Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

      Ответственность  за ведение  учета расчетов  с подотчетными лицами возлагается  на руководителя предприятия  и главного бухгалтера.

    Для сбора  информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица №1).

   По результатам  опроса ответственных работников  проверяемого предприятия по  вопроснику (таблица № 1) аудитор  может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга, лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки на оформляются , при это следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы №    « О налоге на совокупный доход с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом.
5. В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм с сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Налогового Кодекса РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов  а пределах норм с сверх норм не ведется.
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится а суммах, превышающих необходимые.

             По результатам опроса у аудитора  складывается определенное  мнение  о   состоянии расчетов с  подотчетными лицами на предприятии.  Промежуточные    выводы по  вопроснику позволяют аудитору  сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов  с подотчетными лицами неудовлетворителен.

           Подобный вывод может быть  основанием для следующих действий:

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным  экспресс- анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через   подотчетных лиц и размер задолженности за  подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения  о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете.

               В общем случае по результатам  опроса у аудитора оказывается  сформированным план проведения  проверки расчетов с подотчетными  лицами и намечен  состав  процедур.

            При проверки  расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

 

Таблица №1 Вопросы для  проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п\п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская  процедура	Номер вывода
1	2	3	4	5	6
1	Имеется ли на предприятии  список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет           Да	Список лиц, которым  разрешено выдавать деньги на хознужды.	«Подотчет 1.1.1»	1
2	Выдаются ли новые  авансы лицам, не отчитавшимся по ранее  полученным под отчет суммам	Нет     Да	Журнал-ордер №1	«Подотчет 1.1.2»	2
3	Оформляется ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Нет         Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»	3
4	Облагаются ли суточные сверх норм, возмещаемые по решению предприятия	Нет   Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»	4
5	Организован ли аналитический  учет командировочных расходов в  пределах и сверх норм  для  целей налогообложения	Нет       Да		«Подотчет 2.1.5»	5
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Нет       Да	Письменное распоряжение руководителя и сметы	«Подотчет 4.1.1»	6
7	Организован ли аналитический  учет представительских расходов в  пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет     Да		«Подотчет 4.1.2»	7
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Нет     Да			8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Перед данной работой  была поставлена цель – осветить как  можно больше вопросов в отношении аудита расчётов с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено  вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние  нормативные акты. В работе приведены  практические рекомендации, бухгалтерские проводки,  которые  помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

В работе рассмотрены  цели и задачи аудиторской проверки,

перечень аудиторских  процедур, вопросы для составления  плана и программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

      Также  в работе рассмотрены типичные  ошибки, которые могут быть обнаружены  при проведении аудита расчетов  с подотчетными лицами.

Конечно, в рамках одной  работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с аудитом расчетов с подотчетными лицами. Тем не менее, как мне кажется, получилось неплохое пособие для студентов-экономистов специальности  «Бухгалтерский учёт и аудит», бухгалтеров и аудиторов, интересующихся и занимающихся именно вопросами бухгалтерского учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами.

 

 

 

 

II.5 Программа аудита расчетов с подотчетными лицами.

Проверяемая организация                                  ООО «Сибирь»

Период аудита                                                     С 01.01. по 31.12.02

Количество  человеко - часов                               350

Руководитель  аудиторской группы                   Смирнов Р.Т.

Состав аудиторской  группы                           Смирнов Р.Т., Миронов Н.В.

Планируемый аудиторский  риск                        4%

Планируемый уровень  сущности                        1%

№ п/п	Перечень аудиторских  мероприятий (процедур)	Период проведения	Исполнитель	Рабочие документы  аудитора
1	2	3	4	5
1	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно- операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.	В течение года	Смирнов Р.Т., Миронов  Н.В.	Приказы, распоряжения
2	проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;	Ежеквартально	Смирнов Р.Т	Авансовые отчеты, журнал- ордер№ 7
3	проверка соответствия фактического расхода подотчетных  сумм целям, на которые они были выданы;	Ежеквартально	Смирнов Р.Т	Авансовые отчеты.
4	проверка наличия подотчетных  лиц в штате предприятия;	Ежеквартально	Миронов Н.В.	Приказы о приеме на работу, штатное расписание

 

5	проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.	Ежеквартально	Смирнов Р.Т	Формы отчетности
6	проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.	Ежемесячно	Смирнов Р.Т	Авансовые отчеты и приложенные к ним документы.
7	проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;	Ежеквартально	Миронов Н.В.	Приказы о направлении  в командировку.
8	проверка наличия  в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в  командировке	Ежеквартально	Миронов Н.В.	Авансовые отчеты, командировочные удостоверения.
9	проверка правильности возмещения командировочных расходов.	Ежеквартально	Смирнов Р.Т.	Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н

 

10	проверка удержания  налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх  установленных норм.	Ежемесячно	Миронов Н.В.	Налоговый кодекс РФ гл.23
11	проверка правильности выделения налога на добавленную  стоимость (НДС) в сумме командировочных  расходов.	Ежеквартально	Миронов Н.В.	Налоговый кодекс РФ гл.21, инструкции, декларации по НДС.
12	проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным  подотчетными лицами материальным ценностям  в розничной торговой сети и населения.	Ежеквартально	Миронов Н.В.	Налоговый кодекс РФ гл.21, инструкции, декларации по НДС.
13	проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.	Ежегодно	Смирнов Р.Т.	Письменные  распоряжения руководителя и сметы

 

14	проверка правильности ведения аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм;	Ежеквартально	Смирнов Р.Т.	Приказ Минфина  РФ от 15 марта 2000года № 26н
15	проверка правильности  выведения остатков на конец отчетного  периода по расчетам с подотчетными лицами.	Ежемесячно	Миронов Н.В.	Главная книга, формы отчетности, журнал- ордер  №7
16	проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».	Ежемесячно	Миронов Н.В.	Журнал- ордер  № 7 , авансовые отчеты.

 

Руководитель  аудиторской организации                             А.А. Попов

Руководитель  аудиторской группы                                      Р.Т. Смирнов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1.Федеральный закон  « о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)

2.Приказ Минфина РФ  от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.)

3.Гражданский кодекс  Российской  Федерации. 

4.Трудовой кодекс РФ  от 21.12.2001г. Введен в действие  с 01.02.2002г.

5.Налоговый кодекс  РФ части I и II  главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)

6.Федеральный Закон  об аудиторской деятельности  № 119 ФЗ.

7.Стандарты по аудиторской  деятельности.

8.План счетов и инструкция  по применению плана- счетов.

9.Порядок ведения кассовых  операций в Российской Федерации

Письмо  Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г).

10.Об установлении  предельного размера расчетов  наличными деньгами в Российской  Федерации между юридическими лицами. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г        N 1050

11.Постановление Совмина-Правительства РФ от30.07.93 № 745 «Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (в ред. 02.12.2000)

12.Приказ Минфина РФ  от 15 марта 2000года № 26н.( в ред.01.03.2001) « О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»

13.   Приказ Минфина  РФ от 06.07.2001г. № 49н « Об  изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

14. Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 « о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).

15. Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов (Приказ ЦБ России №  62 от 25.06.97).