Расчеты с подотчетными лицами как объект учета

Руководители организаций  могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей [14,с.530]. При этом командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» выдача денег под отчет на служебные командировки в пределах Республики Беларусь осуществляется за день до отъезда в командировку. Бухгалтерия производит предварительный расчет предстоящих расходов с учетом количества дней пребывания в командировке, стоимости проезда и расходов на оплату по найму жилого помещения, а также других расходов согласно законодательству Республики Беларусь.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» выдача наличных денег под отчет производится при условии отсутствия задолженности у подотчетного лица по ранее полученным подотчетным суммам.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам [14,с.530].

В ОАО «Барановичхлебопродукт» под отчет суммы выдаются на основании оформленного расхода кассового ордера формы № К0-2 (Приложение В).

Командированным работникам выписывается командировочное удостоверение (Приложение Г).

Выдача иностранной валюты из кассы организации под отчет командированному лицу оформляется расходным кассовым ордером формы № К0-2в с указанием суммы валюты и ее рублевого эквивалента по курсу Национального банка Республики Беларусь. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня  возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию  авансовый отчет (Приложение Г) и возвратить в кассу неиспользованные деньги. При использовании корпоративных пластиковых карточек командированные работники обязаны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет по истечении срока, на который они выданы, но не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

За несоблюдение срока  возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет, взыскивается штраф в  размере 10% от суммы выданного аванса.

Суммы, полученные под  отчет, по которым в установленные сроки не представлены документы и отчеты об их расходовании, не сданы неизрасходованные остатки таких сумм и в пределах 30-дневного периода со дня истечения указанного срока источником выплаты таких сумм не принято распоряжение об удержании задолженности по ним, считаются доходом работника.

К авансовому отчету прилагаются  оправдательные документы на произведенные  расходы – командировочное удостоверение  с отметками о времени выбытия  в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и другие документы. По требованию нанимателя к авансовому отчету прилагается отчет о проделанной работе.

Работники, получившие наличную валюту под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет. Об израсходованных суммах и возвратить в кассу организации неизрасходованную валюту.

Авансовый отчет составляется в валюте получения аванса с последующим пересчетом в белорусских рублях по курсу Национального банка на дату составления отчета. Если аванс выдается в эквивалентном размере в инвалюте, отличной от валюты, в которой установлены нормы суточных и расходов по найму жилья, перерасчет соотношения валют на дату авансового отчета не производится.

К авансовому отчету прилагаются: заверенное командировочное удостоверение, проездные документы, оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилья; отчет о проделанной работе.

Составленный авансовый  отчет подписывается подотчетным  лицом и передается в бухгалтерию. Бухгалтер ОАО «Барановичхлебопродукт» проверяет правильность составления авансового отчета, после этого он подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Утвержденный авансовый  отчет подлежит отражению на счетах бухгалтерского отчета.

Для этого в графах «Дебет» и «Кредит» проставляются  шифры корреспондирующих счетов

Документы, которыми оформляются  расчёты с подотчётными лицами отражены на рисунке 2.1.

 

 

 

 

Командиро- вочное удостоверение		Расходный кассовый ордер		Авансовый отчет		Приходный кассовый ордер

 

 

Рисунок 2.1 – Документы  по оформлению расчетов с подотчетными лицами

Примечание – Источник: собственная разработка

 

При получении аванса по заграничной командировке в белорусских  рублях работник отчитывается за полученные белорусские рубли и прилагает к авансовому отчету документы по расходам в иностранной валюте за границей. Остаток неиспользованной инвалюты, купленной в обменном пункте, работник продает в обменном пункте и возврат неиспользованных средств производит в белорусских рублях.

В двухнедельный срок со дня прибытия из командировки работник предоставляет письменный отчет  по командировке, отражающий выполнение задания. В нем излагается ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическая, конъюнктурная, ценовая и другая информация.

Авансовые отчеты проверяются  как по форме – полнота и  правильность оформления отчета, так и по существу – была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли они назначению аванса.

Прием авансового отчета завершается определением сумм, принятых к оплате расходов, а также сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

Задолженность, подлежащая возврату работнику, может погашаться как в иностранной валюте, так  и  в белорусских рублях по курсу  Национального банка на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Возврат в кассу неизрасходованного остатка подотчетных сумм на ОАО «Барановичхлебопродукт» в белорусских рублях оформляется приходным кассовым ордером формы № К0-1, а иностранной валюты – приходным кассовым ордером формы № К0-1в, который выписывается в валюте и рублевом эквиваленте по действующему курсу Национального банка на дату поступления валюты в кассу.

При этом лицу, сдавшему деньги, выдается на руки квитанция  приходного кассового ордера формы № К0-1в, подписанная главным бухгалтером и кассиром, и скрепленная печатью. К документам, подтверждающим факт приобретения, поступления, изготовления продукции, товаров, выполнения работ, услуг относятся: кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру формы № К0-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [1,с.94].

Названные документы прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. При приобретении материальных ценностей, кроме документов, подтверждающих расходование наличных денежных средств прилагается копия документа, подтверждающего сдачу и оприходование ценностей.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» работники в заграничные командировки в исследуемом периоде не направлялись.

В целях обеспечения  ритмичной работы организации достаточно часто возникает необходимость  в направлении работников в командировку, под которой понимается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. В соответствии со ст. 95 Трудового кодекса при служебной командировке наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

– по поезду к месту  служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места  постоянного жительства (суточные);

– иные произведенные  работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (рисунок 2.2.) [6, с.100].

Рисунок 2.2 – Расходы, возмещаемые при служебных командировках

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Порядок оплаты расходов, понесенных работником при командировании его в зарубежье регламентируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь заграницу, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках заграницу, утвержденным постановлением Мин. труда Республики Беларусь от 14.04.2000г. №55, а также внесенными в Положение изменениями от 24.05.2004г. №57.

В п. 53.2 Положения №55 оговорено, что размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного  жительства (суточные) и по найму  жилого помещения при служебных командировках заграницу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.04.2000г. №561 «О предоставлении Министерству финансов права устанавливать нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы  выдаются в размерах и на сроки, определенные руководителем организации и по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Валютные средства банками выдаются в размерах установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь.

Сданный командированным  авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером организации. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, проведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов. [6, с.97]

В случаях непредставления  в установленный срок отчета об израсходованных подотчетных суммах или не возврате в кассу организации остатка неиспользованного аванса бухгалтерия в праве произвести удержания из заработной платы работников в установленном порядке.

 

 

2.2 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

 

 

Для синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичхлебопродукт» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» относится к основным расчетным счетам, по отношению к балансу является активно-пассивным, может иметь сальдо одновременно и по дебету и по кредиту. Смена знака сальдо в конце месяца на противоположный означает, что оно, например, из дебетового становится кредитовым.

В активно-пассивных счетах, имеющих одно начальное сальдо: по дебету или кредиту – конечное сальдо выводится следующим образом: подсчитывается итог дебета, то есть суммы всех записей по дебету, включая и начальный остаток и итог кредита, то есть суммы всех записей по кредиту, включая и начальный остаток и из большей суммы вычитается меньшая. Записывается конечное сальдо на сторону счета, имеющего большую сумму итога. 

В активно-пассивных счетах, имеющих одновременно два начальных остатка: и по дебету и по кредиту, конечный остаток на синтетическом счете расчетным способом не выводится. Остаток может быть выведен в аналитическом разрезе, то есть по каждой организации, лицу и платежу. Он берется из оборотной ведомости по аналитическим счетам, открытым к данному синтетическому счету.

В балансе остаток  по активно-пассивному счету, имеющему одновременно остатки и по дебету и по кредиту показываются развернуто, т. е. суммы по дебету отражаются в активе баланса, а суммы по кредиту – в пассиве баланса.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичхлебопродукт» осуществляется в мемориальных ордерах.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» по учету расчетов с подотчетными лицами производятся бухгалтерские записи, представленные в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Корреспонденция  счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Барановичхлебопродукт» за декабрь 2012 г.

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Источник информации
	Дебет	Кредит
Перечисление средств на карт-счет работника, находящегося в командировке	71	51	16001260	Главная книга
Выданы наличные денежные средства на хозяйственные нужды и командировочные расходы	71	50	2415920	Главная книга
Оприходованы стройматериалы, приобретенные  подотчетными лицами	07/3	71	175000	Главная книга
Приобретена тара за счет подотчетных сумм	10/4	71	470000	Главная книга
Приобретены запчасти за счет подотчетных сумм	10/5	71	272800	Главная книга
Приобретены стройматериалы за счет подотчетных сумм	10/8	71	85000	Главная книга
Окончание таблицы 2.1
Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Источник информации
	Дебет	Кредит
Отражены командировочные расходы (работники цеха)	25	71	309350	Главная книга
Отражены командировочные расходы (работники управленческих служб)	26	71	6796420	Главная книга
Отражены расходы связанные  с реализацией товаров (Заславль)	44/3	71	44000	Главная книга
Возвращены в кассу неизрасходованные  суммы, ранее выданные подотчет	50	71	215000	Главная книга