Разновидности деловых писем

 

Разновидности деловых писем:

1. Сопроводительное письмо
2. Письмо-просьба
3. Письмо-запрос
4. Письмо-предложение
5. Письмо-ответ
6. Письмо-сообщение
7. Письмо-подтверждение
8. Информационное письмо
9. Гарантийное письмо
10. Письмо-извещение
11. Письмо-приглашение
12. Письмо-требование
13. Письмо-напоминание
14. Письмо-благодарность
15. Письмо-поздравление
16. Письмо-ответ на поздравление
17. Письмо-рекламация
18. Письмо-заявка
19. Рекламное письмо

 

 

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного  письма начинается словами:

«Представляем Вам…», «Направляем  на рассмотрение и утверждение…» (в вышестоящую организацию);

«Направляем Вам…», «Направляем  Вам согласованный с …» (в подведомственную организацию);

«Высылаем Вам…» (в стороннюю  организацию).

 

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с  предварительной договоренностью  высылаем Вам…»;

«В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам ...»;

«В соответствии с  дополнительным протоколом высылаем Вам…» и т.д.

 

Текст сопроводительного  письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к  сопроводительному письму. В этом случае, сначала говорится о направлении  документов, затем излагаются просьбы  и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно  под текстом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример сопроводительного  письма:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации–автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба  содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим Вас сообщить…»

«Просим Вас предоставить…»

«Просим Вас провести…» и т.п.

 

Просьба может формулироваться  и без глагола «просить»:

«Надеемся на положительное решение вопроса…

«Надеемся, что Вы сочтете возможным  рассмотреть наше обращение…» «Обращаемся  к вам с просьбой о …» и т.п.

 

В одном письме может содержаться  несколько просьб, в этом случае используются следующие языковые обороты:

«Также просим Вас  рассмотреть (предоставить, провести…)»

«Одновременно просим Вас…»

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-просьбах:

 

«Просим Вас принять…»,

«Вторично просим безотлагательно  погасить…»,

«Прошу Вас направить в мой  адрес…»

«Прошу Вас…»,

«Прошу произвести оплату…»,

«Прошу дать указание…»,

«Просим Вас рассмотреть…»,

«Просим Вас изыскать возможность»,

«Сообщаю Вам и прошу…»,

«Прошу довести до сведения…»,

«Согласно предварительной  договоренности прошу Вас…»,

«Просим содействия в…»,

«Обращаю Ваше внимание и прошу…»,

«Прошу принять меры по …»,

«В дополнение к… прошу  рассмотреть…»,

 

 

 

«Убедительно просим подтвердить…».

«Обращаемся к Вам с просьбой…»,

«Позвольте обратиться к Вам  с просьбой…»,

«Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить …»,

«Мы будем благодарны Вам, если Вы…»,

«Будем признательны…»,

«Будем благодарны за…»,

«Будем весьма…»,

«Мы надеемся, что Вы сочтете возможным…»,

«Мы будем рады, если Вы…»,

«Желательно было бы ознакомиться…»,

«Принимая во внимание, что…, просим…»,

«Просим Вас изыскать возможность…»,

«Просим Вас рассмотреть вопрос о…»

 

Пример письма -просьбы:

 

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких–либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса  содержит обоснование необходимости представления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письма-запросы, как правило, подписываются  руководителем организации или  официально уполномоченным на это должностным  лицом.

Письмо запрос требует письма-ответа.

В коммерческой деятельности на предконтрактной стадии также используются письма-запросы – обращение покупателя к продавцу (экспортера к импортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенного рода услуг).

В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия  поставки и др.).

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-запросах:

«Просим Вас сообщить о возможности поставки…»

«Просим сделать предложение  на поставку…»

«Просим Вас сообщить подробную информацию о …»

 

 

Стандартные тексты писем-запросов:

«Концерн «ВАМИТ» специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример  письма-запроса:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товара, услуг, сотрудничества т.п.

В коммерческой деятельности письмо-предложение называется коммерческим предложением, или офертой. 

Оферта может быть:

• письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности;
• ответом на ранее присланный запрос;
• самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом (см. рекламное письмо). Рекламные письма могут рекламировать товары и услуги либо представлять фирму.

 

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или  сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную  информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

 

В коммерческой деятельности различают  предложения (оферты) твердые и свободные. Свободное предложение направляется широкому кругу потенциальных покупателей или одному покупателю с указанием существенных условий поставки (количество товара, качества, базиса поставки, цены товара и иных условий). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание срока действия предложения, например: «Предложение действительно до …». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение.

 

Стандартные фразы, используемые в письмах-предложениях:

«Предлагаем Вам…»

«В подтверждение нашей  договоренности предлагаем Вам…»

«В ответ на предлагаем…»,

«В ответ на ваш запрос от …предлагаем  вам…», 

«Ссылаясь на предыдущие переговоры, мы могли (бы) отправить Вам…», «Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам…»,

« … предлагает в счет погашения  задолженности…».

 

Структура оферты:

 

Часть 1. Вступление.

• приветствие
• обозначение причины составляемого письма

 

Используемые  фразы:

• На Ваш запрос сообщаем, что…
• Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты
• Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем…
• Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам…
• Согласно Вашей просьбе… Вашему желанию…
• Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить…
• Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов…
• Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог.

 

Часть 2. Основная.

• ответ на поставленные вопросы
• донесение смысла коммерческого предложения

(акцент на исключительность  товара, если производителей данного  продукта мало;

акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много;

акцент на особенности  работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много).

 

Используемые  фразы:

• Мы готовы сделать Вам особое предложение
• В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом
• Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента
• Наше предложение действует до …
• Цены включают упаковку и транспортные расходы
• Мы поставляем на условиях…
• Мы готовы предоставить Вам скидку ….
• Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание
• При условии, что цены на сырье останутся неизменными…
• Наша продукция высоко ценится за ….

 

• Дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту)

 

 

Используемые  фразы:

• Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку …% на наши цены в каталоге
• Великолепное качество нашей продукции завоевало много событий к себе во всем мире
• Обращаю Ваше внимание особенно на позицию ….
• Для Ваших целей лучше всего подойдет модель …
• Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены…
• Вы могли бы выгодно закупить большую партию…
• Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны
• Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям
• На всю нашу продукцию мы даем … года гарантии
• Наши товары тщательно проверяются , чтобы гарантировать качество
• Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине 
• Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью

 

Часть 3. Заключительная.

• Высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество

 

Используемые  фразы:

• Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ
• Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам
• Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами
• По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты
• Мы будем рады Вашему заказу, и обещаем быстрое, аккуратное выполнение