Регламентация делопроизводственных процессов в организации

 

 

Содержание

 

 

1. Введение………………………………………………………….…3
2. Регламентация делопроизводственных процессов в  организации ………………………………………………………………………7
3. Технология документирования управленческой деятельности ………………………………………………………………………11
4. Организация и технология работы с документами …………………………………………………………………….18
5.    Заключение ……………………..……………………………….27
6.    ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Местом прохождения практики является Администрация г.Саратова, приемная заместителя главы администрации по городскому хозяйству.

Юридический адрес: 410028 г. Саратов Соборная площадь, 3 Телефон: 23-18-50 Факс: 23-47-17.

 

Цель практики -  реализация полученных теоретических знаний на практике, обеспечение непрерывности и последовательности овладения студентами профессиональной деятельностью, формами и методами работы, приобретение профессиональных навыков, необходимых для дальнейшей трудовой деятельности по профилю, воспитание исполнительской дисциплины и умения самостоятельно решать проблемы, возникающие в деятельности конкретной организации.

 

Задачи практики:

- реализация в процессе практики  следующих общекультурных и профессиональных компетенций: владеть способностью к саморазвитию, повышению своей квалификации и мастерства (ОК-7), владеть способностью использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

- формирование профессионального  интереса, чувства ответственности  и уважения к выбранному направлению подготовки;

- практическое освоение технологии  документирования управленческой  деятельности и работы с документами;

- выработка навыков самостоятельного  анализа системы документационного  обеспечения управления в организации.

 

В результате прохождения  учебной практики получить следующие практические навыки:

- уметь составлять и оформлять управленческие документы;

- знать и уметь работать  с организационными нормативными  документами, устанавливающие правила  создания и оформления документов, деятельности службы ДОУ организации;

- уметь выявлять системы  документации, применяемые в конкретной  организации;

- уметь проектировать  бланки и унифицированные формы  документов;

- уметь работать на  различных участках службы ДОУ  в традиционных и автоматизированных системах;

- уметь классифицировать  и систематизировать документы  на стадии их делопроизводственного хранения;

- уметь работать, как в  традиционных, таки и в автоматизированных  системах делопроизводства;

- использовать современные  методы рационализации ДОУ для  решения задач профессиональной  деятельности.

 

Приемная состоит из заместителя главы администрации и специалистов, которые работают со входящей, исходящей корреспонденцией. Главный специалист работает под руководством заместителя главы администрации.

Должность главного специалиста сектора  обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования «Город Саратов» и заместителей главы администрации управления материально-технического обеспечения администрации муниципального образования «Город Саратов» (далее по тексту - главный специалист сектора) относится к группе старших должностей муниципальной службы.

Главный специалист непосредственно  подчиняется заведующему сектором обеспечения деятельности главы администрации муниципального образования «Город Саратов» и заместителей главы администрации управления материально-технического обеспечения.

Главный специалист в процессе работы взаимодействует с органами государственной власти Саратовской области, Саратовской городской Думой, отраслевыми (функциональными) и территориальными подразделениями администрации муниципального образования «Город Саратов».

Главный специалист сектора вправе:

• Взаимодействовать с руководителями и специалистами отраслевых 
  (функциональных) и территориальных подразделений администрации 
  муниципального образования «Город Саратов» для решения 
  организационных вопросов, возникающих в процессе выполнения 
  оперативных поручений заместителя главы администрации муниципального 
  образования «Город Саратов» по городскому хозяйству.
• Пользоваться информационными системами (базами данных) 
  администрации муниципального образования «Город Саратов» и ее 
  отраслевых (функциональных) и территориальных подразделений 
  администрации муниципального образования «Город Саратов» для 
  своевременного информирования заместителя главы администрации 
  муниципального образования «Город Саратов» по городскому хозяйству по всем необходимым вопросам.

 

 

Рис. 1 Структура подразделения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Регламентация делопроизводственных процессов в организации

 

Существует три формы  организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. Форму организации выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состав структурных подразделений.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является  централизация, поскольку она позволяет: В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов.

В организационных  задачах, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных  документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

В своей деятельности администрация  района руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Саратовской области, нормативными правовыми актами Саратовской области, Уставом муниципального образования "Город Саратов", настоящим Положением и иными муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Саратов".

В целях реализации прав граждан  на осуществление местного самоуправления администрация района содействует организации и деятельности на территории района различных форм самоуправления граждан, в том числе территориального общественного самоуправления, в соответствии с действующим законодательством и решениями городской Думы, регулирующими вопросы организации и осуществления территориального общественного самоуправления в муниципальном образовании "Город Саратов".

Положение об администрации  г. Саратова состоит из 4разделов.

1. общие положение;
2. задачи администрации;
3. полномочия;
4. организация деятельности.

 

Задачи администрации

Основными задачами администрации района, связанными с решением вопросов местного значения, являются:

• Участие в формировании, исполнении бюджета города и контроле над исполнением бюджета города.
• Владение, пользование имуществом, находящимся в муниципальной собственности.
• Участие в организации в границах района электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом.
• Участие в дорожной деятельности в отношении автомобильных дорог местного значения в границах района, а также осуществлении иных полномочий в области использования автомобильных дорог и осуществлении дорожной деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
• Участие в обеспечении малоимущих граждан, проживающих в районе и нуждающихся в улучшении жилищных условий, жилыми помещениями в соответствии с жилищным законодательством, в организации строительства и содержания муниципального жилищного фонда, создании условий для жилищного строительства.
• Участие в обеспечении первичных мер пожарной безопасности.
• Организация сбора и вывоза, утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов.
• Организация благоустройства и озеленения территории района.
• Организация освещения улиц, установки указателей с названиями улиц и номерами домов.

Иные задачи администрации района, связанные с решением вопросов местного значения:

• Участие в создании условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения.
• Участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.
• Участие в организации мероприятий по охране окружающей среды.
• Участие в создании условий для обеспечения жителей района услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания.
• Участие в обеспечении условий для развития на территории района физической культуры и массового спорта, в организации проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий.
• Создание условий для массового отдыха жителей района и организация обустройства мест массового отдыха населения.
• Участие в организации и осуществлении мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на территории района.
• Участие в осуществлении мероприятий по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья.
• Участие в создании условий для расширения рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, в содействии развитию малого и среднего предпринимательства.

 

Таким образом, мы видим, что основными  документами, регламентирующими деятельность организации, являются Конституция Российской Федерации, Устав  Саратовской области и Уставом муниципального образования "Город Саратов. Служба делопроизводства имеет централизованную форму организации, состоит из заместителя главы администрации, главного специалиста и специалистов, которые работают со входящей, исходящей корреспонденцией. Наиболее важным документом, закрепляющим правовой статус работников службы делопроизводства, является Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции, которые разработаны на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор) и фиксируют распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

 

 

 

 

 

 

Технология документирования управленческой деятельности.

 

Организационно  правовые документы – это основа деятельности организации. Они содержат положения, базирующиеся на нормах административного права и обязательны для исполнения.

Они определяют статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной  состав, функции организации в  целом, ее подразделения и должностных  лиц, а также их права, обязанности  и ответственность.

Документы утверждаются либо руководителем лично, либо его  распорядительным документом.

С точки зрения срока действия организационно правовые документы являются бессрочными.

Устав

Устав – это  организационно-правовой документ содержащий правила, которые регулируют деятельность организации, взаимоотношения с  другими организациями и гражданами.

В соответствии с Федеральным законом  от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации» Саратовская городская Дума решила:

1. Принять Устав муниципального  образования «Город Саратов» (прилагается).

2. Настоящий Устав муниципального  образования «Город Саратов»  вступает в силу после государственной  регистрации, после его опубликования,  но не ранее 1 января 2006 года, за  исключением положений, установленных  настоящим решением.

3. Статьи 11, 23, 30, 31, 35, 36 настоящего Устава  муниципального образования «Город Саратов» вступают в силу после его государственной регистрации, после его опубликования и применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в силу требований части 2 статьи 84 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».