Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Аналогично оформляются  выдачи средств работникам на хозяйственные  нужды – например, закупку материалов, запасных частей ,оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После проведения хозяйственно – операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет (приложение 3), который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру ( приложение 4), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случаи не предоставления отчета об израсходованных подотчетных  средствах и невозвращения в  кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные  сроки бухгалтер имеет право  удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица .

Подотчетные суммы для  контроля  за их расходованием учитываются  в резерве каждого работника  предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.(приложение 5)

Журнал- ордер – комбинированный  регистр бухгалтерского учета, который  сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно при  получении работником наличных денег  из кассы предприятия или из кассы банка.

При возвращении в  кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:

Дебет 50(51) Кредит 71)

Остановка здесь

Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт  на административно-хозяйственные  и командировочные расходы.

Перейдём к освещению  бухгалтерского учёта расчётов с  подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

В соответствии с пунктом 2 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ  (в редакции последующих  изменений и дополнений)[3], расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Указом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделки». [4] Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 21 ноября 2001 года в следующих размерах:

• между юридическими лицами в сумме  шестьдесят тысяч рублей.

Это ограничение установлено  для одной сделки. Поэтому по конкретной сделке можно оплатить наличными  шестьдесят тысяч рублей и не более.

Указанные выше нормативные  ограничения обязательны для  исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей»  предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).

При этом на руководителей  предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (по состоянию на 2001 год она составляет 100 рублей).

Налагает соответствующие  взыскания Государственная налоговая  инспекция.

Меры финансовой ответственности  за осуществление расчётов наличными  деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.[4]

I.2Документальное оформление покупок за наличный расчёт .

 

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).[6]

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в  соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ [6]  должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [1] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Согласно Нлогового  кодекса РФ главы 21 [7] суммы НДС  по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

В бухгалтерском учёте  организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы  списываются бухгалтерией предприятия  на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами  могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых ИХП, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

Документальное оформление покупок за наличный расчет у юридических  лиц согласно Инструкции Государственной  налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» [8] при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по

 

 

 приобретенным материальным  ценностям» и исчисление его  производится в общеустановленном порядке.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров  между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных  денег по заключённому договору  в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [3] заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик  самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе  организации-покупателя через своих  подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета  счетов-фактур при расчетах по НДС». [9]

Такой порядок действует, начиная с первого января 2000 года.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца ( ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя ( ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;
• сумма налога с продаж ( эта графа заполняется справочно,т.е. стоимость должна указываться в счет фактуре без налога с продаж)

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации..

Постановлением Правительства  РФ от 19. января 2000 года № 46 «О внесении изменений в Порядок ведения журналов учета  счетов-фактур при расчетах по НДС». [9]  Эти изменения позволяют подписывать выдаваемые счета-фактуры не только руководителю организации, но и другим уполномоченным на то руководством лицам. Исключены следующие реквизиты: коды поставщика и покупателя по ОКОНХ и ОКПО, коды товаров по ОКДП, а также подпись получателя.

Счёт-фактура, оформленный  надлежащим образом, является основанием для зачёта (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость  в порядке, установленном федеральным законом.