Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

     ООО «ТопДом» 

     Согласно  приказу руководителя организации ООО «ТопДом» работник был направлен в служебную командировку с 1 по 11 апреля 2011 г. (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 11 000 руб., в том числе суточные в размере 2000 руб. (200 руб. x 10 дн.). 14 апреля 2011 г. работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

     - командировочное удостоверение;

     - авиабилеты до пункта назначения  и обратно на сумму 6720 руб., в том числе НДС (сумма НДС не выделена отдельной строкой);

     - квитанция сборов при авиаперелете  на сумму 600 руб.;

     - служебная записка об утере  документов, подтверждающих расходы  по найму жилого помещения;

     - приказ руководителя организации  о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (300 руб. x 10 дн.).

     Авансовый отчет был утвержден 15 апреля 2011 г.

     Таким образом, общая сумма возмещения командировочных расходов работника  составила 12 320 руб. (2000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 3000 руб.). Условно примем, что других командировок в апреле 2009 г. не было.

     Документально подтвержденные расходы на проезд, произведенные работником, составляют 7320 руб. (6720 руб. + 600 руб.).

     В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма  НДС, уплаченная по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежащая вычету, исчисляется  обратным ходом путем умножения  на 18 и деления на 118 суммы указанных  расходов.

     Сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1025,08 руб. ((6720 руб. x 18/118)).

     Расходы на проезд без НДС - 6294,92 руб. (7320 руб. - 1025,08 руб.).

     Расходы по найму жилого помещения работник документально не подтвердил, поэтому, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, эти расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

     Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику  расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в совокупный годовой доход не включаются расходы по найму жилого помещения при предоставлении оправдательных документов в размере фактически понесенных затрат. Однако при непредставлении таковых суммы оплаты проживания освобождаются от уплаты налога на доходы физических лиц в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации. 

Глава 3. Совершенствование  учета расчетов с  подотчетными лицами 

     У бухгалтеров ООО «ТопДом» постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию  предприятия распечатки, приложенной  к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

     Телефонные  переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

     Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится  к командировочным расходам и  не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Бухгалтерам предлагается ООО «ТопДом» относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     ООО «ТопДом» командировочное удостоверение не выписывает, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

     Налоговые органы рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

     Получение граждан-предпринимателей кассовых и  товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

     Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

     Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

     Сотрудник организации, производящий закупки  за наличный расчет, должен быть проинформирован  о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

     Сотрудник предприятия ООО «ТопДом» приобрел, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

     ООО «ТопДом» руководитель предприятия решило компенсировать понесенные расходы.

     При проверке аудиторов предприятия  ООО «ТопДом» выявили ошибку, что не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

     Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

     Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно - вычислительных работ.  

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Помимо  выплаты заработной платы предприятие  выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

     Что касается списания из под отчета работника  суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

     Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     По  результатам проведенного практического  исследования можно сделать вывод о том, что работа ООО "ТопДом" в период 2009-2011 г.г. характеризуется улучшением практически всех основных показателей финансово-хозяйственной деятельности.

     Однако  наблюдаются и негативные тенденции  в деятельности предприятия. Так, за счет снижения стоимости внеоборотных активов уменьшилась стоимость имущества предприятия. Предприятие испытывает хоть и незначительный, но все же дефицит собственных оборотных средств, и часть кратко-срочных заемных средств использует для финансирования основных средств. В источниках формирования имущества значительно возросла доля заемных средств. Платежеспособность предприятия находится на относительно низком уровне. В результате финансовая устойчивость исследуемого предприятия за анализируемый период снизилась с высокой до критической. 

Список  использованной литературы:

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России
2. Балабанов и.Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. М.: ЮНИТИ, 2010. – 198 с.
3. Булатов М.А. Теория бухгалтерского учета. М.: Экзамен, 2009. – 256 с.
4. Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. М.: ТК Велби, Проспект, 2010. – 768 с.
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет на предприятиях различных форм собственности. М. "Финансы и статистика", 2008. – 284с.
6. Камышанов П.И. Бухгалтерский учет. М.: "Приор", 2009. – 320с.
7. Керимов В. Э. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях: Учебник. М.: Изд. Дом "Дашков и К0" 2009. – 368 с.
8. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. – 256 с.
9. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие / Под ред. О.В.Ковалевой. М.: "Приор", 2010. – 320 с.
10. Козлова Е. П. и др. Бухгалтерский учет в организациях. М. "Финансы и статистика", 2009. – 800 с.
11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2011. - 640 с.
12. Любушкин Н.П., Лещева В.Б. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / Под ред. Н.П. Любушина. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 471 с.
13. Лытнева Н.А., Парушина Н.В. Документальное оформление и учет кассовых операций организации: Учебно-практическое пособие. М.: ТК Велби, Проспект, 2011. – 280 с.
14. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учеб. пособие. М.: ИД ФБК ПРЕСС, 20011. – 273 с.
15. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Более 8000 проводок. Практика применения нового Плана счетов: Практическое пособие Ж.А. Кеворкова, И.Г. Сапожникова, А.А. Савин. М.: ТК Велби, 2010. – 504 с.
16. Экономика предприятия: Учебник для вузов / В.Я. Горфинкель, Е.М. Куприянов, В.П. Прасолова и др. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2009.

–540 с.

17. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ        

         Экономика и жизнь», 2010. -320 с.

18. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с  подотчетными лицами // Главбух № 4, 2010