Расчеты с подотчетными лицами как объект учета

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда[1, с. 94].

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем. Пересылка заработной платы командированному работнику по его просьбе производится за счет организации.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места  командировки к месту своего постоянного  места жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха, что оговаривается в приказе о командировании работника.

За командированным работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки, включая время в пути.

Направление работников ОАО «Барановичхлебопродукт» в служебную командировку оформляется приказом нанимателя, на основании которого им выдается командировочное удостоверение.

На лицевой стороне командировочного удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество командируемого работника, пункт назначения с указанием наименования предприятия, организации, куда командируется работник, срок и цель командировки, номер и дата приказа, подпись руководителя, печать. Командировочное удостоверение действительно по предъявлению паспорта, удостоверения личности. На оборотной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. При выезде в несколько пунктов отметки  о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. 

Работники ОАО «Барановичхлебопродукт», отбывающие в командировку, регистрируются в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки». Приказом руководителя ОАО «Барановичхлебопродукт» назначается лицо, ответственное за ведение журнала. В журнале имеются реквизиты: фамилия, имя, отчество командированного работника, занимаемая должность, номер командировочного удостоверения, фамилия и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, дата фактического выбытия и прибытия, расписка работника в получении удостоверения. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Расчеты с подотчетными лицами занимают особое место в системе учета расчетов. Объясняется это тем обстоятельством, что они осуществляются в основном с использованием наличных денег.

Направление работников в служебную командировку за границу и выплата им валютных средств осуществляется на основании приказа, подписанного руководителем организации, а при наличии приглашения зарубежной фирмы – на основании приказа и приглашения. Приглашение определяет условия нахождения за границей: оплату труда, расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, оплата проезда. Руководитель организации устанавливает задание на командировку, которое подписывает руководитель и командированный работник. В нем предусматривается цель командировки, сроки пребывания за границей, план встреч и переговоров с представителями инофирм и организаций, а в случае заключения контракта – его предмет, условия поставки, форма и вид платежа.

Сумма аванса выдается в иностранной  валюте или белорусских рублях. Расчет суточных и расходов на наем жилья производится исходя норм, выплат, установленных Министерством финансов Республики Беларусь.

Расчет аванса в валюте, отличной от валюты, в которой установлены  нормы, производится путем пересчета установленных норм в белорусские рубли, а затем в ту валюту, в которой будет выдаваться аванс.

При направлении в заграничную  командировку работников за счет средств  в иностранной валюте, приобретенных  на внутреннем валютном рынке, организации  могут приобретать дорожные чеки для выдачи их командированным работникам. Организации могут направлять указанную инвалюту на карт-счет, если командированным работникам выдаются банковские пластиковые карточки. Командированные работники, получившие аванс в белорусских рублях, приобретают валюту в обменных пунктах и валютных кассах уполномоченных банков в случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем. Купленная валюта используется без оприходования ее в кассу организации. Расчет аванса в белорусских рублях производится путем пересчета суммы аванса, определенного в соответствии с утвержденными нормами в белорусских рублях по курсу продажи наличной иностранной валюты уполномоченного банка, обслуживающего расчетный счет организации в белорусских рублях.

Использование средств в иностранной  валюте, полученных на командировочные расходы, в других целях не допускается. За использование не по целевому назначению, невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по загранкомандировкам, установлен штраф в размере до 10-кратной суммы этих средств. При направлении в загранкомандировку лиц, не состоящих в штате, командировочные расходы осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Предприятия и организации негосударственной  формы собственности могут производить  выплату аванса по нормам, определенным положением о командировании работников предприятия, утвержденным их высшим органом управления. Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

Указом Президента Республики Беларусь №437 от 7.08.2002 г. «О совершенствовании порядка направления в служебную командировку за границу» определены лица, по решению или с согласия которых производится направление в заграничные командировки:

– по решению Главы Государства  Республики Беларусь направляются в  служебные командировки государственные делегации;

– с согласия Главы Государства  Республики Беларусь – правительственные и парламентские делегации, министры, председатели государственных комитетов, председатели облисполкомов и Минского горисполкома, председатели областных и Минского городского совета депутатов, депутаты Палаты представителей, члены совета Республики Национального собрания Республики Беларусь и другие;

– по решению Совета Министров  – руководители республиканских  органов государственного управления и их заместители, руководители других государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

– с согласия председателей облисполкомов  и Минского горисполкома – председатели горисполкомов, райисполкомов, главы  администраций районов и городов, руководители организаций, подчиненных (подведомственных) облисполкомам и Минскому горисполкому;

– с согласия председателей горисполкомов, райисполкомов, глав администраций районов в городах – руководители организаций, подчиненных (подведомственных) данным местным исполнительным и распорядительным органам.

В соответствии с названным Указом продолжительность служебной командировки за границу, как правило, не должна превышать  двух дней (без учета времени на проезд к месту командировки и обратно).

В ОАО «Барановичхлебопродукт» работники в заграничные командировки не направлялись.

В ОАО «Барановичхлебопродукт» осуществляются расчеты с работниками по возмещению материального ущерба, страховому возмещению страховых сумм работникам организации.

Кроме этого ОАО «Барановичхлебопродукт» ведет расчеты с разными организациями по операциям некоммерческого характера: учебными заведениями, по расчетам с организациями по исполнительным документам. 

Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «Барановичхлебопродукт» являются:

– своевременное и  правильное документирование операции по учету расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, с разными дебиторами и кредиторами;

– контроль за расходованием  подотчетных сумм строго по целевому назначению;

– своевременное и  точное ведение расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального  ущерба, с разными дебиторами и  кредиторами;

– своевременное проведение инвентаризации расчетов и отражение  ее результатов в бухгалтерском  учете.

1.2 Нормативная правовая база, регулирующая учет расчетов с подотчетными лицами и прочих расчетов

Нормативную правовую базу, регулирующую учёт расчётов с подотчётными лицами можно представить  как четырёхуровневую систему нормативного регулирования учёта и контроля в Республике Беларусь.

Первый уровень представляют Законы Республики Беларусь, Указы  Президента Республики Беларусь и другие нормативные акты законодательной  и исполнительной власти Республики Беларусь.

Второй уровень –  положения (стандарты) по учету и  отчетности, утвержденные Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами, на которые законодательно возложены функции нормативного регулирования учета и контроля.

Третий уровень представляют методические указания и рекомендации, разработанные Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами в соответствии с действующим законодательством и содержащие более детальные рекомендации по организации учета и контроля соответствующих объектов, с учётом отраслевой специфики.

К четвертому уровню относятся рабочие инструкции, приказы и распоряжения и указания по учету соответствующих операций, объектов и разделов учета непосредственно в организации.

Первый уровень представлен  следующими нормативными документами:

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» от 18 октября 1994 года № 3321-X I I в редакции Закона Республики Беларусь от 26.12.2007 года № 302-З. В Законе нашли отражение следующие положения: основные понятия, применяемые в настоящем законе и их определение; законодательство Республики Беларусь о бухгалтерском учёте и отчётности; основные задачи бухгалтерского учёта и отчётности; государственное регулирование бухгалтерского учёта и отчётности; организация бухгалтерского учёта. Учётная политика организации; главный бухгалтер, его права и обязанности; основные требования к ведению бухгалтерского учёта; первичные учётные документы; регистры бухгалтерского учёта.

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть): принят Палатой представителей 15 ноября 2002 г.: одобрено Советом Республики 2 декабря 2002 г. (с изменения и дополнениями от 26.10.2012 №431-З).

Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть): принят Палатой представителей 11 декабря 2009 г.: одобрено Советом Республики 18 декабря 2009г. (с изменениями и дополнениями от 26.10.2012 №431-З). Данный документ является основополагающим законодательным актом, определяющим виды налогов, сборов и пошлин, установленных на территории Республики Беларусь, а также порядок исчисления и уплаты налогов, возможности применения различных налоговых льгот.

Впервые в практике налогообложения  юридически разграничиваются такие  понятия, как объект налогообложения  и налоговая база. В интересах  эффективности налоговой системы  особую актуальность приобретает введение, по аналогии с мировой практикой, специальной системы налогового учета, основанной на расчетных корректировках к данным бухгалтерского учета. Примером таких корректировок служит уже имеющееся в настоящее время определение даты фактической реализации товаров работ, услуг при уплате налога на добавленную стоимость и акцизов;

Указ Президента Республики Беларусь 29.06.2000г. № 359, которым утвержден  «Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь», с изменениями и дополнениями 24.10.2011г. № 482, согласно которого расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями не могут превышать пятьдесят базовых величин в месяц.

Указ Президента Республики Беларусь 13.06.2005г. № 274 «Об утверждении  Положения о порядке направления в служебные командировки за границу», (изменениями и дополнениями) которым регулируется порядок направления в служебные командировки за границу.

Указ Президента Республики Беларусь «О дополнительных мерах по регулированию экономических отношений» от 16.01.2002 № 40 с изменениями и дополнениями от 05.12.2011 № 568. Данный указ принят в целях совершенствования государственного регулирования экономических отношений, обеспечения защиты интересов государства, а также прав субъектов предпринимательской деятельности.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь «Государственная программа перехода на международные стандарты бухгалтерского учета в Республике Беларусь» от 04.05.1998 № 694 с изменениями и дополнениями от 09.07.2003 № 922. Данное постановление принято с целью приведения национальной системы бухгалтерского учета в соответствие с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями рыночной экономики.