Разновидности деловых писем

 

 

Стандартные тексты писем-предложений:

«Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент  выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим

 

 

постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять  эти скидки, поэтому рекомендуем  оформить Ваш заказ в течение  текущего месяца»

Пример письма-предложения:

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример  письма-предложения:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо–ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо–запрос или предложение. Ответ может быть положительным и отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал  автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно.

 

Не следует ссылку на поступившее  письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от ……№ ….»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме (На № ____ от __________).

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах:

«Сообщаем Вам …»,

«Извещаем Вас …»,

«На ваш запрос сообщаем  и ставим вас в известность…»,

«К сожалению мы не можем…»,

«к нашему большому сожалению…»,

«К нашему взаимному удовлетворению…»,

«На ваше предложение сообщаем…»,

«На ваш запрос направляем Вам…».

 

Стандартные тексты положительных писем-ответов:

«Мы согласны внести следующее изменение  в контракт № 9243-02 от 12.09.2010:

пункт 7.3. Зубчатая муфта  НК – Р8, чертеж 26988-649».

 

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с …».

 

Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность  общения между партнерами. В связи  с этим в служебных письмах  рекомендуется избегать прямого  отказа.

 

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

 

 

 

 

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах:

«С сожалением сообщаем Вам, что  мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам…».

«В связи с…наша компания не может  …»;

 

Стандартные тексты писем-отказов:

«Благодарим за Ваше предложение  дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических  щитов управления.

Однако мы считаем  названную Вами цену слушком высокой. Кроме того, условия платежа, к  сожалению, для нас неприемлемы.

Мы готовы вернуться  к Вашим предложениям, если Вы сочтете  возможным внести в них соответствующие  изменения»

 

или

 

«Благодарим за согласие принять участие в совещании по вопросу строительства мусороперерабатывающего завода. На совещании предполагается обсудить следующие вопросы:

• возможность выделения земельного участка для завода;
• получение инвестором гарантий от Министерства финансов РФ или одного из банков на погашение кредита»

 

 

Ответом на коммерческий запрос может быть:

• письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя.
• письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре,
• отказ в рассмотрении запроса.

 

В случае, если составляется отказ, этика  деловых отношений требует, прежде всего, выразить благодарность за заказ, затем – объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например:

 

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, в связи с … ваш заказ не может быть принят к рассмотрению (исполнению)»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен  только на условиях…»;

«Благодарим Вас за запрос на поставку… К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее…Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки».

 

 

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существующим условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:

 

«Благодарим Вас за сделанное  предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на …»,

«Принимаем Ваше предложение на …»,

«Подтверждаем Вас за предложение на …, однако, в настоящее  время мы не заинтересованы в закупке  данного товара».

 

Пример  письма-ответа на письмо-предложение:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может  быть инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может  начинаться с обоснования или  непосредственно с изложения  сообщаемой информации.

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-сообщениях:

«Сообщаем Вам, что…»

«Доводим до Вашего сведения, что…»

«Считаем необходимым  поставить Вас в известность  о…»

«Извещаем Вас о…»,

«На Ваше… сообщаем, что…»,

«Сообщаем к Вашему сведению, что …»,

«Нам приятно сообщить Вам, что…»,

«С радостью сообщаем Вам, что…»,

«Настоящим сообщаем, что…»,

«В продолжение наших… сообщаем наше…»,

«На обращение …сообщаем…»,

«Ставим Вас в известность, что…»,

«Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что…»,

«Уполномочен поставить  Вас в известность, что…»,

«Извещаем…»,

«Довожу до вашего сведения»,

«В ответ на Ваше письмо…»,

«В дополнение к нашему письму…»,

«На основании вышеизложенного  считаем необходимым…», 
«Установлено, что в период с …. по ….»,

«Сообщаем, что по состоянию  на ….».

 

 

 

 

 

 

 

Письмо–подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в  тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов.

 

Ключевой языковой формулой  этой разновидности писем является глагол «Подтверждаю».

 

Стандартные фразы, используемые в гарантийных  письмах:

«Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие на…)»,

«Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…»

«Подтверждаем намерения…»

«С благодарностью подтверждаем получение материалов…»

 

Письмо–подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

 

Пример  письма-подтверждения:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщается сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и  управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные положения законодательных  и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем  информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Пример информационного письма:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврата кредита и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др. Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

 

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем  организации и главным бухгалтером  и удостоверяются печатью организации.

 

Стандартные фразы, используемые в гарантийных  письмах:

«Возврат кредита гарантируем…»,

«Гарантируем возврат  кредита в сумме… до ….»,

«Оплату гарантируем. Наш  расчетный счет ….»,

«Предоставление жилой  площади гарантируем…»,

«Предприятие гарантирует…»,

«Данным письмом гарантируем  …»,

«Просим выслать в  наш адрес наложенным платежом …»(вид гарантии).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример  гарантийного письма:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо–извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как  правило, рассылаются широкому кругу  организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В приложении может  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом.

Письма-извещения, как  правило, рассылаются по списку, поэтому  реквизит «Адресат» оформляется  обобщенно или не оформляется  вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.