Учет и оценка товарно-материальных ценностей

- достоверность; 

- соответствие синтетического  учета данным аналитического  учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

- соответствие данных  складского учета и оперативного  учета движения запасов в подразделениях  организации данным бухгалтерского  учета. 

  Применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

Необходимыми предпосылками  действенного контроля за сохранностью запасов являются:

- наличие должным образом  оборудованных складов и кладовых  или специально приспособленных  площадок (для запасов открытого  хранения);

- размещение запасов по  секциям складов, а внутри их  по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах,  на полках и т.п.) таким образом,  чтобы была обеспечена возможность  их быстрой приемки, отпуска  и проверки наличия; в местах  хранения каждого вида запасов  следует прикреплять ярлык с  указанием данных о находящемся  запасе;

- оснащение мест хранения  запасов весовым хозяйством, измерительными  приборами и мерной тарой; 

- применение централизованной  доставки материалов со складов  организации в цеха (подразделения)  по согласованным графикам, а  на стройках от поставщиков,  базисных складов и комплектовочных  участков непосредственно на  объекты строительства по комплектовочным  ведомостям; сокращение излишних  промежуточных складов и кладовых;

- организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

- определение перечня  центральных (базисных) складов,  складов (кладовых), являющихся самостоятельными  учетными единицами; 

- установление порядка  нормирования расхода запасов  (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске  материалов в подразделения организации);

- установление порядка  формирования учетных цен на  запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц,  ответственных за приемку и  отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное  оформление этих операций, а также  за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц,  имеющих право подписи первичных  документов, утверждаемого руководителем  организации по согласованию  с главным бухгалтером (в списке  указываются должность, фамилия,  имя, отчество и уровень компетенции  (тип или виды операций, по которым  данное должностное лицо имеет  право принятия решений)).

  Запасы, как полученные от других организаций (в том числе безвозмездно), так и изготовленные в организации подлежат принятию на соответствующие склады организации.

Суммы, оплаченные за запасы, не вывезенные со складов поставщиков  и находящиеся в пути, учитываются  в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

В случае отсутствия у организации  права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие материальные ценности последние должны учитываться  на забалансовых счетах.

 Все операции по  движению (поступление, перемещение,  расходование) запасов должны оформляться  первичными учетными документами. 

Первичные учетные документы  должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным  законом "О бухгалтерском учете":

- наименование документа; 

- дату составления документа; 

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измеритель хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражениях;

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные  учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты  в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных  актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы  должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых  реквизитов, и иметь соответствующие  подписи.

Может составляться отдельный  список наименований и устанавливаться  особые правила оформления первичных  учетных документов на выдачу особо  дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила  оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

Первичные учетные документы  должны быть заранее пронумерованы  либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации  порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров  в течение одного отчетного года.

Программы кодирования, идентификации  и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в  организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

 

 

3. Документальное оформление и учет поступления

товарно-материальных ценностей

 

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: поступление  материалов в организацию, расходование материалов в организации, выбытие  материалов из организации.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании  первичных учетных документов и  их стоимостная оценка.

На второй стадии происходит расходование материалов — их отпуск на производство продукции, исправление  брака, обслуживание производства для  управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации  вследствие различных причин.

При учете материалов на всех стадиях их движения следует  руководствоваться Методическими  указаниями по бухгалтерскому учету  материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина  России от 28.12.01 г. № 119н (в ред. Приказа  Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н).

Для оформления и учета  хозяйственных операций по движению материалов предусмотрены следующие  унифицированные формы первичной  учетной документации:

1. Доверенность (форма   № М-2 или форма № М-2а)

2. Приходный ордер (форма  № М-4)

3. Акт о приемке материалов (форма № М-7)

4. Лимитно-заборная карта  (форма № М-8)

5. Требование-накладная (форма  № М-11)

6. Накладная на отпуск  материалов на сторону (форма  № М-15)

7. Карточка учета материалов (форма № 17)

8. Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных  при разборке и демонтаже зданий  и сооружений (форма № М-35)

На материалы, поступающие  по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация  должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные  поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки  и принятия к бухгалтерскому учету  материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или от организации  уполномоченному лицу выдаются соответствующие  документы и доверенность на получение  материалов.

Оформление доверенностей  производится в порядке, установленном  действующим законодательством  по формам №М-2 или № М-2а. Форму  № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

Доверенность от имени  юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность в одном  экземпляре оформляет бухгалтерия  организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и  прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать  дату ее выдачи и образец подписи  лица, на имя которого выписана.

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров формы №  М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением  на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном  ордере. В этом случае заполняются  реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к  приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт  о приемке материалов по форме  № М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр  — в бухгалтерию организации  для учета движения материалов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии  для направления претензионного письма поставщику. В случае составления  приемного акта формы № М-7 приходный  ордер (форма № М-4) не оформляется.

Приемные акты и приходные  ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих  материалов на склад.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств  и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие  склады организации.

В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым  к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных  оснований для принятия данных материалов к учету.

Первичными учетными документами  по отпуску материалов со склада организации  в подразделения организации  являются лимитно-заборная карта (форма  № М-8), требование-накладная (форма  № М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена  для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению  — потребителю материалов, второй — складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток  лимита по номенклатурному номеру материала.

При небольших объемах  отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.