Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

 

На тему: «УЧЕТ  И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»

(на материалах  Шилкинского дорожного эксплуатационного  управления филиала ГУП «Забайкалавтодор»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   

 

                                                         Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА 

 РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1. Организация расчетов с подотчетными лицами
2. Нормативно – законодательная база по учету расчетов с подотчетными лицами.

1.3. Цели, задачи и информационная база учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

ГУП ЧИТОБЛДОРУПРАВЛЕНИЕ  ФИЛИАЛ ШИЛКИНСКОЕ

ДОРОЖНОЕ ЭКСПЛУТАЦИОННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

2.1. Экономическая характеристика хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

2.2. Документальное оформление учета расчетов с подотчетными

      лицами

2.3.Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

ГЛАВА 3. АУДИТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В ФГУП ШИЛКИНСКОЕ ДОРОЖНОЕ ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

3.1. Составление  плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц. 

3.2.  Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в ФГУП Шилкинское дорожное эксплуатационное управление

3.3. Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Литература

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные расходы. Особое место в аудите расчетов занимает аудит расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким.

Целью аудиторской  проверки всех видов расчётов является проверка законности возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и своевременности их погашения, правильности организации учёта расчётов и мероприятий, проводимых под руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности, и по их снижению.

Целью выпускной  квалификационной работы является рассмотрение порядка учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть основы  организации учета расчетов с  подотчетными лицами;

- осуществить  проверку документального оформления  учета расчетов с подотчетными лицами;

- дать рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.  Задачей проверки расчетов с подотчетными лицами  является установление правильности начисления сумм платежей, своевременности взносов причитающихся сумм, выявление причин просрочки платежей и составления отчетности

Объектом исследования в  выпускной квалификационной работе является филиал Государственного Унитарного Предприятия «Забайкалавтодор» - Шилкинское дорожное эксплуатационное управление.Период исследования 2008г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ  УЧЕТА 

                    РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

1.1 Организация  расчетов с подотчетными лицами

 

 

Служебной командировкой  в соответствии с трудовым законодательством (ст. 166 ТК РФ) признает поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦПС от 7 апреля 1988 г. «О служебных командировках в пределах СССР» предельный срок командировки не должен был превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а при направлении в командировки для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ – не более одного года. Поскольку трудовой кодекс РФ в настоящее время не содержит таких ограничений, срок командировки определяется руководителем организации, однако в организациях, финансируемых из бюджета, указанных сроков придерживаются.

Из этого  определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III «Трудовой договор (контракт)», то есть  те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.

Если работник принят на работу по трудовому соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором в соответствии со статьёй 15 КЗоТ РФ. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.

Если же работник будет принят для выполнения конкретного  объема работ (например, составление  отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой договор будет являться договором гражданско-правового характера  (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).

В том случае, когда руководитель предприятия  направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. ( Основание- письмо ФНС по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95).

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Существует  особый порядок направления работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Срок командировки работников в министерства и другие государственные органы исполнительной власти не должен превышать 5  дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки.(Приложение№ 1)

В зависимости  от принятой на предприятии учётной  политикой формы организации бухгалтерского учёта аудитор может использовать в работе и соответствующие источники информации. Так, при применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

- бухгалтерский  баланс; 

- журнал-ордер  №7 (или журнал-ордер №14 – при  шестнадцати ордерной системе);

- аналитическая  ведомость по счёту 71;

- материалы  инвентаризации расчётов;

- первичные  документы.

- Приступая  к проверке, необходимо выяснить:

 правильно  ли отражены по соответствующим  статьям баланса остатки задолженности;

- причины образования  задолженности работников предприятию  по непогашенным в установленный срок суммам, выданным им в подотчёт на командировочные, административно-хозяйственные и операционные расходы;

- давность образования  задолженности;

- реальность  погашения задолженности подотчётных  лиц;

- какие меры  принимались руководством организации  по своевременному взысканию задолженности;

- выполняются  ли требования статьи 12 Федерального  Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ  «О бухгалтерском учёте» в  части обязательного проведения инвентаризации расчётов перед составлением годового отчёта (инвентаризация расчётов с подотчётными лицами – проверка отчётов подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого расходования, а также правильность использования и отчёта по суммам выданных авансов каждому подотчётному лицу);

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

 

2. Нормативно – законодательная база по учету расчетов с подотчетными лицами.

 

 

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

 

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О  БУХГАЛТЕСКОМ  УЧЕТЕ" — Содержит

перечень обязательных реквизитов первичных  документов  (статья  9,  п.  2).

Разрешает составлять  документы  на  машинных  носителях(статья  9,  п.  7).

Руководитель организации  по согласованию с  главным  бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных  документов(статья  9, п.  3).  Обязывает  директора  организации  и   главного   бухгалтера   либо

уполномоченных ими  лиц  подписывать  первичные  бухгалтерские  документы  по операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).

ПОЛОЖЕНИЕ  ПО  БУХГАЛТЕРСКОМУ   УЧЕТУ   "УЧЕТ   ИМУЩЕСТВА   И   ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА  В  ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ"  утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина РФ от  13.06.95  N 50 —  Положение  регулирует  особенности

бухгалтерского  учета  имущества  и  обязательств   организаций,   стоимость