Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в корреспонденции с кредитом счета 71.

Таблица 3

Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Д-т 08 "Вложения во внеоборотные активы"	К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

 

Так, в ООО "Рев-Строй" 22.09.08 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 3390-00. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 - 3390-00 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально - производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 "Материалы", 41 "Товары".

Таблица 4

Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Д-т: сч.10 "Материалы", сч.41 "Товары"	К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

В нижеследующей таблице 5 приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Таблица 5 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г.

в ООО "Рев-Строй"
Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма	Кол-во
15.06.08	Аванс.отч. 000030	Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы	10.9	71.1	204,00	20,000
30.06.08	Аванс.отч. 000033	Авансовый отчет: Устимов Алексей Александрович Солидол	10.6	71.1	396,48	24,000

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу".

 

Таблица 6

Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Д-т: сч.20 "Основное производство", сч.23 "Вспомогательные производства", сч.25 "Общепроизводственные расходы", сч.26 "Общехозяйственные расходы", сч.44 "Расходы на продажу"	К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами

За ноябрь 2008 г. в ООО "Рев-Строй" были отражены следующие бухгалтерские записи.

Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2008 г. в ООО "Рев-Строй"

Дата	Документ	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
18.11.08	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка	26	71.1	752,90
18.11.08	Аванс.отч. 000072	Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	200,00
25.11.08	Аванс.отч. 000074	Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки	26	71.1	197,00
30.11.08	Аванс.отч. 000077	Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин	26	71.1	2 200,90
Итого	3350,80

По дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Сальдо по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально - производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а ООО "Рев-Строй" их).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий  в себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными  лицами (при журнально-ордерной форме  учета);

В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Например:

За 2008 г. в ООО "Рев-Строй" Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.

- главная книга;

В главной книге показан синтетический учет, т.е. в разрезе корреспонденции счетов.

Например:

По дебету сч.71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 50- 1406384-00 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 10- 82528-13 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 60- 976904-29 руб.

Сводная таблица бухгалтерских записей по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ООО "Рев-Строй" за 2008 год.

Таблица 8 - Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ООО "Рев-Строй" за 2008 год

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.коп.	Корреспонденция счетов	Документ
		Дебет	Кредит
Сальдо на 01.01.2008			1130387-66
Выплата под отчет из кассы организации наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственно-операционные расходы	1406383-57	71	50	Расходные кассовые ордера
Оплата счетов поставщиков через подотчетных лиц	976904-29	60	71	Авансовые отчеты
Списание по авансовым отчетам сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря и хоз. принадлежностей	82528-13	10	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на общепроизводственные и общехозяйственные нужды	42136-08	25,26	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на приобретение внеоборотных активов	6870-00	08	71	Авансовые отчеты
Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на уплату задолженности работников по исполнительным листам	43534-60	76	71	Авансовые отчеты
Сальдо на 31.12.2008			875977-19

Как видно из данной таблицы учет расчетов с подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской  Федерации (часть первая, вторая  и третья) с изм. и доп. от 23.12.2003г. // СПС Консультант Плюс

2. Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 "Налог на добавленную  стоимость", гл.23 "Налог на доходы  физических лиц", гл.25 " Налог  на прибыль", утвержденные законом  №117-ФЗ (в ред.29.12.2006)// СПС Консультант  Плюс

3. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. (в ред. от 27.04.2006) Введен в действие  с 01.02.2002г. // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

4. Федеральный закон " О бухгалтерском  учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.30.06.2003) // СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

5. Федеральный Закон "Об аудиторской  деятельности" № 119 ФЗ от 07.08.2001 г. с изм. и доп. 30.12.2001г. // СПС Консультант Плюс

6. План счетов бухгалтерского учета  и инструкция по его применению (Приказ МинФина РФ от 31.10.2000 №94н). // СПС Консультант Плюс

7. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 "О нормах возмещения командировочных  расходов в инвалюте. // СПС Консультант  Плюс

8. Письмо Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н "О размерах выплаты суточных  при краткосрочных командировках  на территории зарубежных стран". // СПС Консультант Плюс

9. Положение по ведению бухгалтерского  учета ПБУ 10/99 " Расходы организаций". Утвержденный Приказом Минфина  Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н ) // СПС Консультант Плюс

10. Положение по бухгалтерскому  учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  инвалюте" (ПБУ 3/2000), утвержденное  приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н. // СПС Консультант Плюс

11. Постановление Правительства РФ  от 29.03.2002 N 190 (ред. от 03.10.2002) "О лицензировании аудиторской деятельности"// СПС Консультант Плюс

12. Постановление Правительства РФ  от 06.02.2002 N 80 "О вопросах государственного  регулирования аудиторской деятельности  в российской федерации" // СПС  Консультант Плюс

13. Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации Письмо  Центрального банка Российской  Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г). // СПС Консультант Плюс

14. "Положение о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете" (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) // СПС Консультант Плюс

15. Постановление Правительства РФ  от 01.12.93г. №1261 " О размере и  порядке выплаты суточных при  краткосрочных командировках на  территорию иностранных государств" (в ред.02.08.2006). // СПС Консультант  Плюс

16. Положение о порядке покупки  и выдачи иностранной валюты  для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97 в ред.20.08.2002). // СПС Консультант  Плюс

17. Постановление Госкомстата России  от 18.08.98 г. № 88

18. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н " Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в РФ" (в ред. 24.03.2000г.) // СПС Консультант  Плюс

19. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н (ред. от 23.04.2002) "Об утверждении  методических указаний по бухгалтерскому  учету материально - производственных  запасов" (Зарегистрировано в  Минюсте РФ 13.02.2002 N 3245) // СПС Консультант  Плюс

20. Приказ МНС РФ от 20.12.2000 N БГ-3-03/447 (ред. от 17.09.2002) "Об утверждении  методических рекомендаций по  применению главы 21"налог на  добавленную стоимость" налогового  кодекса российской федерации" // СПС Консультант Плюс

21. Приказ Минфина РФ от 28.06.2000 N 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации"// СПС Консультант Плюс, http://www.consultant.ru

22. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических  указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств"// СПС  Консультант Плюс

23. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н " Об изменении норм возмещения  командировочных расходов на  территории РФ" // СПС Консультант  Плюс

24. Правила (стандарты) аудиторской деятельности

25. Указ Центрального банка Российской  Федерации от 14.11.2001г N 1050Об установлении  предельного размера расчетов  наличными деньгами в Российской  Федерации между юридическими  лицами.

26. Статья: Этот коварный 71-й счет // Новое в бухгалтерском учете  и отчетности - №21, 2008.

27. Статья: Аудит расчетов с подотчетными  лицами // Аудиторские ведомости - №2, 2008.

28. Статья: Оформление расчетов с  подотчетными лицами // Аудит и  налогообложение - № 7, 2008.

29. Статья: Порядок расчетов с подотчетными  лицами // Финансовая газета. Региональный  выпуск - № 5, 2008.

30. Статья: Расчеты с подотчетными  лицами // Бухгалтерия в вопросах  и ответах - № 1, 2008.

31. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами// Главбух-2009-№4-С.72-78

32. Аудит: Учебник для вузов / Под.ред. проф. В.И.Подольского. - М.:Аудит, ЮНИТИ,2006г.

33. Бухгалтерский учет: Учебник для  вузов / Под. Ред. проф. Ю.Л. Бабаева.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 - 476 с.

34. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. Пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ,2007 -126с.