Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

При расходовании наличных денег через подотчетное лицо на расчеты с юридическими лицами необходимо соблюдать устанавливаемый предел расчета наличными денежными средствами между организациями. Указанием Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" такой предел установлен в размере 60000 руб. За осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" налагается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа. При этом штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными денежными средствами, т.е. на покупателя.

С введением в действие гл.25 НК РФ расходов по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме, за исключением расходов, определенных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К невозмещаемым относятся расходы на обслуживание в барах, ресторанах и в номерах, за использование рекреационно-оздоровительными объектами. При условии их возмещения работнику на сумму, подлежащую возмещению, должны быть скорректированы расходы организации для целей налогообложения прибыли.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ при непредставлении налогоплательщикам документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Согласно приказу Минфина России № 49н при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в облагаемую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения, если она выплачена в размере, превышающем сумму 12 руб. в сутки.

В соответствии с п.6 Постановления Правительства Российской Федерации № 490 организация вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице на основании документа, подписанного двумя сторонами, а также заявки на бронирование отправленной почтовой, телефонной и иной связью, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от предприятия - заказчика услуги. В случае опоздания командированного работника с него кроме платы за бронирование взимается также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа оплатить бронь размещение физического лица в гостинице производится в порядке общей очереди. Согласно п.11 Инструкции № 62 командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки. Поскольку с 1 января 2002 г. плата за бронирование не нормируется в связи с отменой норматива оплаты расходов по проживанию, указанные расходы возмещаются командированному работнику в полном объеме при представлении документов, подтверждающих факт бронирования номера.

В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ суточные включаются в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией, и являются нормируемыми расходами. Нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 становлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные установлены в размере 100 руб.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров  между юридическими лицами, регламентирующих  их отношения, а именно договоров  купли-продажи, подряда, договоров на  оказание услуг и т.п. Реализация  товаров покупателю оформляется  накладной (иногда накладная с  подписями и печатями обеих  сторон выступает в качестве  договора купли-продажи). Реализация  работ (услуг) оформляется актом  сдачи-приёмки, составляемым в дополнение  к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег  по заключённому договору в  кассу организации-продавца оформляется  приходным кассовым ордером по  межведомственной форме КО-1. Покупателю  выдаётся квитанция к приходному  кассовому ордеру, которая заверяется  печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти  дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

К представительским расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание представителей  других организаций, участвующих  в переговорах, независимо от  места проведения указанных мероприятий;

- проведение официального  приема (завтрака, обеда или иного  аналогичного мероприятия) для указанных  лиц, а также официальных лиц  организации - налогоплательщика, участвующих  в переговорах;

- транспортное обслуживание  доставки этих лиц к месту  проведения представительского  мероприятия и (или) заседания руководящего  органа и обратно;

- буфетное обслуживание  во время переговоров;

- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во  время проведения представительских  мероприятий [34, с.39].

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий [35,с.44].

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период [35, с.52].

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

1.3 Экономическая характеристика  и результаты деятельности ООО «Рев-Строй»

Фирменное наименование общества: ООО «Рев-Строй». Официальное сокращенное наименование общества: ООО «Рев-Строй».

Юридический адрес нахождения общества: РФ, Приморский края, г. Владивосток. Целью деятельности общества является получение прибыли.

Общество с ограниченной ответственностью «Рев-Строй» образованно в 1992 году в г. Владивосток. Общество с ограниченной ответственностью «Рев-Строй» создано в соответствии с действующим на территории РФ законодательством, в частности, Гражданским Кодексом РФ, Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Уставом, утвержденным решением учредителей, от 14.02.2006 года.

С момента основания организация специализировалась на предоставлении генподрядных строительных работ на рынке г. Владивостока и Приморского края.

В 1999 г. Компания вводит в эксплуатацию цех по производству эффективного утеплителя - пенополистирол, а также пластиковых окон и стеклопакетов из профиля CONCH.

Основные цели предприятия:

Создание производственно-технической базы, выведение ее на эффективную производственную мощность;

Установление договорных отношений с партнерами;

Выпуск качественной продукции;

Оказание услуг в соответствии со спросом потребителей.

Для достижения установленных целей предприятие вправе заключать любые виды сделок, в том числе внешнеэкономические, направленные на формирование материально-технической базы.

Генподрядная строительная организация, работающая на рынке подрядных услуг с 1992 года во Владивостоке и Приморском крае выполнила и выполняет работы для следующих заказчиков: НПО Порт; ООО «Единая Европа Приморье»; ООО «ВМТП»; ООО «ДВМП»; отделение ДВЖД; Приморский банк Сбербанка РФ; ЗАО «Находкинский Нефтепорт»; ТОРУ ФМС РФ; ЗАО «Востоктелеком»; БМТ «Приморье» и другие.

За 15 лет компанией сданы в эксплуатацию следующие объекты: 14 этажный дом по ул. Тухачевского; 13 этажный дом с пристройкой по ул. Монтажная; столовая детского оздоровительного лагеря "Юнга"; здание консульства республики Корея; Магазин Иль Де Ботэ; Гостиница «STORY».

Девиз строительной компании ООО «Рев-Строй» - «Мы строим наш город!»

Компания производит пластиковые окна (ПВХ) и стеклопакеты из профиля CONCH. Основными преимуществами пластиковых окон являются:

- высокая теплозащита  и звукоизоляция;

- допустимый диапазон  температур (в градусах по Цельсию) от -50 до +50;

- не требуют утепления;

- не требуют специального  ухода;

- не нуждаются в покраске;

- долговечны;

- устойчивы к взлому.

Окна из ПВХ могут быть любой формы: квадратные, прямоугольные, арочные, стрельчатые, треугольные и даже круглые, как корабельные иллюминаторы, оконные и дверные рамы.

В соответствии с учредительными документами, предприятие может осуществлять следующие виды деятельности:

- розничная торговля;

- оптовая торговля;

- посреднические услуги  при купле-продаже запасных частей  к автомобилям.

Помимо основных видов деятельности Общество вправе осуществлять самостоятельно любую хозяйственную деятельность, не запрещенную Законом. Виды деятельности, перечень которых определяется Федеральными законами, общество может осуществлять только на основании специального разрешения (лицензии). Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, отражаемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему акционерами в счет оплаты акций. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести ответственность и исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Общество в праве в установленном порядке открывать банковские счета в валюте РФ и иностранной валюте на территории РФ и за ее пределами.

Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное название на русском (иностранном) языке и указание на место его нахождения. Общество имеет штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым обществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Общество может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации на условиях, не противоречащих антимонопольному законодательству, действующему на территории РФ, и в порядке, предусмотренном законодательными актами РФ. Общество вправе привлекать для работы китайских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы. Размеры и виды оплаты их труда. В период прохождения практики была изучена организационная структура предприятия. Штат предприятия укомплектован опытными специалистами в области промышленности, менеджмента качества, торговли. Общее число наемных работников составляет 16 человек.

Представим структуру общества в виде следующей схемы:

Рисунок 1. Структура аппарата управления ООО «Рев-Строй»

 

Как указано на рисунке 1 - в ООО «Рев-Строй» применяется линейная структура управления. Надо отметить, что для подобной организации такая структура довольно-таки характерна и выглядит обычно. При линейной структуре каждое стратегическое подразделение компании подчиняется в равной степени для всех работников непосредственно директору фирмы.