Учет амортизации основных средств и нематериальных активов

       Строка  1а заполняется  в  том случае, если подотчетное  лицо  получило  деньги  в  валюте,  например, работник направляется  в загранкомандировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте и в рублях.

       Кроме  того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская  запись»,  в  которую  бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие   счета  и  суммы).  Далее  проверяется  целевое  расходование    средств,    наличие    и    правильное   оформление оправдательных  документов  и расчетов, ставится отметка бухгалтера о  том,  что  отчет  проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме  (цифрами  и  прописью)  и  ставятся  подписи  и  расшифровки подписей  бухгалтера  и  главного бухгалтера, а также сумма остатка или  перерасхода  (если  он  имеет место) и реквизиты приходных или расходных  документов,  по  которым  деньги выдаются или вносятся в кассу.

       В  самом  низу  лицевой части авансового отчета -  расписка  бухгалтера  в  том,  что отчет принят к проверке  со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Ф.И.О.  подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма    документально    подтвержденных    расходов,    количество прилагаемых   документов,   а   также   количество  листов  в  этих документах.   После  заполнения  всего  отчета  бухгалтер  отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

       На  оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов,  подтверждающих  произведенные расходы и  суммы фактических  затрат  по  ним. Такими документами могут быть:

1. товарный чек;
2. кассовый чек;
3. товарная накладная;
4. счет-фактура (это позволит принять к вычету НДС с произведенных подотчетным лицом расходов);
5. акт выполненных работ (оказанных услуг);
6. командировочное удостоверение;
7. квитанция;
8. транспортные документы;
9. и любые другие подтверждающие документы.

       Если  расходы  произведены в валюте, кроме  суммы  в  рублях  указывается  и  сумма в валюте.

       Документы, приложенные  к  авансовому  отчету,  нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

       Бухгалтерия организации проверяет:

- целевое расходование  подотчетных сумм,

- наличие и правильность  оформления документов, подтверждающих  произведенные расходы.

       Полностью    проверенный   отчет   утверждается   руководителем организации   (или   уполномоченным   лицом),  на  лицевой  стороне ставится  его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

       Остаток неиспользованного аванса  сдается подотчетным лицом в кассу организации по  приходному кассовому ордеру в установленном порядке.  Перерасход  по  авансовому  отчету  выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

       Списание   подотчетных   денежных   сумм  с  подотчетного  лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета. Следующая   выдача   наличных  денег  подотчетному  лицу  может производиться   только   при  условии  полного  отчета  конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В  том  случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных   средств,  повторная  выдача  другой  подотчетной суммы    не    допускается.    Подотчетное   лицо   обязано   сумму неиспользованного  аванса  вернуть  в  кассу  организации. Передача выданных  под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Командировочные расходы. В соответствии с ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить сотруднику:

-   расходы на проезд;

-   расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы,  связанные с проживанием вне  места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные  работником с разрешения или  с ведома работодателя.

В соответствии с п. 9 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются только на русском языке. Поэтому все первичные учетные документы (в том числе подтверждающие командировочные расходы), составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Причем такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (Письма УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126, УФНС России по г. Москве от 9 октября 2006 г. N 20-12/89132.1).

При этом конкретный порядок  и размеры возмещаемых затрат определяются коллективным договором  или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Расходы на проезд включают несколько видов затрат. Это затраты на оплату собственно транспортной услуги и на оплату услуг, связанных с поездкой: страхование, оформление и хранение багажа, пользование VIP-залом, сервисные сборы и др.

       Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

1. Документы, подтверждающие  расходы по оплате проездных  документов (билетов) и услуг гостиницы.

       В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51 Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками: «При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой  техники;

- слипы, чеки электронных  терминалов при проведении операций  с использованием банковской  карты, держателем которой является  работник;

- подтверждение кредитного  учреждения, в котором открыт  работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном  бланке строгой отчетности».

         Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Подтверждение расходов при оформлении электронных проездных документов.

       Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

       Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту».

3. Подтверждение расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

       Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

       В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

       Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

       Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется».

Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы, и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

       Согласно  ст. 167 Трудового кодекса за командированным  сотрудником сохраняются место работы и средний заработок. Кроме того, как и всем остальным работникам, в случае заболевания, командированному гарантировано пособие по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 183 ТК РФ).

1.4. Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

 

       После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета. При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

         В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет  суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника - тогда данная  сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Типовые проводки

По дебету счета

 

 Дебет   Кредит                           Содержание хозяйственной операции

 

   71     50     Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы

 

   71    51     Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета

   71     52     Выданы под отчет денежные средства с валютного счета

   71     55     Выданы под отчет денежные средства со специального счета в        банке

   71     76     Подотчетные лица  получили средства от других  организаций

   71   79-2    Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из  филиала,  выделенного на отдельный баланс (в учете головного отделения организации)

   71     79-2    Отражена задолженность  подотчетного лица, переведенного   из  головного  отделения организации в филиал, выделенный на отдельный баланс (в учете филиала)