Учет денежных средств

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в)  в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись. «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г)  записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (ф. № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

В ОАО «Швейная фирма «Заря» кассовая книга ведется кассиром на компьютере (Приложение 6).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                      3.2 Синтетический учет кассовых операций

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

В ОАО "Швейная фирма "Заря" к счету 50 "Касса" открыты следующие субсчета:

50 "Касса";

50-1 "Касса в иностранной валюте";

50-2 «Денежные документы».

На счете 50 "Касса" отражается получение наличных денежных средств с расчетного счета, сдача излишка кассы на расчетный счет, выдача заработной платы, пособий, денежных средств под отчет, получение наличными за реализованную продукцию, работы услуги.

Синтетический учет денежных средств в кассе в ОАО "Швейная фирма "Заря" ведется в журнале-ведомости по счету 50 "Касса", формируемой компьютерной программой 1С "Предприятие 8.0".

Перечень основных бухгалтерских проводок по учету кассовых операций приведен в (Приложении 7).

Счет 50-1 предназначен для отражения движения наличных денежных средств в иностранной валюте. В настоящее время банк выдает предприятию наличную иностранную валюту только на командировочные расходы. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками определен «Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденным ЦБ РФ 25.06.97 г. №62. Наличная иностранная валюта в кассу предприятия поступает:

-         при возврате при снятии валюты с текущего (специального транзитного) валютного счета в уполномоченном банке на командировочные расходы;

-         командируемым остатка неиспользованной валюты.

Поступление инвалюты в кассу и выдача из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, причем суммы инвалюты показываются в кассовых ордерах одновременно в инвалюте и в рублях, пересчитанных по курсу ЦБ РФ на дату поступления или выдачи инвалюты.

При получении валюты в банке оформляются бухгалтерские записи:

Дебет счета 50-1 "Касса в иностранной валюте"

Кредит счета 52-2 "Текущий валютный счет";

При ее выдаче под отчет –

Дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 50-1 "Касса в иностранной валюте".

Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте. Возникающие при пересчете курсовые разницы отражаются в учете корреспонденцией:

Дебет счета 50-1 "Касса в иностранной валюте"

Кредит счета 91-2 «Прочие доходы» - списана положительная курсовая разница;

Или

Дебет счета 91-1 «Прочие расходы»

Кредит счета 50-1 "Касса в иностранной валюте" - списана отрицательная курсовая разница.

В ОАО «Швейная фирма «Заря» по счету 50-1 "Касса в иностранной валюте" ведется отдельная кассовая книга, в которой отражаются валютные операции. Валютные операции заносятся в кассовую книгу двумя суммами: в иностранной валюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Итоги за день в кассовой книге проставляются также в двух суммах (иностранной валюте и рублях).

Синтетический  учет наличной иностранной валюты на предприятии ведется в журнале – ведомости по счету 50-1 "Касса в иностранной валюте".

На счете 50-2 «Денежные документы» учитываются акции, путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты. Денежные документы учитывают на счете 50-2 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

Оприходование  в кассу денежных документов, приобретенных за наличный расчет, осуществляется корреспонденцией:

Дебет счета 50-2 «Денежные документы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если денежные документы приобретены в безналичном порядке, составляется корреспонденция:

Дебет счета 50-2 «Денежные документы»

Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 51 «Расчетный счет».

По кредиту счета 50-2 «Денежные документы» отражается выдача денежных документов.

Выдача путевок работникам организации за полную стоимость или с частичной оплатой отражается корреспонденцией:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета50-2 «Денежные документы».

На сумму стоимости путевки, оплачиваемой за счет организации, составляется проводка:

Дебет счета 91-2 «Прочие расходы»

Кредит счета50-2 «Денежные документы».

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных документов составляется корреспонденция:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета50-2 «Денежные документы».

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ведомости по счету50-2 «Денежные документы». По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

     3.3 Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе

Инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе и проводится в соответствии с Методологическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95г. №49. Порядок проведения инвентаризации дополнительно регулируется Порядком  ведения кассовых операций.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике. В ОАО "Швейная фирма "Заря" согласно учетной политике инвентаризация денежных средств в кассе проводится один раз в месяц.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа руководителя предприятия комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера и кассира.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учета кассовых операций.