Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

     Таблица 1.1

Вид командировки	Командировочное удостоверение
По территории РФ	Оформляется
За рубеж, в страны СНГ, с которыми   заключены межправительственные соглашения	Оформляется
За рубеж, в иные страны	Не  оформляется

     Отметим два нюанса, связанных с оформлением  командировочного удостоверения на заграничную командировку.

     Во-первых, если в процессе командировки работник посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения границ каждого государства. Однако при пересечении границ стран внутри Шенгенской зоны такие отметки не делаются. 
По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, дни нахождения в том или ином государстве можно определить по приказу о направлении работника в командировку, распечатке электронного билета, посадочным талонам и счетам за проживание в отелях. Для этого в приказе необходимо указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране, иначе определить даты будет невозможно.

     Во-вторых, зачастую налоговые органы требуют командировочные удостоверения по заграничным командировкам, отказывая в их отсутствии признавать командировочные расходы. Существует судебная практика по данному вопросу, в большинстве своем она положительна для налогоплательщика - командировочного удостоверения при заграничной командировке, за исключением командировки в страны СНГ, не требуется.

       В каждой организации следует вести  журнал регистрации выбывших и прибывающих  командированных работников.

       Руководитель  организации назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и производство отметок в командировочных удостоверениях.

       Что касается оплаты найма такси при  нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от оправдательного документа).

       Аванс командированному за границу работнику  выдается частично в рублях, частично - в валюте (по смете); при этом покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается.

       Выезжающему в служебную командировку может  выдаваться денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства. [5, с.39]

       Когда предприятие в лице кассира выдает подотчет сотруднику наличную валюту из кассы, то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная, выводится остаток по данному авансовому отчету. После утверждения и обработки авансового отчета завершаются расчеты с работником по выданному в подотчет на командировку авансу.

       Кроме авансового отчета работник также должен предоставить в бухгалтерию организации  отчет по форме №T-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. [13, с.89]

       Представительские расходы. Во многих организациях для  осуществления успешной финансово-хозяйственной деятельности производятся так называемые представительские расходы. К ним относятся:

• расходы предприятий на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или иного руководящего органа;
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

       расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту в силу своей  специфики чаще всего выдаются в  наличной форме из касс предприятия сотрудникам подотчет. При этом соблюдается порядок ведения кассовых операций.

       Из  подотчета данные суммы списываются  по истечении срока, на который они выданы. Согласно ст.264 НК РФ базой для расчета норматива представительских расходов отчетного (налогового) периода является сумма расходов на оплату труда. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

       Исполнительная  смета должна содержать такие  необходимые реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов.

       Сотрудники  организации, получив средства подотчет на представительские расходы, обязаны отчитаться по ним в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. [11, с.223]

       Подотчетное лицо по произведенным расходам предоставляет, кроме исполнительной сметы, также  авансовый отчет с приложенными счетами из магазина, гостиницы, ресторана, театральными билетами.

       На  авансовом отчете бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов. Принятые к зачету средства списываются из подотчета ответственного сотрудника после утверждения исполнительной сметы и авансового отчета.

       В случае списания из подотчета сумм без оправдательных документов, подтверждающих производственные расходы, сумма подотчетных средств облагается налогом на доходы с наложением на руководителя и бухгалтера административного штрафа.

       Основанием  для отнесения текущих затрат по содержанию автотранспорта на издержки производства являются, во-первых, документы, подтверждающие сам факт приобретения товарно-материальных ценностей (в частности ГСМ, деталей) или услуг производственного характера (в частности, по ремонту), а также документы, подтверждающие сам факт использования автотранспорта. При расчетах через подотчетных лиц это квитанция к приходному кассовому ордеру, чек продавца.

       Факт  получения товарно-материальных ценностей  должен быть подтвержден товарно-транспортной накладной, актами приемки-сдачи или другими отгрузочными документами.

       Стоимость ремонтных работ, необходимых запчастей, деталей определяется на основании оправдательных документов, представленных в бухгалтерию.

       Оформление  маршрутного листа удобно при  использовании арендованного автотранспорта при одних и тех же видах работ. В нем показатели спидометра проставляются в присутствии ответственных лиц, которые удостоверяют правильность записей водителя своей подписью. Маршрутный лист заполняется водителем в течение определенного, установленного руководителем времени, после чего передается бухгалтеру.

       Бухгалтер на основании пробега автомобиля за день фиксирует пробег за весь расчетный  период, например, месяц. После чего рассчитывается количество топлива, необходимого для данного пробега за отчетный период. Для этой цели применяются таблицы норм расхода топлива и поправочные коэффициенты (утверждены Минфином РФ от 29.04.2003 г.).

       Зная  количество израсходованного топлива, можно определить стоимость исходя из средней цены. Средняя цена топлива и других видов ГСМ определяется при выдаче средств на эти цели в подотчет на основании сданных водителем авансовых отчетов, с приложенными оправдательными документами, в них указывается количество полученных ГСМ и их стоимость.

       Зная  среднюю цену топлива и его  расход, можно умножением определить величину расходов, включаемую в себестоимость или расходы организации на ГСМ. Данный расчет производится в маршрутном листе и прилагается к авансовому отчету водителя.

       При этом фактическое расходование ГСМ  подтверждается правильно оформленным  по приобретенным ГСМ и другим ценностям, потребленным услугам для использования организацией собственного или арендованного транспортного средства возможны также компенсации сотрудникам предприятия за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей.

       Основанием  для выплаты является приказ руководителя предприятия с указанием размеров компенсации. Для получения компенсации работники предоставляют в бухгалтерию заверенную копию технического паспорта личного автомобиля. [9, с.225]

       Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Компенсация не выплачивается за время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе по временной нетрудоспособности, отпуска без сохранения содержания, а также за тот период, когда автомобиль по каким-либо причинам не используется. Компенсация за использование автомобиля по доверенности выплачивается в том же порядке.

1.2. Цели, задачи, методы внутреннего контроля

 
 

       Контроль  – это процесс определения  качества и корректирования выполняемой подчиненными работы, чтобы обеспечить задачи, перед предприятием. Его цель - выявить слабые места и ошибочные решения, своевременно исправить их и разделение обязанностей и ответственности, при котором невозможно совмещение функций, позволяющее сотруднику скрыть ошибку или исказить информацию. Применительно к договорным обязательствам по поставкам и операций по реализации продукции это означает, что должны быть четко разграничены:

• отражение в учете расчетов с подотчетными лицами;
• контроль за состоянием задолженности подотчетных лиц.

       Система бухгалтерского учета включает правила  и принципы ведения бухгалтерского учета и предполагают наличие  эффективных процедур санкционирования, документирование, фактический контроль за расчетами подотчетных лиц и оплатами и осуществление независимых проверок.

       Оценка  системы внутреннего контроля предусматривает два этапа:

• общее знакомство с системой внутреннего контроля;
• оценку надежности системы внутреннего контроля. [2, с.123-124]

       На  первом этапе необходимо получить общее представление о подходах руководства к организации внутреннего контроля расчетных операций с подотчетными лицами, а также об организационной структуре внутреннего контроля, наличии и характере внутренних связей и механизме выполнения решений руководства на уровне исполнителей, методах распределения функций и собой программу действий, предназначенных для подтверждения достоверности оценки системы внутреннего контроля.

       Методика внутреннего контроля оценена как "высокая" или "средняя", системе внутреннего контроля нельзя доверять абсолютно.

      Таблица 1.2

      Параметры оценки надежности системы внутреннего контроля

Оценка  надежности системы   внутреннего контроля	Сумма баллов по итогам  тестирования
Низкая	0 - 8
Средняя	9 - 16
Высокая	17 - 24

 

       Если  надежность оценена как "низкая", то нельзя в дальнейшем полагаться на систему внутреннего контроля клиента. При анализе результатов тестирования следует обратить особое внимание на вопросы теста, по которым получены отрицательные ответы.

       Оценка  надежности системы внутреннего  контроля может считаться завершенной, если выявилась вероятность того, что существующие политика и процедуры внутрифирменного контроля помогут или не помогут обнаружить существенные искажения информации по расчетам с подотчетными лицами.

 

 

Глава 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТопДом» за 2009-2011 гг

     2.1 Общая экономическая  характеристика предприятия 

     Полное  фирменное наименование исследуемого предприятия – общество с ограниченной ответственностью «ТопДом».

       Основной целью ООО «ТопДом» является получение прибыли от осуществления производственно-хозяйственной деятельности на принципах хозяйственного расчета и самофинансирования.