Регламентация делопроизводственных процессов в организации

Заключение

 

В ходе прохождения практики в Администрации  г. Саратова, приемной заместителя главы администрации по городскому хозяйств, были получены практические знания и улучшены такие навыки, как умение составлять и оформлять управленческие документы и работать с организационными нормативными документами.

В ходе прохождения практики была проанализирована система документооборота, существующая в организации, и выявлены некоторые недостатки в ее функционировании. В частности, рекомендовано в большей степени применять электронную систему документооборота, основные преимущества которого:

-повышение производительности компании - поиск нужных документов и информации занимает значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством;

-мгновенный доступ к актуальной информации - способность быстро и легко находить последние версии документов;

- уменьшение ошибок типа "человеческий фактор" , при бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

-уменьшение материальных издержек - увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

- улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации.

- коллективная работа с документами - автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

 

- сокращение потребности в дополнительном персонале

- снижение расходов на хранение документов - законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

- защита документов от повреждений - снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.

В ходе прохождения практики, был получен опыт выявления системы документации, применяемые в конкретной организации и проектирования бланков и унифицированных форм документов. За две недели на месте прохождения практики смогла научиться работать, как в традиционных, так и в автоматизированных системах делопроизводства, классифицировать и систематизировать документы на стадии их делопроизводственного хранения и использовать современные методы рационализации ДОУ для решения задач профессиональной деятельности.

Были поставлены следующие задачи, которые успешно решены в ходе прохождения практики:

- реализация в процессе практики  следующих компетенций: владеть  способностью к саморазвитию, повышению своей квалификации и мастерства, владеть способностью использовать теоретические знания и методы исследования на практике;

- формирование профессионального  интереса, чувства ответственности  и уважения к выбранному направлению  подготовки;

- практическое освоение технологии  документирования управленческой  деятельности и работы с документами;

- выработка навыков самостоятельного  анализа системы ДОУ в организации.

 

 

 

Приложение №1

		УТВЕРЖДАЮ Заместитель руководителя аппарата администрации МО «Город Саратов» ______________________В.С. Крета «____»___________________20___ г.

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного  специалиста

сектора обеспечения деятельности главы администрации

муниципального  образования «Город Саратов» и заместителей главы

администрации управления материально-технического обеспечения

1. Общие положения

1.1. Должность главного специалиста сектора обеспечения 
деятельности главы администрации муниципального образования «Город 
Саратов» и заместителей главы администрации управления материально- 
технического обеспечения администрации муниципального образования 
«Город Саратов» (далее по тексту - главный специалист сектора) относится к 
группе старших должностей муниципальной службы.

1.2. Квалификационные требования:

Среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности, без предъявления требований к стажу.

1.3. Профессиональные знания:

1.3.1. Главный  специалист сектора должен знать:

- Конституцию Российской Федерации;

• федеральные конституционные законы, федеральные законы, нормативные правовые акты области, применительно к исполнению должностных обязанностей;
• законодательство о местном самоуправлении в Российской Федерации;
• законодательство о муниципальной службе в Российской Федерации и Саратовской области;
• Устав муниципального образования «Город Саратов»;
• муниципальные     правовые     акты,     регулирующие     служебную деятельность;

- требования к служебному поведению муниципального служащего, а 
также ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой;

- Инструкцию    по    работе    с    документами    в    администрации муниципального образования «Город Саратов»;

- Правила     внутреннего     трудового    распорядка    администрации муниципального образования «Город Саратов».

1.3.2. Главный специалист сектора  должен обладать профессиональными  знаниями и навыками, установленными  Законом Саратовской области  от 2 августа 2007 года № 157-ЗСО  «О некоторых вопросах муниципальной  службы в Саратовской области».

1.4. Схема взаимодействия:

1. Главный специалист непосредственно подчиняется заведующему сектором обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования «Город Саратов» и заместителей главы администрации управления материально-технического обеспечения.
2. Главный специалист сектора в процессе работы взаимодействует с органами государственной власти Саратовской области, Саратовской городской Думой, отраслевыми (функциональными) и территориальными подразделениями администрации муниципального образования «Город Саратов».
5. Главный специалист сектора назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой администрации муниципального образования «Город Саратов» в соответствии с действующим законодательством.
6. Главный специалист сектора в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Саратовской области, правовыми актами Саратовской области, Уставом муниципального образования «Город Саратов», муниципальными правовыми актами муниципального образования «Город Саратов», настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

Главный специалист сектора  в соответствии с возложенными на него обязанностями:

2.1. Принимает  участие в разработке нормативных  и аналитических материалов по вопросам городского хозяйства муниципального образования «Город Саратов».

2.2. Оказывает, в пределах своей компетенции, организационно- 
методическую и практическую помощь отраслевым (функциональным) 
подразделениям администрации муниципального образования «Город 
Саратов», подведомственных заместителю главы администрации 
муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.

2.3. Осуществляет обобщение для заместителя главы администрации 
муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству материалов, поступающих от подведомственных ему отраслевых 
(функциональных) подразделений администрации муниципального 
образования «Город Саратов».

4. Контролирует подготовку и проведение городских мероприятий с участием отраслевых (функциональных) и территориальных подразделений администрации муниципального образования «Город Саратов», подведомственных заместителю главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.
5. Осуществляет контроль за исполнением поручений заместителя главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству подведомственными ему отраслевыми (функциональными) и территориальными подразделениями администрации муниципального образования «Город Саратов».
6. Рассматривает вопросы планирования, подготовки и проведения совещаний, организаций мероприятий с учетом заместителя главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.

2.7. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением 
отраслевых  (функциональных) подразделений администрации муниципального образования «Город Саратов», подведомственных заместителю главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству проектов муниципальных правовых актов города Саратова на заседания Саратовской городской Думы и ее постоянных комиссий, коллегий и постоянно действующих совещаний при главе администрации муниципального образования «Город Саратов».

2.8. Осуществляет подготовку необходимых документов для участия 
заместителя главы администрации муниципального образования «Город 
Саратов» по городскому хозяйству в работе комиссий, советов и рабочих групп в соответствии с муниципальными правовыми актами города в пределах своей компетенции.

2.9. Осуществляет подготовку необходимых документов для участия 
заместителя главы администрации муниципального образования «Город 
Саратов» по городскому хозяйству в совещаниях, проводимых Правительством Саратовской области.

2.10. Участвует в организации и проведении на территории города 
массовых мероприятий, праздников, благотворительных марафонов и др.

2.11. Обеспечивает сроки согласования  заместителем главы администрации  муниципального образования «Город  Саратов», курирующим соответствующие вопросы, исполненных документов.

3. Должностные права

Главный специалист сектора вправе:

3.1. Запрашивать  от структурных подразделений  администрации муниципального образования «Город Саратов», руководителей муниципальных унитарных предприятий, учреждений информацию об исполнении нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и Саратовской области, муниципальных правовых актов муниципального образования «Город Саратов», а также другие необходимые для оперативной работы заместителя главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству материалы и документы.

3.2. Взаимодействовать с руководителями и специалистами отраслевых 
(функциональных) и территориальных подразделений администрации 
муниципального образования «Город Саратов» для решения 
организационных вопросов, возникающих в процессе выполнения 
оперативных поручений заместителя главы администрации муниципального 
образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.

3.3. Пользоваться информационными системами (базами данных) 
администрации муниципального образования «Город Саратов» и ее 
отраслевых (функциональных) и территориальных подразделений 
администрации муниципального образования «Город Саратов» для 
своевременного информирования заместителя главы администрации 
муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству по всем необходимым вопросам.

4. Ответственность

Главный специалист сектора несет  ответственность за:

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
2. Нарушение сроков выполнения данных ему поручений заместителем главы администрации муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.
3. Нарушение требований Инструкции по работе с документами в администрации муниципального образования «Город Саратов».
4. Нарушение норм служебной, профессиональной этики и правил делового поведения в соответствии с общими принципами служебного поведения муниципальных служащих.

4.5. Нарушение дисциплины труда в соответствии с Правилами 
внутреннего трудового распорядка администрации муниципального 
образования «Город Саратов».

4.6. Обеспечение сроков  согласования заместителем главы  администрации муниципального образования  «Город Саратов», курирующим соответствующие вопросы, исполненных документов.