Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

1.1. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами………...5

1.2. Цели, задачи, методы внутреннего контроля……………………………..14

Глава 2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТопДом» за 2009-2011 гг.

2.1 Общая экономическая  характеристика предприятия……………………..16

2.2. Особенности учетной политики по расчетам с подотчетными лицами……………………………………………………………………………20

2.3.Учет командировочные расходов на предприятии ………………………..22

Глава 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами……...24

Заключение………………………………………………………………………27

Список  использованной литературы………………………………………….29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В процессе функционирования каждого  предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. В основном, это закупка  товарно-материальных ценностей и служебные командировки.

     Статьи  и публикации о закупке товарно-материальных ценностей – явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей  этой дипломной работы является обобщить те данные, которые появляются в  печати.

     Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

     Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

     Однако  опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

     На  эти и другие типичные вопросы, связанные  с командировочными расходами, будут  даны ответы в рамках этой работы.

     Основной  целью данной курсовой работы явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета, движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «ТопДом». Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

     - на основании действующих в  настоящее время правил и положений рассмотреть порядок документального оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

     - на примере конкретного предприятия  изучить систему его управления, имущественное положение и основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, существующую на предприятии систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

     - по результатам проведенного  исследования наметить основные  направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами: рассмотреть методику анализа и прогнозирования расчетов с подотчетными лицами с применением экономико-математических методов; дать рекомендации по автоматизации указанных расчетов.

     Предмет исследования – учет и контроль расчетов с подотчетными лицамию

     Объект  исследования – общество с ограниченной ответственностью «ТопДом».

 

Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета  и внутреннего  контроля расчетов с  подотчетными лицами

1.1. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

 

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги на:

1. топливо за наличный расчет, канцелярские товары, оплату почтово-телеграфных расходов;
2. оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. расходы на командировки по территории РФ и за границу
4. представительские расходы. [12, с. 211]

       Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка под отчет.

       Кассир  выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом  оформленного приказа руководителя или заявления работника с  разрешительной подписью руководителя. При этом в приказе и заявлении виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером. [3, с.312]

       При компенсации затрат работникам за использование  ими личных легковых автомобилей  для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером.

       Аналогично  оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды – например, закупку материалов, оплату услуг и т.д.

       После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки, подотчетное лицо предоставляет отчет по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. [3, с.339]

       В случае непредставления отчета об израсходованных  подотчетных средствах и невозвращения  в кассу предприятия остатка  неиспользованных сумм авансов в  установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

       Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются в разрезе каждого  работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71.

       Для обеспечения оперативной деятельности предприятия подотчетным лицам могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы.

       При приобретении товарно-материальных ценностей  подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приложение 4). [15, с.160]

       Бухгалтер, получив от подотчетного лица авансовый  отчет со всеми оправдательными документами, имеет возможность его обработать – поставить корреспонденцию счетов с указанием сумм (проводку), т.е. списать из подотчета работника определенную сумму по оправдательным направлениям.

       Командировочные расходы. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. [14, с.118]

 

       

       Направление работника в командировку производится руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс. [Приложение 1]

       При направлении в командировку оформляется командировочное удостоверение. Оно является документом удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Командировочное удостоверение выписывается на основании приказа о направлении в командировку.

       Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 .

       Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено следующее: выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

       Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

       Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу.

       Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается.

       Порядок ведения кассовых операций не устанавливает  ограничений по поводу сумм, которые  организация может выдать под  отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

     Теперь  рассмотрим вопрос оформления командировочных  удостоверений при зарубежной командировке. По общему правилу на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его фактического пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него). Исключение - загранкомандировки. Согласно п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Но обратите внимание, что это исключение не распространяется на случаи командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. А вот при командировке в страны, с которыми нет межправительственных соглашений, день выезда и въезда на территорию РФ определяется согласно отметкам пограничных органов. Ко времени командировки прибавляется время, необходимое на проезд от или до места отправления транспортного средства.

     Пример 1. Сотрудник организации, расположенной в г. Нижнем Новгороде, командирован в Италию. Билет на самолет приобретен из Москвы на 16 мая 2011 г. Чтобы сотрудник доехал до Москвы, на его имя приобретен билет на поезд на 15 мая 2011 г. Следовательно, заграничная командировка сотрудника начинается 15 мая 2011 г.

     Пример  2. Сотрудник организации, расположенной в г. Санкт-Петербурге, направлен в заграничную командировку, вылет из Санкт-Петербурга 13 мая 2011 г. в 00:30. Чтобы зарегистрироваться на рейс, сотрудник обязан прибыть в аэропорт не позднее 23:30 12 мая 2011 г. Следовательно, командировка начинается 12 мая 2011 г. и за данное число сотруднику необходимо начислить суточные в размере, предусмотренном для российских командировок.

     Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. 
Представим случаи, когда оформляется или не оформляется командировочное удостоверение (таблица N 1).