Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

1.1 Сущность и основы  расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства для выполнения определённых действий по поручению организации с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин "под отчёт"), в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами.

Перечень лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель предприятия. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, то есть работник должен вернуть деньги в этот же день (письмо ФНС России от 24 января 2007 г. № 04-1-02/704).

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

- под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

- под отчет на командировочные  расходы;

- в порядке возмещения  произведённых сотрудником из  личных средств расходов на  нужды организации (по решению  руководителя организации).

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационно-правовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации, введенный в действие Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные [26, с.115].

В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [15, с.53].

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой товарно-материальных  ценностей, расходы по которым  учитываются в составе заготовительно-складских  расходов и включаются в состав  затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ  капитального характера, расходы  по которым учитываются в составе  прочих капитальных затрат и  включаются в инвентарную стоимость  объекта строительства;

- подготовкой и повышением  квалификации работников, расходы  по которой учитываются в составе  сметы на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет акции, расходы  по которой относятся к служебным  командировкам и учитываются  в составе сметы на общехозяйственные  нужды;

- другими аналогичными  нуждами 33, с. 114.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К непроизводственным командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется  в пути или имеет разъездной  характер согласно ст. 166 ТК РФ, - водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и др.;

- поездки работников, выполняющих  работы по гражданско-правовым, а  не трудовым договорам, связанные  с выполнением работ по заключенным  гражданско-правовым договорам подряда, комиссии, перевозки и иным договорам  возмездного оказания услуг.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования, кроме такси, к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам (за исключением работников бюджетных учреждений) 11, с.13.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями 21, с.126.

В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы включаются в состав прочих расходов организации, связанных с производством и (или) реализацией.

Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без каких-либо ограничений.

В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Существует особый порядок направления работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс (в ред. от 27.04.2006 № 32-ФЗ), положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы [4].

Командированному работнику оплачиваются:

- суточные;

- расходы по найму жилого  помещения;

- расходы по проезду  к месту командировки и обратно;

- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские  и аэродромные сборы и т. д.).

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах только в пределах установленных норм. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Законом разрешено составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3) и обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3) [5] .

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма в налоговом учете включается в состав прочих расходов. Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или Т-9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 .01. 2006 г. № 1.

Если срок командировки - один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать. О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией.

Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т. д.).

Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

- расходы по проезду  на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;

- разовые проездные билеты  на городской транспорт;

- расходы на провоз  багажа (например, той или иной  аппаратуры, которая может понадобиться  работнику).

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются.

Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются.

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника. Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6).

Если работнику суточные выплачиваются, то ему в обязательном порядке должно быть выдано командировочное удостоверение.

Если работник находится в командировке, однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. В этом случае организация должна возместить работнику:

- суточные;

- расходы на наем жилого  помещения.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п. 13 ПБУ 10/99).

Работник отправлен в командировку в пределах России и в этот момент заболел, то после того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные. Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают. Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает - их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.