Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Все приложения к авансовым  отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом  доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

Суммы расходов по:

- проезду к  месту служебной командировки  и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- расходы по  найму жилого помещения, возмещаемые  по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий);

Суммы налога на добавленную стоимость, по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организации розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия –покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются;

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом ЦБ России № 375 –У от 07.10.98 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» - для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации – изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой налог на добавленную стоимость отражается по дебету счет 19 и исчисляется в общеустановленном порядке.

К представительским  расходам относятся затраты, связанные  с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной  программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределы смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа поведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

Основные нарушения  – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

3.3. Пути совершенствования  учета расчетов с подотчетными  лицами

 

 

 

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с нормативными документами на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 14, главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

В нарушение  Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

В нарушение  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под  отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например (таблица 3.3).

 

 

Таблица 3.3

Сверка  выданных подотчетных сумм с кассовыми  документами

	Остаток п/о  сумм		Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	сумма
Поспелова А.Н.	05.10.08	1 452	10.10.08	122	7652
Браженков  А.В.	05.10.08	1 044	09.10.08	111	7044
Соколов А.В.	01.11.08	981	12.11.08	459	2891
Форд И.А.	01.11.08	80	02.11.08	628	7610
Овчинников  Е.М.	01.11.08	418	20.11.08	703	1891

На основании  данных таблицы 3.3 видно, что на предприятии  ФГУП «Шилкинское дорожное эксплуатационное управление» выдача наличных денег под отчет производится не при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Подотчетные лица вовремя не отчитываются по командировочным расходам, не сдают в бухгалтерию авансовые отчеты. Не все подотчетные лица перед поездкой в командировку ознакомлены с Приказом о направлении в командировку. 

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Тропиным С.Н. в январе переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 3500 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует  журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых  отчетах не указаны остатки  на начало и конец месяца ( а/о  № 1 Шадрина А.Б. в январе);

- в авансовых  отчетах не указана сумма, полученная  из кассы (а/о Вронского Г.К. в марте);

- не всегда  указывается дата составления  авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Овчинникова Е.М. в феврале);

- на обратной  стороне авансовых отчетов не  всегда правильно заполняется  графа «кому, за что и по  какому документу уплачено»;

- на обратной  стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.03.08 Форд И.А. проведен в феврале, а/о № 81 от 26.02.08 Поршнева А.Е. проведен в апреле и др.

В нарушение  Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Вронского Г.К. в марте приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 1130 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

Кроме того, при  приобретении музыкального центра нарушен  лимит расчетов наличными средствами между юридическими лицами, установленного Банком России, составляющий 10000 руб.

В результате неправильного  отражения ТМЦ в учете не числятся. Аналогичное замечание по а/о № 84 от 10.04.08 Форд И.А., согласно которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 484 руб.

На предприятии  приобретались подарки для работников. Например, по а/о № 46 от 26.02.08 приобретен подарок для сотрудника стоимостью 650 руб.

В соответствии с Инструкцией по применению плана  счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт 41 Кт 71 – 650 руб.   оприходован товар

Дт 46 Кт 41 – 650 руб.   списана стоимость подарка, выданного  под роспись

Дт 46 Кт 68 – 130 руб.   начислен НДС (650*18%)

Таким образом, предприятием недоначислен НДС с  суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме №2.

Кроме того, предприятию  следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев  нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

- к авансовому  отчету Кринина А.В. от 18.05.08 приложен  только товарный чек магазина  «Кенга» на телевизор «Sony»  на сумму 6735 руб.

- в январе  согласно авансовому отчету Лимаренко  Н.Д. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Юрьева А.С. комнатные двери на сумму 7000 руб. (Дт 10 Кт 71). Документа, подтверждающего выплату денег Юрьеву, нет.

- Согласно а/о  Никонова И.П. от 29.07.08 приобретены  «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен список «комплектующих»,  но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься  к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с  включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.  

В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

- к авансовому  отчету Сметанина А.М. № 6 от 10.03.08 приложена квитанция к приходному  кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 50руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

- к авансовому  отчету Шестерикова Б.Н. № 9 от 03.04.08 приложена квитанция к  приходному кассовому ордеру  за автостоянку на сумму 140 руб. – плательщик Шинкарук  В.Е.;

- к авансовому  отчету Кургановой Г.А. № 13 от 28.08.08 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 90 руб. – плательщик Бадыгин Л.В.

Авансовый отчет  Кургановой Г.А. б/н от 14.04.08 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в  журнале-ордере и главной книге.

Для совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами необходимо периодически проводить инвентаризацию данных расчетов и рекомендуется приобрести программу для автоматизации обработки документов.

                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

Цель выпускной  квалификационной работы – изучение проблемных вопросов в отношении бухгалтерского учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

Особое внимание уделено вопросам учета и налогообложения командировочных расходов, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические примеры, бухгалтерские проводки, приведены по учету административно-хозяйственных, командировочных и прочих расходы, порядок оформления бухгалтерских документов.

Данная работа выполнена на материалах Государственного Унитарного предприятия «Забайкалавтодор»  филиал «Шилкинского дорожного эксплуатационного управления». Местонахождения организации Читинская область г. Шилка, мкр. Северный, 6. Филиалы ГУП «Читинское областное дорожное управление» образованы в соответствии со статьей 120 ГК РФ. По форме собственности филиалы являются государственными. Основным задачами филиалов, как это следует из учредительных документов, являются хозяйственнее ведение находящихся у них на балансе автомобильных дорог и дорожных сооружений, а также их содержание, ремонт, строительство и реконструкция за счет средств, полученных от ГУП «Забайкалавтодор».

Филиалы в соответствии со своими учредительными документами имеют право заниматься коммерческой деятельностью, взимать различные сборы и платежи, а также размещать свободные средства на депозитных банковских счетах. Филиалы финансируются за выполненные работы для заказчиков ГУ «Автомобильные дороги Читинской области», ГУ УПРДОР «Забайкалье», ГУ ДСД «Дальний Восток» через аппарат управления ГУП «Читинское областное дорожное управление» после задачи выполненных работ.

Предприятие ведет  учет хозяйственных операций на производственном плане счетов согласно «Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации», утвержденной приказом Минфина РФ №94 Н от 31 октября 2000 г.