Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание  общего плана аудита  оформляется  в виде таблицы. В общем плане  аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита.

    Предприятие по роду своей деятельности направляет своих работников в командировки, как внутри страны, так и за ее пределы, осуществляет  административно-хозяйственные расходы.

 Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В ходе проверки аудитор должен:

1) проверить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

2) проверить правильность  организации аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами.

Приступая к проверке аудитор  принимает решение о методе проверки сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относятся к разным отчетным периодам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировок, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводится сплошным способом.

При обнаружении  несоответствия данных необходимо аудитор  определяет отклонения и их причины.

Особое внимание обращается аудитором на таки операции, как расчеты с водителями за приобретённые ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения аудитор  регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по ЕСН и налогу на доходы физических лиц.

Проверяя организацию  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным  лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловых встреч, приглашенные лица, величина расходов;

- правильность возмещения  затрат при краткосрочных загранкомандировках;

- правильность составления  бухгалтерских проводок по операциям  с подотчетными лицами;

- правильность ведения  остатков на конец месяца по счету 71;

- соответствие записей  в авансовых отчетах записям  в журнале-ордере № 7 по счету  71 и главной книге.

Порядок расчетов с работниками  по служебным командировкам регулируется Инструкцией о служенных командировках в пределах СССР от 18 марта 1988 г. № 351 с последующими дополнениями.

Денежные суммы  выдаются командированному работнику, исходя из действительной потребности, но не свыше суммы, исчисленной по установленным нормам. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем и командируемым работником, хранится в бухгалтерии предприятия. По прибытии из командировки оформленное командировочное удостоверение сдается в бухгалтерию.

Перед отъездом в командировку выдается денежный аванс  в пределах суммы, причитающейся на оплату проезда, расходов по найму жилья и суточных. В течении 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются оформленное в установленном порядке командировочное удостоверение, документы о найме жилья и фактических расходах на проезд.

Применение  вышеперечисленных расходов для налогового учета регламентируются Налоговым кодексом. Начисление суммы оплаты труда работникам, занятым заготовкой материалов, отражают по дебету счета 15 и  кредиту счета 70.

Начисление  суммы оплаты труда работникам, занятым  приобретением материалов, отражают по дебету счета 10 и кредиту счета 70.

Списание дебиторской  задолженности с истекшим сроком исковой давности производится записью: Дт 91 Кт 76,62.

Погашение кредиторской задолженности отражается по дебету счета 76 и кредиту счетов 50,51,52,55. Суммы штрафных санкций за нарушение договорных обязательств, пеня отражаются в учете по дебету счета 91, кредиту счетов 50, 51, 52.

 При аудите  расчетов по возмещению материального  ущерба проверяются:

- причины возникновения  материального ущерба;

- полнота отнесения на виновных лиц сумм  по недостачам и растратам, соблюдение сроков и порядка рассмотрения случаев недостач, хищений;

- правильность  ведения аналитического учета  по счету 73;

- правильность  составления бухгалтерских проводок  по счету 73-3;

- соответствие записей аналитического учета по счету 73 записям в журнале-ордере №8, главной книге и балансе. 

 

 

 

 

 

 

 

3.2.  Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в ФГУП Шилкинское дорожное эксплуатационное управление

 

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующий расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами  связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:

• установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм
• соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

Наиболее часто  встречающиеся нарушения при  отражении в бухгалтерском  и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

 Во - первых  на принятых к учету авансовых  отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

  Во - вторых  при направлении предприятием  в командировку работника в  приказе не определятся конкретная  цель командировки, отсутствуют  отчеты подотчетного лица о  проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

 Кроме того, на предприятиях существует практика  направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор. Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда гражданско – правовым договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

 На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим  их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко  предприятия  стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование  счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость  расчетным путем от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

К нарушениям относятся выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги  на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку,  командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к  авансовым отчетам прилагают  не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без  обязательных реквизитов).

Очень часто  работникам организации выдают подотчет  денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать  своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

Обоснованность  представительских расходов очень  часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий;  программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем  организации в начале года), что является нарушением.

Ошибки допускаются  зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

Таким образом, большое количество ошибок и нарушений  из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно – хозяйственные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: