Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Учет представительских расходов

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации [10].

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

1)официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

2)проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

3)транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

4)буфетное обслуживание во время переговоров;

5)оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения [11].

1.3 Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками

Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет расходов по загранкомандировкам.

Следует отметить, что в соответствии с Законом РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» Центральный банк РФ, является органом валютного регулирования и контроля, определяет сферу и порядок обращения иностранной валюты, устанавливает правила проведения резидентами и нерезидентами валютных операций, определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству. Эти функции он осуществляет через своих агентов, которыми являются уполномоченные банки ЦБ РФ.

В целях контроля за использованием наличной валюты, ЦБ РФ выпустил «Положение о порядке покупки и выдачи иностранной волюты для оплаты командировочных расходов» от 25.06.97 за № 62 (далее – Положение №62). Этот нормативный документ содержит требования, расширяющие принятую систему документооборота по оформлению заграничных командировок. В нем определен порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами (далее – «уполномоченные банки») клиентам, т.е. юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), а так же коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка Российской Федерации; введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения производственных операций.

В соответствии с пунктом 2.1 Положения № 62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Это очень важно, так как до последнего времени некоторые банки отказывались выдавать, а тем более покупать валюту организациям, которые хотели отправить своих сотрудников в зарубежную командировку, если у них не было партнеров с иностранным партнером [12].

В платежном поручении банку на покупку иностранной валюты необходимо указать в качестве цели покупку – командировочные расходы. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента любо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской федерации.

Последовательность действий клиента при направлении  им своего сотрудника в зарубежную командировку включает следующие шаги.

Первый шаг. Представление в уполномоченный банк оригинала и копии заявки для получения наличной валюты на командировочные расходы. Этот документ введен Положением № 62. Заявка составляется на основе следующих документов:

- приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц);

- приказа о командировании командируемого лица  служебную командировку за пределы Российской Федерации с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, даты возвращения из командировки или планируемого срока командирования, страны командирования.

Заполненная банком копия заявки возвращается клиенту с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Банк может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости от наличия валюты на текущем валютном счете, и времени необходимого для покупки и зачисления валюты на счет.

Второй шаг. На основе заявки клиента уполномоченный банк открывает досье «Командировочные расходы», в которое помещается заполненный оригинал заявки.

Уполномоченный банк ведет такие досье по каждому клиенту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов.

Третий шаг. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляется за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в этом случае для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте.

Четвёртый шаг. Уполномоченный банк выдает организацию запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме №0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации. Эта справка является основанием для вывоза из России  наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком.

Пятый шаг. В обязанности организации входит ведение отдельного журнала учета справок по форме № 0406007. Полученные справки хранятся в кассе организации до выдачи их командируемым лицам.

Шестой шаг. По возвращении  из командировки командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах [12].

Приложением № 62 определен срок представления авансового отчета – 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации. При наличии у командируемого лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:

- выдача суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- выдача эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному банку России на дату погашения задолженности;

- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица – резидента в уполномоченном банке.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом.

В случае неполного использования полученного аванса в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов неиспользованные суммы возвращаются командируемым лицом в кассу клиента и сдаются клиентом в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу клиента.

Положением № 62 разрешено по договоренности командированного лица и организации, отправившей его в зарубежную командировку, погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применятся курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

Седьмой шаг. Организация, направившая сотрудника в командировку, должна не позднее даты, определенная уполномоченным банком в заявке, представить в банк отчет. Прием уполномоченным банком неиспользованной наличной иностранной валюты , справок по форме № 0406007 в случаях, когда командировка была перенесена на более поздний срок, без представления отчета не допускается.

Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье «Командировочные расходы», его копия с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета возвращается организации.

Возвращенные экземпляры справок по форме № 0406007 погашаются уполномоченным банком в день их получения, заверяются подписью кассира банка или других ответственных работников и помещаются в досье «Командировочные расходы». Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

Кроме того, уполномоченный банк на основании счета организации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные по назначению, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет организации.

Аналогично осуществляется банком погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте -  только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку № 0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии  отчета в виде записи  «Перерасход погашен» . [10]

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должен накопиться следующий пакет документов: копия заявки с отметками банка, копия отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и журнал учета справок по форме № 0406007.

Допускается так же перевод средств за границу в пользу командируемого лица с аналогичным набором отчетных документов.

Все эти требования должны быть приняты к сведению, поскольку Положением № 62 предусмотрена ответственность организации и уполномоченных банков за их нарушение.

Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы, которая не была учтена, была учтена ненадлежащим образом или по которой документация не была предоставлена в установленном порядке.

Взыскание этих штрафов производится Федеральной службой России по валютному и экспортному контролю с юридических лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц в судебном.

Выдача командировочных сумм в иностранной валюте оформляется в обычном порядке через кассу.

Как уже было упомянуто выше, командированному сотруднику командировочные расходы, в первую очередь, в первую очередь в размере расходов на проезд, проживание и суточные. Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, превышать установленные законодательными документами нормы. При этом в целях бухгалтерского учета сумма командировочных расходов принимается в полном размере, а в целях налогообложения – нормируется. Порядок выплаты суточными работниками, направляемым в краткосрочные командировки за границу, установлен в письме Минтруда РФ и Минфина РФ от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.

В тех случаях, когда работники, направленные в командировку за границу в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая страна выдачу суточных не осуществляет. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% от нормы.