Регламентация делопроизводственных процессов в организации

Рассмотренные главой администрации  документы возвращаются в канцелярию, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение (см. приложение 3).

Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются  под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение главе администрации и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем  на специальном бланке или в журнале  и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. Поступающие  оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией администрации города в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 .

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Виды документов, информация которых  передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству администрации города с учетом функционирующих в администрации технических средств.

Телеграммы, составляемые в администрации  города, принимаются сотрудниками отдела завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.

Передача информации с помощью  телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия их содержания действующему законодательству, а затем - в управление делами, где осуществляет контроль над правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись главе администрации или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Копии подписанных главой администрации  распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем  документооборота показывает загруженность  всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется  обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно

Ежедневно в приемную заместителя главы администрации по городскому хозяйству поступает:

   около 40 -50 обращений.

35-40 служебные (различные предприятия,  дума).

Из обращений – половина из них  идет с контролем. Служебные остаются на контроле кроме телефонограмм, предложений, совещаний.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа  учитываются:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или  лицам, то с него снимается копия  или устанавливается очередность  исполнения.

Состав реквизитов регистрации ведется строго по типовой  инструкции по делопроизводству.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта  создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Основной состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости  от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др

 

В администрации применяются  две формы  регистрации документов:

• карточная
• автоматизированная

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• справочные, контрольно-справочные;
• картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании  автоматизированной формы регистрации  сведения о документе вводятся в  электронную регистрационно-контрольную  карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд  существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может  самостоятельно разработать программу  для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Таким образом, мы видим, что на настоящий момент  в организации внедрена как бумажная, так и электронная система документооборота. Виды документов, информация которых передается по каналам электронной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству администрации города с учетом функционирующих в администрации технических средств. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольных формах. Однако нужно отметить, что скорость обращения документации существенно снижена из-за наличия бумажной картотеки и необходимости наличия специальных знаний у сотрудников, для распределения входящей документации, поскольку имеет место «ручной» разбор каждого входящего документа. В связи с этим, организации необходимо уменьшать долю бумажного документооборота, максимально переходя к электронной регистрации документов, что позволит повысить производительность службы делопроизводства, исключить «человеческий» фактор, существенно снизить расходы организации.