Учет денежных средств и операций в иностранной валюте

 

 

Учет денежных средств и операций в иностранной  валюте 

 

·         Значение и задачи учета денежных средств

·         Организация кассовых операций и их документирование

·         Учет кассовых операций

·         Формы расчетов

·         Учет движения средств по расчетному счету

·         Учет движения средств по валютному счету 

 

Значение и  задачи учета денежных средств

Расчеты между организациями, а также между организациями  и физическими лицами могут осуществляться безналичным путем и наличными  денежными средствами. Наличные расчеты  с юридическими и физическими  лицами осуществляются через кассы  организаций или операционные кассы. Средством платежа в расчетах

выступают денежные средства.

Основным нормативным  документом, устанавливающим правила  учета кассовых операций, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 г. № 40.

Кардинальные изменения  в порядке осуществления наличных денежных расчетов произошли с введением  в действие с 28 июня 2003 г. Федерального закона от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Данный Закон заменил ранее действующий Закон РФ от 18.06.93 г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, должна применяться в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это означает, что контрольно-кассовая техника должна применяться не только при расчетах с населением, но и с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Обслуживающие банки и  налоговые органы контролируют условия  соблюдения кассовой дисциплины на основании  Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации  от 05.01.98 г. № 14-П, утвержденного Советом  директоров Центрального банка РФ от 19.12.97 г. № 47, и Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В соответствии с этими  документами все предприятия, организации  и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

·         приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

·         производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами — в пределах установленной Центральным банком РФ суммы;

·         для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита;

·         прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин. 

 

Организация кассовых операций и их документирование

В соответствии с п. 3 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации для хранения денег  и осуществления кассовых операций руководители организаций обязаны  оборудовать кассу. Касса должна располагаться в изолированном  помещении, предназначенном для  приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств  и ценностей помещение кассы  должно отвечать следующим требованиям:

·         быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

·         располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

·         иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

·         закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

·         оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

·         иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

·         располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Сумма наличных денег, которую  можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это  ограничение называется лимитом  остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Положением о правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации все организации независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих  счетах на договорных условиях.

Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в  банк для последующего зачисления на счета организации.

В кассе могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими банками  по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег  в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы устанавливается:

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

·         для организаций, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Операции по движению денежных средств оформляются с применением  унифицированных форм первичной  документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации»: приходный  кассовый ордер (форма № КО-1), расходный  кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Расчеты наличными денежными  средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими  лицами. Денежные средства в кассу  организации могут поступать:

·         с расчетного счета организации;

·         от покупателей и заказчиков;

·         при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

·         при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

·         в виде возмещения причиненного материального ущерба;

·         при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег  в кассу организации оформляется  приходным кассовым ордером (форма  № КО-1).

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета организации могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

Право на получение денежных средств с расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека.

Чеки сброшюрованы в чековую  книжку, которые организация получает в уполномоченном банке на основе специального заявления.

При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам (форма № КО-2) или  другим надлежащим образом оформленным  документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами  расходного кассового ордера.

Основными направлениями  выбытия денежных средств являются:

·         сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

·         оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

·         выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

·         выплата заработной платы и депонированных сумм;

·         выплата пособий социального характера;

·         выплата материального поощрения и материальной помощи;

·         выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

·         наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

·         предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

·         любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Расходный кассовый ордер  заполняется в одном экземпляре.

Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием.

Оправдательная часть  служит распиской в получении  денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Пунктом 21 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  определено, что приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

В журнале регистрации  приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные  ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе  «Расходный документ». По каждому документу  отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация  приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания  отдельно по приходу и расходу.

Основным документом, в  котором отражаются все поступления  и выдача наличных денег организации  в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации  и должны выполняться кассиром при  ее заполнении.

Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. На последней  странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано  листов» и проставляются подписи  руководителя и главного бухгалтера организации.