Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

Финансовое состояние предприятия характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность на фиксированный момент времени. На финансовое состояние предприятия влияют соотношение собственного и заемного капитала, состав и структура заемных средств, оптимальность структуры активов предприятия и в первую очередь соотношение основных и оборотных средств, а также уравновешенность активов и пассивов предприятия. Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов его производственной, коммерческой и финансовой деятельности.

Финансовые результаты деятельности ООО "Рев-Строй" складываются в большей степени от основной деятельности:, а так же прочих видов деятельности: операционных и прочих доходов и расходов, отвлеченных средств.

Для комплексной оценки деятельности предприятия проанализируем показатели финансовых результатов производственной деятельности ООО "Рев-Строй" приведенные в таблице 1.

Таблица 1 - Финансовые результаты ООО "Рев-Строй"

Показатели	2006г	2007г	2008г	2008г в % к 2006г.
Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС и других платежей), тыс.руб.	10721	12700	21822	203,5
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг - всего, тыс.руб.	6091	7592	14682	241
Прибыль (убыток) от продаж продукции - всего, тыс.руб.	+4630	+5108	+7140	154,2
- от прочей продукции	-95	-43	-13	-
Операционные доходы, тыс.руб.	334	55	1500	449,1
Операционные расходы, тыс.руб .	347	58	1490	429,4
прочие доходы, тыс.руб.	136	583	-	-
В том числе дотации, тыс.руб.	136	583	1376	1011,8
прочие расходы, тыс.руб.	136	583	-	-
Прибыль (убыток) до налогообложения, тыс. руб.	+4617	+4985	+7089	+153,5
Отвлеченные средства, тыс.руб.
Чрезвычайные доходы, тыс.руб.	-	-	-	-
Чрезвычайные расходы, тыс.руб.	-	-	285	-
Чистая прибыль(нераспределенная прибыль(убыток), тыс.руб.	+4604	+4921	+6697	+145,5

На основании таблицы 1, мы можем сказать, что в ООО "Рев-Строй" прибыль от продажи была получена в 2006 г и 2007 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2008 году 21822 тыс.руб.

От продажи прочей продукции получает убыток.

Суммы внереализационных расходов и доходов одинаковы, поэтому расходы перекрываются доходами.

Чрезвычайные расходы возникли только в 2008 г. и составили 285 тыс.руб.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что прибыль получена за счет, увеличения объемов реализации из- за увеличения закупочных цен на продукцию, увеличения качества производимой продукции, но растет себестоимость вследствие чего предприятие может в дальнейшем получить убытки.

Для анализа финансового состояния, большое значение имеют показатели их платежеспособности.

Платежеспособность - возможность за счет собственных средств погашать первоочередные финансовые обязательства. Различают текущую и ожидаемую платежеспособность.

Текущая платежеспособность - состояние собственных средств, которая бы обеспечила погашение срочных обязательств на определенную дату.

Ожидаемая платежеспособность - состояние платежей и готовность оплатить свои долги в ближайшее время.

Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств.

Для проведения анализа платежеспособности ООО "Рев-Строй" рассчитаем коэффициенты платежеспособности, данные отразим в таблице 2.

Таблица 2- Показатели платежеспособности ООО "Рев-Строй"

Показатели	Норм.значение	2006 г	2007 г	2008 г
Коэффициент абсолютной ликвидности	0,2-0,5	0,01	0,07	0,03
Коэффициент критической ликвидности	0,7-0,8	0,06	0,3	0,3
Коэффициент текущей ликвидности	> 2	1,04	3,26	3,82

Анализируя данные таблицы 2, можно сказать, что в ООО "Рев-Строй" коэффициент абсолютной ликвидности, показывает, что в 2006г только - 0,01 часть краткосрочной задолженности может быть, покрыта наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2007г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2008 г снизился и составил 0,03, то есть у ООО "Рев-Строй" есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении.

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «РЕВ-СТРОЙ»

2.1 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами ООО «Рев-Строй»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ООО "Рев-Строй" являются:

- приказ об утверждении  перечня лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы на хозяйственные нужды:

В ООО "Рев-Строй" издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы - 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах (Приложение)

- приказы о направлении  сотрудников в командировки (Приложение):

На основании служебного задания кадровая служба ООО "Рев-Строй" составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В ООО "Рев-Строй" форму N Т-9 используют при командировании одного, а форму N Т-9а - при командировании нескольких сотрудников организации.

В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет ООО "Рев-Строй", направившего сотрудника в командировку).

Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ООО "Рев-Строй". Сотрудники ООО "Рев-Строй", направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись.

Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ООО "Рев-Строй" 5 лет.

- командировочные удостоверения:

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ООО "Рев-Строй" выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в ООО "Рев-Строй" они составляют 700 рублей в сутки.

Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1.

В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале.

Например, на Зимина Виктора Михайловича - экспедитора, командированному в г. Магнитогорск на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06.

Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

- приходные кассовые ордера (КО-1):

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. 18

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер ООО "Рев-Строй". Отрывную квитанцию заверяют печатью ООО "Рев-Строй", регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет.

Так в ООО "Рев-Строй" на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись:

Дт сч. 50 Кт сч.51 - 200000-00 руб.

- поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

- расходные кассовые ордера (КО-2):

Для расходного кассового ордера в ООО "Рев-Строй" предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.18

Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО "Рев-Строй".

Ордер выписывается в одном экземпляре.

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО "Рев-Строй".

Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет.

На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.71 Кт сч.50 - 20000-00 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 - 12958-73

- выданы из кассы деньги  под отчет на лимитные сделки  и командировочные расходы Зимину  В.М.

- авансовые отчеты:

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник ООО "Рев-Строй" прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер ООО "Рев-Строй" проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ООО "Рев-Строй".

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

Пример: В бухгалтерии ООО "Рев-Строй" составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 2200-90. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 - 2200-90 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 1000-00.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 - 992-11 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 - 7-89 руб.

- Приказ по учетной  политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики ООО "Рев-Строй" в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет - 20 дней с момента выдачи.

- Журнал регистрации авансовых  отчетов.

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии.

Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ООО "Рев-Строй" первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

 

2.2 Учет расчетов с подотчетными  лицами

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.