Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Указать цель командировки важно, так как в соответствии с п.2 «и» Положения «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552 , в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

В некоторых случаях  отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.

Как уже говорилось, затраты  по командировке, связанной с производственной деятельностью, подлежат отнесению на себестоимость продукции в соответствии с подпунктом «и» п.2 Положения о составе затрат.

Тем не менее, у бухгалтеров  постоянно возникают вопросы  об отнесении или не отнесении  некоторых  расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

В соответствии с п.8 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР” и п.59 постановления Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 года № 365 “Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей”[13] на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы.

Следовательно, в рабочее  время командированный работник может пользоваться служебным телефоном предприятия.

По мнению Госналогинспекции по г. Москве, если в документах об оплате телефонных переговоров, представленных командировочным сотрудником, указан номер телефона вызываемого абонента, соответствующий номеру служебного телефона предприятия, то такие затраты могут быть включены в себестоимость.

Однако данная позиция  не бесспорна. Действительно, в соответствии с п.п. «и» п.2 Положения о составе  затрат оплата услуг связи относится  на себестоимость. При этом, по нашему мнению, следует различать услуги связи, оказанные предприятию по договору с предприятием связи, и услуги, оказанные командированному сотруднику как физическому лицу, так как при оплате телефонных переговоров из гостиничного номера или с переговорного пункта командированный сотрудник заключает договор не от имени предприятия, а от своего имени (заключение договора в данном случае оформляется выдачей физическому лицу квитанции).

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход  физического лица  для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской законодательной базы по этому вопросу, можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными  документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер  производит необходимые расчеты, формирует  суммарные проводки по включению  командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных .

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

Дебет   70  «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 или Кредит 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

 

II.3.  Налогообложение командировочных расходов.

 

Согласно Нологового Кодекса РФ гл.21 « Налог на добавленную  стоимость» [7]  суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах  служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на  себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении  организации (предприятия).

Вся сумма суточных включается в себестоимость продукции (работ, услуг) в полном объеме . При этом требуется определить как сумму суточных в преде-

 

 

 

лах норм, установленных  законодательством, так и сумму  сверхнормативных суточных. Сумма сверхнормативных суточных для  целей налогообложения учитываться не будет.

Для исчисления сумм НДС  к вычету из суммы по проезду к  месту командировки и обратно  вычитается сумма сборов, взимаемых  аэропортом. В соответствии с Письмом от 22.05.2001 № ВГ-6-03/411 НДС не облагаются сборы за услуги, оказанные непосредственно в российских аэропортах и воздушном пространстве России, по обслуживанию российских и иностранных воздушных судов, включая аэронавигационное обслуживание.

Из полученной суммы  выделяется сумма « входного»  НДС по расчетной ставке 16,67%, которая  в полном объеме относится на расчеты с бюджетом

(Д 68, субсчет «Расчеты  по НДС».) 

Однако при этом не следует забывать о том, что сумма  НДС может быть выделена  расчетным  путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом  обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством.

Так, например, необходимо помнить, что  в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме такси, проезд в котором  возмещению  не подлежит), а также в морском, речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.[7]

Сумма расходов по проезду к месту командировки и обратно (без НДС) включается в себестоимость продукции (работ, услуг) и учитывается для целей налогообложения в полном объеме (в сумме фактических затрат). 

При расчете сумм НДС  от расходов по найму жилого помещения  не следует забывать, что в соответствии с Налоговым Кодексом РФ освобождается плата за проживание в общежитиях.

Пример: Работник согласно авансовому отчету и документам о произведенных расходах оплатил услуги гостиницы по 600 руб. за каждые из пяти суток пребывания в командировке. Норма возмещения указанных расходов составляет 550 руб.

Дебет 19 Кредит 71

-458руб.35 коп.(550*5*16,67%/100)-Отражается  НДС по указанным расходам  в пределах норм;

Дебет 84 Кредит 71

-41руб.65коп(50*5*16,67%/100)-Отражается  НДС по указанным расходам сверх  норм;

Дебет 26,25,20 Кредит 71

-2500 руб.(600*5-500,)-Отражаются  расходы по найму

Для целей  налогообложения прибыли предприятия  в составе затрат принимается сумма командировочных  расходов в размере 2291 руб.65коп.(550*5-458,35).

Следует учитывать, что если в стоимости гостиничных услуг присутствует налог с продаж, то сумма «входного» НДС  выделяется по ставке 16,67% от суммы счета за вычетом налога с продаж.[Письмо Минфина РФ от21.10.1999г. № 04-04-13]

Для целей налогообложения  затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работником  предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяются по отношению  к  налогу на доходы, вторые  связаны с  расчетом НДС, налогом на прибыль и внебюджетными фондами

Расчет налога на доходы с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:

• во-первых, если предприятием оплачены работнику сверхнормативные расходы суточных, документально подтвержденные расходы, которые не подлежат возмещению в общеустановленном порядке (такси, ресторанные счета и т.д.) не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.

Стоимость жилого помещения, подтвержденная соответствующими документами (как в пределах норм, так и сверх норм), не рассматривается в качестве дохода, подлежащего обложению подоходным налогом.

В случае принятия руководителем  организации решения о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплаченные суммы, превышающие установленные нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника .

Суммы, выделенные командированным  работникам на питание и включенные в счет за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты включаются в совокупный доход работника для удержания  налога на доходы согласно Налогового кодекса РФ (с изменениями и дополнениями, части I и II ) 2001г.,ст.217.[7]

• во-вторых, согласно п.4 разъяснения ГНС РФ от 23 апреля 1994 года № ЮБ-6-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за её пределы) направляется физическое  лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм)  относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). Однако сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договорами гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Если предприятие направило  работника в командировку для выполнения служебного поручения и  оформило это в порядке, предусмотренном законодательством, а оплату поездки произвело другое предприятие, то в налогооблагаемый доход гражданина не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы. При отсутствии договора на выполнение работ между организацией, направившей гражданина в командировку, и организацией, с которой гражданин состоит в трудовых отношениях, стоимость поездки, оплаченной организацией, следует рассматривать как личный доход гражданина, подлежащий налогообложению на общих основаниях . Кроме того, необходимо  помнить о включении в облагаемый доход на налоги доход работника сумм, по которым работник не отчитался в течение установленного срока.

Если работник не представил авансовый отчет о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы, или не возвратил в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм в установленный срок,  бухгалтерия вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность в установленном действующим законодательством порядке.

По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма  облагается налогом на доходы на общих основаниях. При этом налог на доходы налог начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Налог на доход".  

Недопустимо производить  списания задолженности подотчетных  лиц без представления ими  соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Подотчетные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы (доходов), на основании статей НК Российской Федерации гл.23 «О доходе на налоги с физических лиц» подлежат включению в совокупный  налогооблагаемый доход этих  лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.

Предприятия, не удержавшие с указанных сумм  налог, привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 21  названного Закона.

Сверхнормативные и  неподтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным  ставкам.

Таким образом, предприятие  должно уплатить Единый социальный  налог (ЕСН)-35,6% : в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов (кроме сумм проживания сверх норм) в размере 28% от данных выплат,  органам  мед. страхования в размере 3,6% , органам соц. страхования в размере 4% .

Суточные, выплаченные  работнику сверх установленной  нормы, подлежат обложению доходом  на налоги по совокупности с оплатой  труда.

 

II.3. Правовое регулирование командировок за границу.

 

Оформление командировок за границу регулируется постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Правила об условиях труда советских работников за границей»  с учетом постановления правительства РФ от 01 декабря 1993 года № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» , а также инструктивным письмом ЦБ РФ № 107 от 2 сентября 1994 года «Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ»( с изменениями, внесенными письмом ЦБ РФ от 07.12.94 № 125; письмом ЦБ РФ от 27.02.95 №147; Положением ЦБ РФ от 25.06.97№ 62; Указанием ЦБ РФ от 19.11.97 № 25-у)