Пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Теплоснабжающая компания».

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Теплоснабжающая компания».

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

- изучить организационно- экономическую характеристику предприятия;

- изучить ведение бухгалтерского учёта в данной организации

- Разработать предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Теплоснабжающая компания» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

1 УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Учёт расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным расходом и командировкам на территории Российской Федерации

Подотчётными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административные - хозяйственные и командировочные расходы.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки её места назначения.  Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. 

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы [9].

Выдача наличных денежных средств под отчёт на командировку оформляется командировочным удостоверением  и расходным кассовым ордером после расчёта бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчётное лицо получает также служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ №26 от 06.04.2001г. По усмотрению руководителя организации, кроме командировочного удостоверения, направление в командировку может оформляться и приказом. 

В течении трёх дней по возвращении из командировки подотчётное лицо обязано отчитаться за полученные и расходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчёт на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма №АО-1 «Авансовый отчёт». Целесообразность произведённых расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчёта и определения суммы к отчёту последний утверждается руководителем организации и принимается к учёту.

   Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учёта. В соответствии со статьей 168 Трудового Кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: 

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанные со служебными командировками, определяется со служебным договором  или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организации, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, суммы командировочных расходов в бухгалтерском учёте не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ от 6 июля 2001г. №49-н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (с изменениями от 9 ноября 2001г.). При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации. В целях налогообложения при расчёте налогооблагаемой прибыли организации могут включить в уменьшение доходов суммы командировочных расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату  суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходом, связанным с производством и реализацией» установила нормы суточных и полевого довольствия. Расходы по проживанию командировочных лиц принимаются в целях налогообложение прибыли без ограничения.

Список лиц, имеющих право на получения в кассе наличные деньги под отчёт на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды обычно предусмотрено сметой организации.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями подотчётных отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетам оптовыми организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчётное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требований они выдаются в эксплуатацию.

В соответствии с положениями главы 21 Налогового Кодекса РФ при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт у организации – изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товара с указанием суммы налога отдельной строкой, счёт-фактуры налога на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и истечение его производится в общеустановленном порядке. Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчёт, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету из бюджета при наличии соответствующих документов.

В том случае, когда произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учёта. Однако при расчёте налогооблагаемой прибыли эти суммы не должны быть учтены.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчётным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдаётся из кассы по расходному кассовому ордеру, в день сдачи авансового отчёта.

Расходовать выданные под отчёт средства следует по назначению; передача подотчётных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчётному лицу выдаются лишь при условии полного расчёта по ранее выданному его авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчётных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия в праве удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Учёт по расчётам с подотчётными лицами ведется на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Это – активно-пассивный счёт, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчётных лиц или сумму невозмущенного перерасхода. По дебету счёта записывается суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчёт на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

При журнально-ордерной форме учёта операции по движению подотчётных сумм и расчётов с подотчётными лицами отражаются в журнале-ордере №7.Это комбинированный регистр, сочетающий синтетический и аналитический учёт с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчёт сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчёта, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут производиться в этой же строке. В тоже время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счёта 71.

Основание для заполнения журнала-ордера №7 является расходные кассовый ордер на суммы, выданные под отчёт, авансовые отчёты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученные и израсходованных. К учёту принимаются авансовые отчёты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчё, проставляя на документах и на отчёте корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.