Учет амортизации основных средств и нематериальных активов

       Если  в установленные сроки сотрудник  авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Суммы на хозяйственные  нужды и  административные расходы  выдаются согласно сметы, утвержденной руководителем предприятия.

Чтобы отправить работника  в командировку руководитель предприятия издает приказ, где указано куда, зачем, кто и на какой срок отправляется для выполнения служебного поручения.

На основании приказа  предприятия секретарем или работником кадрового отдела, на имя  отправляемого  выписывается  командировочное удостоверение.

В удостоверении должны быть поставлена отметка о прибытии и  убытии (дата, печать, роспись) с места командировки.

Работнику по расчетно-кассовому  ордеру  выдается денежный аванс  на предстоящие командировочные  расходы в пределах сумм на оплату проезда в оба конца, проживания в гостинице, суточные в размере 100 руб. и прочие расходы.

Суточные могут выплачиваться  в более крупных размерах по усмотрению руководителя предприятия.

       В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами. Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в-третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

       Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

       Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации». При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами. Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

       При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П: клиент - юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

- иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

       При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

       Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

 

 

 

 

1.3. Служебная  командировка

 

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне основного места работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При этом следует учесть, что в командировку могут быть направлены только работники данного предприятия.

В командировку нельзя отправить лиц двух категорий: граждан, с которыми у работодателя отсутствуют трудовые отношения и работников, имеющие льготы. А именно:

- исполнителей по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг (они не имеют трудовых отношений с предприятием. Их поездки по заданию заказчика не являются служебными командировками. Порядок осуществления таких поездок должен быть установлен в гражданско-правовом договоре);

- работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);

  - беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);

  - работников в возрасте до 18 лет (исключение составляют творческие работники, участвующие в создании (исполнении) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей таких работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 Трудового кодекса РФ), а также спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ) в отдельных случаях и порядке, которые предусмотрены трудовым законодательством (коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовым договором);

- работников с разъездным характером работы (что зафиксировано в трудовом или коллективном договоре) в рамках выполнения служебных обязанностей (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ);

- членов совета директоров, если с ними у предприятия не заключен трудовой договор (поездки членов совета директоров не считаются служебными командировками);

- работников другого предприятия.

Можно направить в командировку совместителя по договоренности с его основным работодателем (и наоборот).

Допускается направление в командировку следующих работников с их письменного согласия и при условии, что это им не запрещено в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);

- матерей и отцов, воспитывающих  без супруга (супруги) детей  в возрасте до пяти лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

-   имеющих детей-инвалидов (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);

-   осуществляющих уход за больными членами их семей (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые  женщинам в связи с материнством, распространяются и на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Срок командировки. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место  постоянной работы.

Вопрос о явке работника  на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Документы для  отъезда. Факт командирования должен отражаться прежде всего в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Его форма N Т-9 приведена в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N1). Необходимость составления этого документа чиновниками Минфина России подвергалась сомнению (Письмо Минфина России от 24 октября 2006 г. N 03-03-04/2/226). Такие же выводы содержатся и в Постановлении ФАС Московского округа от 19 декабря 2008 г. N КА-А40/10864-08 по делу N А40-46321/07-20-272. В Письмах от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89 и от 7 ноября 2007 г. N 03-03-06/2/206 специалисты этого ведомства отмечают, что приказ оформляется по усмотрению руководителя.

Командировочное задание. Приказ о командировке, как правило, дополняет командировочное задание (форма N Т-10а). Этот документ содержит краткое описание поручения, которое предстоит выполнить командированному работнику. Кроме того, в нем предусмотрен раздел для отчета работника о выполнении поручения. Бланк приведен в Постановлении N 1.

Командировочное удостоверение. Необходимость оформления командировочного удостоверения установлена в п.2 Инструкции. Его форма N Т-10 также приведена в Постановлении N1. Этот документ содержит информацию о времени пребывания работника в служебной командировке. В нем делаются отметки об убытии и прибытии сотрудника, на основании которых впоследствии можно рассчитать сумму суточных, уточнить данные табеля учета рабочего времени. Заметим, что командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник возвращается из командировки в день отъезда (Письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. N 03-03-06/2/45).

 В положении о командировках стоит оговорить, какими документами будут оформлены форс-мажорные обстоятельства и происшествия. Например, опоздания, задержки в пути. Таким документом может быть справка из аэропорта о причинах опоздания вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железнодорожной компании и т.д. (Письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244).

Журналы выбытия, прибытия. Пунктом 6 Инструкции предписано фиксировать факты убытия в командировку собственных работников и прибытия сотрудников из других организаций в специальных журналах. Их формы приведены в Приложениях 2 и 3 к Инструкции. В бухгалтерском учете и при налогообложении эти документы не играют особой роли. Они могут служить косвенным доказательством самого факта командировки и источниками данных о ее продолжительности и использоваться для статистического, управленческого и кадрового учета. Решение о ведении или отказе от ведения журналов должно быть зафиксировано в положении.

В положении необходимо определить порядок и сроки представления  отчетов о командировке.

Отчет о выполнении командировочного задания. По возвращении из командировки работник в первую очередь обязан доложить своему непосредственному руководителю о выполнении или невыполнении производственного задания (с указанием причин). Форма отчета не регламентируется нормативными документами по бухгалтерскому учету (за исключением краткой записи в специальном поле командировочного задания). Его содержание определяется исключительно технологическими особенностями производственного процесса и должностными обязанностями работника. При небольшой номенклатуре должностей имеет смысл в положении привести образец такого отчета для сотрудников смежных профессий, в противном случае - записать, что отчет составляется в произвольной форме.

        Авансовый отчет по расходам. Вернувшийся работник обязан составить авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (Приложение  №8)  с приложением всех  оправдательных  документов, подтверждающих произведенные расходы.

       Форма  №АО-1  «Авансовый  отчет»  предназначена  для применения юридическими   лицами  всех  форм  собственности  (кроме  бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Бланк  содержит  реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

 Этот документ является обязательным для заполнения. Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

       Авансовый  отчет  -  документ  двусторонний. Заполняется данный документ   и   подотчетным   лицом   и   бухгалтером   организации.  Составляется  авансовый  отчет  в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном и на машинном носителе.

       Подотчетное  лицо  на  лицевой  стороне  указывает наименование организации,   номер   и  дату  авансового  отчета,  свою  фамилию, инициалы,  структурное  подразделение, табельный номер (если есть), профессию  (должность)  и  назначение  аванса.  Ниже, в левой части лицевой  формы  авансового  отчета  расположена  таблица, в которой подотчетное   лицо   указывает   сведения   о   предыдущем  авансе, полученных   в   настоящее  время  денежных  средствах,  расходе  и остатке.