Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 99 «Прибыли и убытки»

или

Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 98 «Доходы будущих периодов».

 Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента – в валюту страны убывания (согласно письму Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 .

Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу  Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта, фиксируемая по счёту 99 «Прибыли и убытки» или субсчёту «Курсовые разницы» счёта 98 «Доходы будущих периодов» (в зависимости от учётной политики предприятия).

Бухгалтер, обрабатывая  авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок.

После утверждения и  обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы банков, уполномоченных на осуществление данных операций.

Кроме того, по результатам  расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

Дебет 50-2  «Касса в долларах США» (например)

Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Дебет 52 «Валютный счёт»

Кредит 50-2 «Касса в долларах США»

При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу  Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 «Прочие доходы и расходы.

Следует отметить, что  вопрос по отражению операций дорожными  чеками в целях налогообложения  в нормативных документах не урегулирован и существует вероятность споров с налоговыми органами.

Кроме того, в заключение добавим, что нарушением валютного законодательства является выдача иностранным партнером  командировочных расходов в счет взаиморасчетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I.2 Цели и задачи аудиторской проверки

 

      Внутренние  расчетные операции охватывают  расчеты с подотчетными лицами. Эти расчеты производятся наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся  аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

         Целью аудиторской проверки внутренних расчетов является формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки внутренних расчетных операций заключаются  в установлении:

• полноты – все ли  операции  внутренних расчетов учтены в бухгалтерской отчетности , не существует ли неучтенных расчетов;
• существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;
• прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);
• оценки - оценены ли обязательства по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;
• точности – правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;
• ограничения учетного периода – все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;
• предоставления и раскрытия – все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

           Для достижения поставленных  целей и задач объектами аудита  должны быть решены следующие задачи:

  -проверка достоверности  учетных и отчетных данных  по расчетам с подотчетными  лицами .

Вопросы раздела программы  « Аудит внутренних расчетных  операций».

1. Обоснованность выдачи авансов в подотчет;
2. Своевременность представления авансовых отчетов;
3. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
4. Обоснованность включения в состав затрат;
5. Правильность налогообложения;
6. Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.

   Исходя из поставленных  целей и задач объектами аудита являются показатели отчетности, отражающие состояние расчетов с подотчетными лицами. Такими показателями являются :

• прочие дебиторы (Дебетовое сальдо счета 71 « Расчеты с подотчетными лицами»);
• кредиторская задолженность (Кредитовое сальдо Счета 71).

    В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что перечисленные показатели отчетности, не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств используется информационная база, формируемая из различных источников. Приступая к проверке, аудитор комплектует пакет документов, регистры синтетического  учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операции.

     Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, формируется аудитором с учетом специфики деятельности клиента.

   Регистры  синтетического и аналитического  учета по счетам учета внутренних расчетов зависят от формы учета, применяемой в организации. При журнально-ордерной форме это журнал-ордер №7.

    Первичные документы являются основным источником  сбора при проверки.

I.3 Источники информации для проверки.

 

     Подотчетными  суммами называются денежные  авансы, выдаваемые работникам предприятия  из кассы на мелкие административно- хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичным расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами  имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы по командировки по территории РФ и за границу;

представительские расходы.

    Все эти  хозяйственные операции связанны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

           Аудит расчетов с подотчетными  лицами осуществляется сплошным  методом, поэтому для его проведения  целесообразно привлекать ассистентов.

             Состав первичных документов  по расчета с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

          Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

     Многочисленные  и разнообразные операции по  расчетам с подотчетными  лицами  находят отражение в следующих  регистрах  синтетического учета  и отчетности:

• баланс предприятия (ф. №1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчет о движении денежных средств (ф.№4);
• Главная книга;

журнал- ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально- ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Методики проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

II.1 Перечень аудиторских процедур.

 

   Для выявления каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан  определенный набор контрольных процедур.

   Лица, получившие  наличные деньги под отчет,  обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который выданы деньги, или со  дня возвращения из командировки  предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

    Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам  и средствам, выданным на хозяйственные  нужды, осуществляется в рамках  аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть  вопрос о включении выданной суммы  в совокупный доход этого подотчетного лица.

    При установлении  фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании Налогового Кодекса РФ главы № 21 «О налоге на доходы» подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход  этих работников того  календарного года, в котором суммы были ими получены.

     Основные контрольные процедуры:

• «Подотчет 1.1.1»- проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
• «Подотчет 1.1.2»- проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
• «Подотчет 1.1.3»- проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• «Подотчет 1.1.4»- проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
• «Подотчет 1.1.5»- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

    В случаи, когда  решением руководителя предприятия  сумма, выданная в под отчет,  не возвращена и списывается  за счет прибыли предприятия,  аудитору необходимо удостовериться  в том, что, во- первых, решение  о списании действительно существует, во- вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы в соответствующем размере и, в- третьих, если решение о списании принято после  1 января 1996 года, то на эту выплату следует начислять Единый Социальный Налог ( ЕСН);