форма бухгалтерского учета по учету кассовых и фактических расходов

 

Первичный учетный  документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции,   составленный   в  момент  ее  совершения  или непосредственно  после  ее  совершения  и  предназначенный  для отражения результата  хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета [3, с.14].

Предоставление первичных  учетных документов в бухгалтерию  устанавливается графиком документооборота, составленным главным бухгалтером  и утвержденным руководителем организации. В централизованной бухгалтерии  указанный график утверждается руководителем  организации, при которой создана  эта бухгалтерия. Материально ответственным  и другим должностным лицам выписки  из графика документооборота вручаются  под роспись. График документооборота прилагается к учетной политике организации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения.

Первичные учетные документы  составляются по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации.

Поступившие в бухгалтерию  первичные учетные документы  обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых  операций, логическая увязка отдельных  показателей, правильность арифметических подсчетов и др.).

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление  первичных учетных документов несут  ответственность лица, составившие  и подписавшие эти документы  [4, с.17].

Регистр   бухгалтерского   учета   -  документ,  предназначенный для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету  первичных  учетных  документах,  в денежном и (или) количественном

выражении.

Регистры  бухгалтерского учета составляются на бумажных или машинных носителях. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность  их вывода на бумажные носители. Регистр  бухгалтерского учета на бумажном или  машинном носителе информации должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных  операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Независимо от степени  централизации бухгалтерский учет ведется по определенной форме, под  которой понимают сложившийся порядок  учетной регистрации хозяйственных  операций во взаимосвязанных учетных  регистрах, а также последовательность и способ записей.

Основной формой учета  в бюджетных организациях, где  отсутствует автоматизированная обработка  учетной информации, является форма "Журнал-Главная" - разновидность  мемориально-ордерной формы учета (приложение Г).

Использование в бухгалтерском  учете ПЭВМ внесло существенные изменения  в последовательность записей, в  форму и содержание учетных регистров. Появились новые формы бухгалтерского учета - машинно-ориентированные.

Форма бухгалтерского учета, применяемые технологии обработки  учетной информации (используемые компьютерные программы) предусматриваются в  учетной политике организации.

Записи в книгу "Журнал-Главная" производятся на основании мемориальных ордеров один раз в месяц. В  мемориальных ордерах предусмотрены  отдельные строки для отражения  суммы оборотов для записи в книгу "Журнал-Главная".

В книге "Журнал-Главная" сочетаются хронологическая и систематическая  записи, она открывается на год. При  ее открытии по первой строке указываются  остатки по счетам на 1 января. По истечении  месяца подсчитываются итог по графе 3 "Сумма по ордеру", дебетовый  и кредитовый оборот по каждому счету (субсчету). Сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме  оборотов по кредиту всех счетов и  одновременно равняться итогу графы 3 "Сумма по ордеру". Затем определяются остатки по всем счетам на конец  месяца. Сумма остатков по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов.

Книга "Журнал-Главная" является основанием для заполнения баланса.

Параллельно производятся записи в регистры аналитического учета. Аналитический  учет организуется в книгах, на карточках  или в ведомостях. Основанием для  их ведения является первичная документация. Порядок ведения аналитического учета устанавливается исходя из нормативных актов по отдельным  разделам учета. Соответствие данных аналитического и синтетического учета проверяется  на 1-е число каждого месяца. Для  сверки аналитического учета с записями в книге "Журнал-Главная" составляются оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим  счетом (приложение Д) [3, с.15] .

Мемориальные ордера в  бюджетных организациях являются одновременно и накопительными ведомостями, которым  присвоены постоянные номера. Каждый из них предназначен для отражения  определенных операций. Всего имеется 15 мемориальных ордеров - накопительных ведомостей, но для учета кассовых и фактических расходов в Тюрлевском сельском исполнительном комитете применяются только некоторые:

№ 2 - Накопительная ведомость по движению денежных       
средств на текущих счетах по бюджету (приложение  Е);

№ 5 -  Свод расчетных ведомостей по заработной плате и    
стипендиям  (приложение Ж);

№ 6 - Накопительная ведомость по расчетам с прочими      
дебиторами и кредиторами   (приложение И);

№ 8 - Накопительная ведомость  по расчетам с подотчетными 
лицами;

№ 13 -   Накопительная  ведомость по расходу материалов.                                              

По остальным операциям  и операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются, начиная с 16-го номера за каждый месяц в отдельности.

На основании выписок  казначейства (приложение К) происходит заполнение мемориальных ордеров [4, с.24].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Синтетический и аналитический учет кассовых и фактических расходов в Тюрлевском сельском исполнительном комитете

 

Синтетический учет кассовых расходов ведется на активном субсчете 207 "Кассовые расходы по сельским, поселковым и городским (городов районного подчинения) бюджетам", который кредитуется с 230 субсчетом «Финансирование из бюджета» [5, с.25].

На суммы произведенных кассовых расходов кредитуется субсчет 107.1, а дебетуются различные субсчета в зависимости от направления расходов:

171 "Расчеты по социальному  страхованию" - при перечислении  взносов в Фонд социальной  защиты населения и в Белгосстрах;

173 "Расчеты с бюджетом" - при перечислении сумм в доход  государственного бюджета, например  подоходного налога, удержанного  из заработной платы работников  организации;

178 "Расчеты с прочими  дебиторами и кредиторами" - на суммы, перечисленные поставщикам за полученные материальные ценности, выполненные работы и услуги или в порядке предварительной оплаты;

185 "Расчеты по профсоюзным  взносам" - при перечислении удержанных  из заработной платы членских  профсоюзных взносов профсоюзным организациям и т.д.

Одновременно, с перечисленными выше бухгалтерскими проводками, по 2 мемориальному ордеру отражается следующая проводка дебит 207 и кредит 230 (равняются кредиту 107.1) (приложение Е).

Бухгалтерские записи на суммы  произведенных кассовых расходов по бюджетному финансированию и восстановлению (уменьшению) их делаются в накопительной  ведомости по движению средств на счетах по бюджету ф. 381 (мемориальном ордере N 2). Если в организации открыто несколько текущих счетов, накопительные ведомости ведутся по каждому счету отдельно с присвоением мемориальным ордерам номеров 2-а, 2-б и т.д. Отдельную накопительную ведомость (мемориальный ордер) следует вести по лицевому счету в территориальном органе казначейства. Для учета кассовых расходов, производимых через органы казначейства, к счету 10 рекомендуется открыть субсчет "Лицевой счет в территориальном органе казначейства". Основанием для заполнения накопительных ведомостей ф. 381 являются выписки банка с текущих счетов, выписки из лицевых счетов распорядителей средств в территориальном органе казначейства (приложение К) и приложенные к ним документы.

Аналитический учет кассовых расходов ведется в разрезе подразделений  бюджетной классификации (по каждому  параграфу соответствующего раздела, подраздела, вида расходов в разрезе  статей, подстатей и элементов, предусмотренных  сметой расходов). По подстатье 1.10.01.00 "Заработная плата рабочих и служащих" элементы не выделяются. В централизованных бухгалтериях аналитический учет кассовых расходов ведется в разрезе обслуживаемых  организаций. Записи в регистры аналитического учета производятся на основании первичных документов, приложенных к выпискам банка с текущих счетов и к выпискам из лицевых счетов в территориальном органе казначейства. Итоги в регистрах аналитического учета кассовых расходов подсчитываются ежемесячно и с начала года. Итог кассовых расходов с начала года определяется за минусом восстановленных кассовых расходов в разрезе подразделений бюджетной классификации.

Данные аналитического учета  используются для составления отчетности об исполнении сметы расходов.

Фактические расходы в  бюджетных организациях осуществляются за счет средств государственного бюджета  и внебюджетных источников. В данном параграфе рассматривается организация  учета фактических расходов за счет средств государственного бюджета.

Учет фактических расходов ведется на активном счете 20 "Расходы  по бюджету". Счет подразделяется на ряд субсчетов:

200, 202 - 206 (см. План счетов). На субсчете 200 учитываются текущие  фактические расходы, а также  расходы по капитальному ремонту  основных средств, на субсчете 202 - расходы за счет других  бюджетов, на субсчете 203 - расходы  на капитальные вложения. Субсчета 204, 206 используются в органах социального  обеспечения: субсчет 204 - для учета  расходов на выплату пособий  и компенсаций за счет бюджета;  субсчет 206 - для учета расходов  на выплату пенсий и пособий  за счет средств Фонда социальной  защиты населения.

В течение года по дебету субсчетов счета 20 учитываются произведенные  расходы нарастающим итогом с  начала года, а по кредиту - уменьшение расходов.

На суммы произведенных  фактических расходов дебетуются соответствующие  субсчета счета 20 "Расходы по бюджету", а кредитуются разные субсчета в  зависимости от вида расходов, например:

сч. 06 "Материалы и продукты питания" (субсч. 060 - 067, 069) - на сумму  израсходованных материалов и продуктов  питания, а также на сумму их убыли  в пределах установленных норм и  на сумму недостач (потерь), принятых за счет организации;