Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

При получении накладной  на отпуск материальных ценностей (или  акта сдачи-приёмки выполненных  работ, услуг) и счёта-фактуры в  бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму приобретённых товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы  НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счёту 19, субсчетам «НДС по приобретённым материальным ресурсам», «НДС по приобретённым ИХП», «НДС при осуществлении капитальных вложений», «НДС по приобретённым нематериальным активам», «НДС по приобретённым услугам»:

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе

 

Документальное  оформление покупок за наличный расчёт у физических лиц.

В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке товарно-материальных ценностей за наличные деньги. При этом возникают вопросы, в частности, по поводу отнесения НДС на расчеты с бюджетом, оформления документов, необходимых для осуществления закупок сельскохозяйственной продукции у населения и т.д.

В соответствии со статьей 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами и гражданами совершаются  в простой письменной форме. Сделка должна быть заверена нотариально, согласно статье 163 ГК РФ, в случаях. Предусмотренных законодательством РФ или в случаях, предусмотренных соглашением сторон.

Приобретение организациями  имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны составляться в соответствии с положениями ГК РФ и содержать паспортные данные физического лица – продавца имущества.

Закупку у населения  сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов и орехов осуществляют лица, назначенные и утвержденные приказом руководителя организации. Таковыми могут являться как сотрудники организации, так и физические лица, производящие работы или оказывающие услуги по договорам гражданско-правового характера.

Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5, при закупке у населения сельскохозяйственных продуктов, дикорастущих ягод, грибов. Орехов организацией должен быть составлен закупочный акт, который утверждается руководителем организации

Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• паспортные данные сдатчика продуктов;
• место его проживания;
• наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

К акту должны быть приложены  следующие документы:

• справки о принадлежности данной продукции сдатчику;
• заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.

 

Согласно Инструкции Государственной налоговой службы РФ «По применению главы 23 «О налоге на доходы с физических лиц» [7] суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, в части,  превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, подлежат обложению подоходным налогом у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия), а при продаже гражданами квартир, жилых домов, дач, садовых домиков, земельных участков, паев, долей – пяти-тысячекратный размер минимальной месячной оплаты труда.

При расчете дохода, подлежащего  налогообложению, сумма валового дохода уменьшается  на тысячекратный  размер минимальной месячной  оплаты труда в год, рассчитанной на основе действовавших с начала  года размеров и того размера, который действует на момент совершения сделки.

О всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению. Причем, если имущество продавалось  через посредника (поверенного), такие  сведения сообщаются о собственнике имущества.

В случае если предприятия  выплачивали физическим лицам за приобретенное у них имущество суммы, не превышающие вышеуказанных размеров, и удержание налога в связи с этим не производилось, о выплаченной сумме они также не реже одного раза в квартал обязаны сообщать налоговому органу по своему местонахождению. Вопрос об исчислении налога  таким физическим лицам решается налоговым органом по их постоянному местожительству исходя из суммы совокупного дохода

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию–покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

Суммы, израсходованные  сотрудником в нарушение требований, предъявляемых законом, а также  суммы по ненадлежаще оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации.

 

I.3. Особенности учета приобретения ГСМ за наличный расчет.

 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется  выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую  сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег  на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

При приобретении ГСМ  за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее  приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением  внутреннего акта.

Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при  заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие расходы  все-таки произведены, необходимо:

• произвести их за счет чистой прибыли предприятия;
• удержать с получивших деньги сотрудников налог на доходы;
• начислить Единый социальный налог ( ЕСН) 35,6% .

При отражении в учете  расходов на  оплату ГСМ следует  учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.

С 1 января 2001г. вместо Закона о НДС действует глава 21 Налогового кодекса РФ.[7] Привычный порядок  возмещения НДС по горюче-смазочным  материалам изменился. Этот налог больше  не действует . Поэтому отменена и ставка 13,79%.

Следует отметить, что  специального порядка для возмещения НДС по горюче-смазочным материалам гл. 21 Налогового кодекса РФ не устанавливает. И принимая НДС к зачету, бухгалтерам следует руководствоваться общими правилами. А они установлены статьями 171и 172 Налогового кодекса РФ. Главное правило- НДС возмещается из бюджета только на основание счета-фактуры. Так что теперь принять сумму уплаченного налога только на основании чека ККМ нельзя. [20]

Скажем сразу, что АЗС  обязаны выдавать счета-фактуры, но только покупателям - юридическим лицам. И предприятиям, видимо, придется заключать договоры с автозаправочными станциями и вести все расчеты на их основании. Разумеется, в этом случае водители смогут заправляться только на определенных бензоколонках, да и бухгалтерам работы прибавится чего только стоит выписать  каждый раз доверенности на (получение бензина). Однако иных возможностей возместить НДС Налоговый кодек не дает.

Пример: Предприятие  заключило договор с автозаправочной  станцией. Согласно договору, автомобили предприятия заправляются на АЗС.  Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Предположим, что в регионе действует налог  с продаж, ставка которого составляет 4%.

Водитель получил  в под отчет 500 рублей на приобретение бензина.

В бухгалтерию  он предоставил авансовый отчет. К отчету приложил счет- фактуру, в  котором указаны:

• стоимость бензина без НДС-125 руб.
• НДС-25 руб.
• Всего к уплате-150 руб.
• налог с продаж-6 руб.

В бухгалтерском  учете предприятия денные операции были отражены следующими :

Дебет71  Кредит 50- выдано водителю наличными для приобретения бензина;

Дебет10-3  Кредит 71

          -131 руб. (125+6)- оприходован приобретенный  на АЗС бензин;

Дебет19  Кредит 71

          -25 руб.-учтен НДС,выделенный в  счет-фактуре;

    Дебет  68  Кредит 19

         -25 руб. - принят к зачету НДС, уплаченный при   покупке бензина;

    Дебет 50  Кредит 71

          - 344 руб. ( 500-156) – возмещен неизрасходованный  остаток денежных средств в  кассу предприятия.

 

I.4. Оформление и учет представительских расходов.

 

Как известно, удачно заключенная  сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно Приказа Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н [10] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.

 

Таблица 1

 

Нормативы для  исчисления предельных размеров представительских  расходов в год

 

Объем выручки от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового  результата, в год (включая НДС)	Предельные размеры  представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибыли
До 30 млн.руб. включительно	5 процента от объёма
Свыше 30 млн.руб. включительно	1,5млн.руб. + 2,5 процента  с объёма, превышающего 30 млн.руб.
Свыше 300 млн.руб.	8,25 млн.руб. + 1 процент  с суммы, превышающего 300 млн.руб.