Разновидности деловых писем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поздравление  личного характера:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поздравительные письма в адрес новых (потенциальных) партнеров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поздравительные письма в адрес зарубежных партнеров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• С Днем защитника Отечества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поздравление  личного характера:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• С Международным женским днем 8 марта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Поздравления  личного характера:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Краткие поздравления на фирменной продукции  и рекламной атрибутике:

• Счастливого Нового года и Рождества!
• Будьте счастливы в новом году!
• Счастья в новом году и веселого Рождества!
• Успехов и радости в новом году!
• Будьте здоровы! Живите богато!
• Счастья и благополучия в новом году!
• Удачи и любви в наступающем году!
• Мира и тепла в новом году!
• Любви и радости в новом году!
• Успехов и здоровья в будущем году!
• Радости и добра! С Новым годом!

Письмо-ответ на поздравление – письмо, составляемое как ответ на поздравления в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации

Выражение благодарности за поздравление по случаю дня рождения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выражение благодарности по случаю юбилейной  даты дня рождения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выражение благодарности по случаю поздравления с юбилеем компании

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-рекламация (претензионное  письмо) – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре.

Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения  условий договора.

Как правило, претензии  предъявляются:

• В отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента;
• В отношении количества товара. Если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах;
• В отношении сроков поставки, если они нарушены (причем это может касаться как задержки срока исполнения, так и исполнения досрочно);
• В отношении упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара;
• В отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов;
• В отношении других условий контракта.

 

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма и должна содержать следующие  сведения:

• Основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• Предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• Доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• Конкретные требования составителям претензии (требования замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков  др.)

 

Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно сослаться не только на конкретные обязательства договора, которые  были нарушены, но и дать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований.

Если составитель претензии  требует от виновной стороны возмещения

 

 

 

убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (возможно, в качестве приложения). Из текста претензии должно быть четко понятно: кто, почему и чего хочет.

Если претензия предъявляется  в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости, уплаченной за недопоставленный товар. Если претензия касается качества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара или скидки с цены товара. Покупатель может предложить продавцу самому устранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатить покупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняются покупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимость ремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой его другим, возмещаются за счет продавца.

Если претензия обоснована, продавец будет вынужден:

• заменить дефектный товар новым;
• допоставить недостающий товар;
• сделать процентную скидку со стоимости товара;
• уплатить денежный штраф.

 

Претензия должна составляться в корректной форме, она может  быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений  покупателя претензия может содержать  предупреждение о последующем обращении  в арбитражный суд за защитой  своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии  и имеющих полную доказательную  силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. Приложениями к претензии могут быть такие документы. Как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., в зависимости от предмета претензии.

Организация, получившая претензию, должна дать на неё ответ  также в письменной форме, заказным письмом или телеграммой. В настоящее  время установлен срок на рассмотрение претензии – один месяц. В течение этого времени нужно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии её к рассмотрению. Если претензия принимается к рассмотрению, необходимо сообщить срок принятия решения по претензии.

В случае если претензия  отклоняется полностью или частично, излагаются мотивы отказа со ссылкой на нормативные или иные документы, которые могут его обосновать. В этом случае к ответу на претензию  прилагаются копии документов, обосновывающие полный или частичный отказ.

Если претензия удовлетворяется, покупателю направляют ответ, в котором сообщают о признании претензии и способе её удовлетворения.        

 

Если удовлетворение претензии связано с денежной выплатой, сообщают размер выплаченной  суммы, дату и номер платежного поручения.

Сообщения информационного характера, связанные с рассмотрением претензий, часто направляются по факсу.

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-рекламациях:

«Направляем Вам претензию  на …»;

«Предъявляем Вам претензию (рекламацию в связи с …»;

«Высылаем Вам акт экспертизы от … № …, из которого следует, что…»;

«Наш заказчик предъявляет Вам  претензию (рекламацию) в отношении качества…»;

«В партии товара, отгруженной… обнаружена недостача…»;

«При приемке товара, поступившего  (дата) по накладной № … была установлена  недостача…»;

«Мы официально заявляем Вам рекламацию на…»,

«Заявляем Вам рекламацию…»,

«Мы предъявляем претензию по качеству товаров…»,

«На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к…»,

 

 

«В соответствии с договором… Вами нарушен пункт №…»,

«В связи с вышеизложенным Вам  начислен штраф за…»,

«К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…»,

«К сожалению, мы должны сообщить Вам…»,

«Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам…»,

«… в противном случае к Вам  будут предъявлены штрафные санкции»,

«… в противном случае дело будет  передано в арбитражный суд».

 

В конце текста используются выражения:

«В соответствии с  вышеизложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить  нам новую партию товара; допоставить  недостающий товар; возместить стоимость  поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены; перечислить на наш расчетный счет сумму в …; компенсировать расходы в сумме ….и т.п.»

 

 

Претензия подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и заверяется печатью.

Пример  претензионного письма:

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.