Учет денежных средств организации

- проверка соблюдения предприятиями лимитов расчетами наличными деньгами;

- ежегодное прогнозирование кассовых оборотов наличных денег.

Как правило, выдача наличных денег банками своей клиентуре  производится за счет текущих поступлений  денежной наличности в их операционные кассы. Однако для обеспечения своевременной выдачи кредитными организациями наличных денег со счетов своих клиентов — предприятий и граждан территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня в соответствии с Положением «О ведении кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 25 марта 1997 г. № 56 и осуществляют контроль за его соблюдением. При недостаточности текущих поступлений наличных денег для удовлетворения потребностей обслуживаемых предприятий кредитные организации осуществляют подкрепление операционных касс в установленном порядке из оборотных касс учреждений Банка России [4].

Установление же лимитов  оборотных касс учреждениям Банка  России и их подкрепление осуществляется в порядке, определенном в Инструкции по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях  Банка России от 16 ноября 1995 г. № 31 [7, c. 4].

В целях максимального  привлечения наличных денег в  кассы банков за счет своевременного и полного сбора денежной выручки  от предприятий Положением № 14-П  учреждениям банков предписывается не реже одного раза в два года проверять соблюдение их клиентами определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью.

Материалы проверок оформляются  справкой, составленной в соответствующей форме. При необходимости копии справок направляются в налоговые органы Российской Федерации для принятия к предприятиям мер финансовой и административной ответственности за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью. К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации.

Со своей стороны  в соответствии с Положением № 14-П  территориальные учреждения Банка  России осуществляют контроль за работой  коммерческих банков по организации наличного денежного оборота, соблюдению предприятиями порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. В этих целях территориальные учреждения Банка России и расчетно-кассовые центры проводят проверки в кредитных организациях.

В случае невыполнения кредитными организациями федеральных законов, нормативных актов и предписаний  Банка России по вопросам организации  наличного денежного обращения  применяются меры, предусмотренные  ст. 75 Федерального закона О Центральном банке Российской Федерации (Банке России) [5].

В целом существующую систему нормативного регулирования  наличного денежного обращения, созданную усилиями ЦБ РФ, можно  охарактеризовать как четкую и строго регламентированную. Но нельзя не отметить и некоторые весьма существенные недостатки, например, передачу функций контроля и надзора за кассовой дисциплиной на предприятиях-клиентах коммерческим банкам. Это положение неадекватно как минимум по двум причинам. Во-первых, банку невыгодно проводить реальные проверки своих клиентов, так как это может привести к конфликту с клиентом и в дальнейшем к его потере, что ведет к сокращению прибыли. Во-вторых, проведение проверок по соблюдению кассовой дисциплины требует дополнительных трудовых затрат, а следовательно, ведет к дополнительным финансовым расходам, которые не имеют реальной отдачи, кроме как быть такому банку в группе «положительных» банков с точки зрения ГУ ЦБ РФ или не быть.

Несмотря на предпринимаемые  Банком России меры по сокращению и  упорядочению наличного денежного обращения, доля наличных денег в рублевой денежной массе продолжает оставаться существенно высокой по сравнению с уровнем промышленно развитых стран. В связи с этим необходимо отметить следующее. На самом деле причины столь высокого уровня наличных рублей в общей денежной массе заключаются не в том, что плохо регулируется наличное денежное обращение и низовой контроль за кассовой дисциплиной предприятий возложен на коммерческие банки, которые не заинтересованы в его осуществлении, а в том, что нет экономической базы для его сокращения — высокое налогообложение, инфляция, неплатежи, системный кризис банков и государственных финансов и т.д. В промышленно развитых странах отсутствует столь строгое разграничение сфер наличного и безналичного платежных оборотов и жесткое регулирование наличных расчетов юридических лиц. Вместе с тем сфера безналичного оборота там постоянно расширяется и близка к своему абсолютному максимуму.

1.2 Учет кассовых операций

В процессе осуществления  своей деятельности каждая организация налаживает хозяйственные связи с другими организациями. Например, у одних организаций она покупает материалы для производства своей продукции, другим – заказывает выполнение определенных работ и т.д. В свою очередь организация продает другим организациям свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает услуги в зависимости от вида деятельности, которыми она занимается. Иными словами, организация все время имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами.

Денежные средства организации  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- точный, полный и своевременный  учет этих средств и операций  по их движению;

- контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

- контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

- выявление возможностей  более рационального использования  денежных средств.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации. В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме [11, c. 381].

Прием наличных денег  организациями при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет  полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий [8, c. 5].

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые  межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);

- кассовая книга (форма КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

Поступление денег в  кассу и выдачу из кассы оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и  прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления [11, c. 382].

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. При получении денег работники расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением  средств вычислительной техники. Все  операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается [9, c. 86].

На весь перечень работ  по техническому укреплению помещения  кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетам ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности [10, c. 182].

В сроки, установленные  руководителем организации, а также  при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств  и других ценностей, находящихся  в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.