Регламентация делопроизводственных процессов в организации

4. Пункт 9 части 1 статьи 6 настоящего  Устава муниципального образования «Город Саратов» вступает в силу в сроки, установленные федеральным законом, определяющим порядок организации и деятельности муниципальной милиции.

5. Считать утратившими силу с  1 января 2006 года:

5.1. Устав города Саратова, принятый  на городском референдуме 22 декабря  1996 года.

5.2. Решение Саратовской городской  Думы от 28.09.2000 N 47-491 «О внесении  изменений и дополнений в Устав  города Саратова».

5.3. Решение Саратовской городской  Думы от 11.04.2002 N 20-180 «О протесте  прокурора города Саратова на  Устав города Саратова»,

5.4. Решение Саратовской городской  Думы от 15.07.2003 N 36-323 «О внесении  изменений и дополнений в Устав  города Саратова».

5.5. Решение Саратовской городской  Думы от 28.06.2005 N 59-571 «Об Уставе  города Саратова».

5.6. Решение Саратовской городской  Думы от 08-11.11.2005 N 64-632 «О внесении  изменений и дополнений в решение  Саратовской городской Думы от 28.06.2005 N 59-571 «Об Уставе города  Саратова».

6. Решения Саратовской городской  Думы в части, не противоречащей  настоящему Уставу, действуют до  принятия соответствующих решений.

7. Настоящее решение вступает  в силу со дня его опубликования.

8. Контроль за исполнением настоящего  решения возложить на постоянную комиссию по местному самоуправлению, вопросам социальной сферы, законности, защите прав населения.

1. Администрация города является  исполнительно-распорядительным органом  местного самоуправления города, наделенным настоящим Уставом  полномочиями по решению вопросов  местного значения и полномочиями  для осуществления отдельных  государственных полномочий, переданных  органам местного самоуправления города федеральными законами и законами Саратовской области.

2. Администрацией города руководит  глава администрации муниципального образования «Город Саратов», именуемый по тексту настоящего Устава «глава администрации города», на принципах единоначалия.

3. Администрация города обладает  правами юридического лица.

4. Администрация города осуществляет  свою деятельность в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Саратовской области, настоящим Уставом, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации города.

5. Администрация города обеспечивает  исполнение полномочий главы  администрации города.

6. Администрация города разрабатывает  и утверждает схему размещения нестационарных торговых объектов.

Статья 34. Структура администрации  города

1. Структура администрации города - это перечень структурных подразделений и схема подчиненности (распределение полномочий по общему руководству структурными подразделениями между высшими должностными лицами администрации города).

2. Структура администрации города  утверждается городской Думой  по представлению главы администрации  города. В структуру администрации  города могут входить отраслевые (функциональные) и территориальные подразделения администрации города.

3. Отраслевые (функциональные) и территориальные  подразделения администрации города  с правами юридического лица  учреждаются решениями городской  Думы с одновременным утверждением  Положений о них.

4. Функции и порядок деятельности  структурных подразделений администрации города, не являющихся юридическими лицами, определяются Положениями об этих подразделениях, утверждаемыми главой администрации города.  

См. Инструкцию о порядке разработки, утверждения и хранения Положения об  отдельном структурном подразделении администрации города Саратова,  утвержденную постановлением главы администрации г. Саратова от 14 марта  2007 г. N 145

5. Руководители подразделений администрации  города по доверенности главы администрации города могут заключать договоры, соглашения, открывать счета в банках.

6. Должностные инструкции сотрудников  администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных  подразделений утверждаются руководителем соответствующего подразделения администрации города.

7. Финансирование администрации  города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных подразделений осуществляется в соответствии с утвержденным городской Думой бюджетом города.

Статья 35. Глава администрации города

1. Глава администрации города  назначается на должность по  контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности. Контракт с главой администрации города заключается на срок полномочий городской Думы, принявшей решение о назначении лица на должность главы администрации города (до дня начала работы городской Думы нового созыва), но не менее чем на два года.

2. Порядок проведения конкурса  на замещение должности главы  администрации города устанавливается городской Думой.

3. Контракт с главой администрации  города заключает глава муниципального  образования.

 

Должностная инструкция

главного  специалиста

сектора обеспечения  деятельности главы администрации

муниципального  образования «Город Саратов» и заместителей главы

администрации управления материально-технического обеспечения

 

Утверждено заместителем руководителя аппарата администрации МО «Город Саратов»

Содержит:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Должностные права;
4. Ответственность;

Гриф  утверждения заверен печатью  организации; необходимые реквизиты  проставлены.

 

При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих стандартов. Макеты бланков документов разрабатываются в общем отделе и представляются на утверждение руководителю аппарата администрации. При необходимости разрабатывается макет бланка документа и утверждается руководителем аппарата администрации. Составление бланков происходит на белой бумаге формата А4. Использование ксерокопии бланков запрещается.

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Виды  обращений:

- предложение

- заявление

- жалоба

- петиция

- ходатайство

Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

Ходатайство – письменное обращение гражданина с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих

Петиция – коллективное обращение граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

письменные

    устные

 коллективные

индивидуальные

  Обращения граждан:

Требования к письменному обращению:

1. Наименование государственного органа (органа местного самоуправления) или ФИО соответствующего должностного лица (должность соответствующего лица);
2. ФИО составителя обращения;
3. Почтовый адрес составителя (или адрес, по которому должен быть направлен ответ);
4. Изложение сути предложения, заявления, жалобы;
5. Личная подпись;
6. Дата;
7. Подтверждающие документы (при необходимости).

 

Технология работы с обращениями  включает:

- прием граждан

- прием и первичную обработку  письменных обращений

- регистрацию обращений

- направление обращений на рассмотрение

- уведомление заявителя о направлении  обращения в другие учреждения  и о дополнительном расследовании 

- контроль за сроками исполнения  документов и выполнением принятых  по ним решений

- информационно-справочную работу  по обращениям

- извещение заявителя о вынесенных  решениях с одновременным (в  случае необходимости) направлением решений для исполнения в соответствующие органы

- группировку в дела и текущее  хранение обращений

- анализ поступивших обращений

Обращение подается непосредственно  в тот орган, в компетенцию  которого входит решение изложенных вопросов. Переадресация жалоб в орган, действия (бездействие) которого обжалуются, запрещается.

Срок регистрации письменного  обращения – 3 дня.

Срок переадресации обращения  и уведомления заявителя – 7 дней со дня регистрации.

 

Итак, мы видим, что технология документирования и  организации документационного обеспечения управления ведется сразу в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. На настоящее время технология работы с документацией включает в себя прием и первичную обработку документа, его регистрацию, дальнейшее направление на рассмотрение, обратную связь с заявителем, контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений, группировку в дела, текущее хранение и анализ документации.

При этом основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. В идеале необходимо достижение полностью унифицированной системы документации - это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие системы и предназначенные для использования всей организацией.

 

Организация и технология работы с документами

Движение документов в администрации  города с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними в администрации города регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам.

При применении в администрации  города электронного документооборота разрабатываются этапы движения документов. Использование этапов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в администрацию города.

Доставка документов в администрацию  города осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической  связи.

С помощью почтовой связи в администрацию  города доставляется письменная корреспонденция  в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка  документов осуществляются работником канцелярии - главным специалистом экспертом. Конверты с документами  вскрываются (за исключением конвертов  с пометкой "Лично"), проверяется  правильность доставки, целостность  упаковки документов. На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

Документы, адресованные главе администрации, а также без указания конкретного  лица или структурного подразделения  предварительно рассматриваются, затем направляются главе администрации или в соответствующее подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.