Учет и анализ денежных средств

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через ККМ, то в главную кассу сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации.

Организациям взамен ККМ разрешается использовать для расчетов наличными денежными средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия и индивидуальный номер.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается и отчет кассира.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, а по кредиту — суммы, выданные из кассы.

При отражении поступления и выбытия денежных средств в кассу организации делаются следующие бухгалтерские записи:

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 «Касса»	51 «Расчетный счет» 62 Расчеты с покупателями и  заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Поступление денежных средств в кассу организации
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами»	50 «Касса»	Выдача денег

 

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. К счету «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные документы».

В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем утверждается руководителем. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 «Касса»	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»	Поступление в кассу излишек денег, выявленных инвентаризацией
94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»	91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»	Взысканная сумма недостачи денежных средств в кассе с материально ответственного лица (кассира)
73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям»	94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»
91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»	94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»	Убытки списываются на расходы организации в случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом

 

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в предпринимательской деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.)- Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, вторые экземпляры препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом.

Д-т 57 «Переводы в пути»

К-т 50 «Касса» — сделан денежный перевод

После возврата второго экземпляра препроводительной ведомости после проверки в кассе банка -

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 57 «Переводы в пути» — зачислены деньги на счет в банке.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 «Касса» субсчет «Денежные документы»	51 «Расчетный счет»	Оплачены путевки работникам бесплатно или с частичной оплатой
50 «Касса» субсчет «Денежные документы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 91 «Прочие доходы и расходы»	50 «Касса» субсчет «Денежные документы»	Выдача путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой

 

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица — по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.

 

1.2.2 Учет операций по расчетным и другим счетам в банках

 

В процессе хозяйственной деятельности между организациями возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой материально-производственных запасов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение кредитов и займов и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банков с расчетного счета плательщика на счет получателя.

Все организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать в любом отделении банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка: заявление с просьбой об открытии расчетного счета, копии учредительных документов, копии свидетельства о государственной регистрации организации, справку о постановке на налоговый учет, справку о постановке на учет в государственные внебюджетные фонды, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати.

Открытому счету присваивается номер, который затем указывается на всех документах, отражающих движение средств по расчетному счету.

Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством и правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации.

Взаимоотношения между организаций и банком строятся на основании договора, в котором фиксируется перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др. Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета.

Денежные средства списываются с расчетного счета только по распоряжению клиента. Исключения составляют платежи по инициативе банка за просроченные ссуды и проценты по ним, а также перечисления по платежным требованиям и инкассовым поручениям организаций, предоставляющих клиенту банка коммунальные услуги и услуги связи. Кроме того, банки могут осуществлять платежи с расчетного счета клиента без его согласия по исполнительным листам судебных органов, налоговых органов и других учреждений, которым законодательство или местные органы власти предоставляют такое право.

Средства списываются с расчетного счета организации в порядке календарной очередности поступления расчетно-платежных документов. Но существуют некоторые приоритеты: в первую очередь списываются денежные средства по исполнительным документам, затем списываются средства по платежным документам на перечисления платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды, после этого перечисляются средства для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту) и по другим денежным требованиям.

Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, чеки и аккредитивы, банковские карты. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Чаще всего при осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения, которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

Отличие операций, осуществляемых согласно платежным требованиям и инкассовым поручениям, заключается в том, что первые могут проводиться плательщиком с акцептом (т.е. с учетом его согласия) или без него, а вторые — всегда в бесспорном порядке.

Чек — это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение банку чекодателя произвести платеж в пользу чекодержателя определенной (в чеке) денежной суммы. Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета. Чек выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег.

Аккредитив — это поручение банка покупателя банку поставщика оплатить счета поставщика за отгруженный товар или оказанную услугу на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя- Банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж (акцептовать или учесть переводной вексель) или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов и выполнении условий, предусмотренных в аккредитиве. Аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Одновременно может быть открыто несколько аккредитивов.

Во всех платежных банковских документах, кроме обязательных реквизитов, указывается назначение платежа. Помарки, подчистки и исправления в платежных банковских документах не допускаются.

В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений между организациями векселя, которые частично заменяют деньги в расчетах между различными организациями. Вексель может быть использован не только в расчетах, но и при оформлении товарных кредитов, в качестве залога для получения кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьего лица и пр. Вексель представляет собой письменное безусловное долговое денежное обязательство строго установленной формы, выданное одной стороной (векселедателем) другой стороне (векселедержателю) и дающее его владельцу право по окончании срока обязательства (или досрочно) требовать с должника указанной в векселе денежной суммы.

Векселя бывают простые и переводные. Простой вексель оформляет сделку двух сторон — векселедателя и векселедержателя. Векселедатель одновременно является и плательщиком указанной в векселе денежной суммы. Переводной вексель имеет три стороны, участвующие в сделке: векселедатель, плательщик и векселедержатель. При использовании переводного векселя, векселедатель не является плательщиком. Естественно, что между векселедателем и плательщиком на момент выдачи векселя должны существовать договорные отношения, позволяющие векселедателю выдать обязательство по уплате плательщиком денежной суммы, указанной в векселе. Но переводной вексель не содержит ссылки на эти договорные отношения, поскольку изначально вексель является ничем не обусловленным обязательством.