Проведение аудита кадровых процессов и процедур в ООО

 

· фрагментарность, эпизодичность  или непостоянство работы с каждым отдельным сотрудником. Службы персонала  занимаются отдельными работниками  в основном по мере необходимости, начиная  с маркетинга и найма и заканчивая увольнением или оформлением  ухода на пенсию;

 

· преимущественно вспомогательный  характер деятельности. Работа с кадрами  заключается в отборе, обучении, консультировании и т.п. персонала, но не в непосредственном руководстве  им;

 

· сравнительная ограниченность властных полномочий. Менеджеры по персоналу (функциональные менеджеры) в целом обладают меньшим объемом  власти, чем линейные менеджеры, прямые руководители.

 

Таким образом, руководство  персоналом и управление им теснейшим  образом взаимосвязаны. В современном мире наблюдается тенденция к их сближению, интеграции. Однако эти две важнейшие сферы управления людьми имеют и существенную специфику, различаясь функционально и институционально. Главные задачи управления персоналом:

 

· конструирование практики управления персоналом, т.е. разработка теории, стратегии, техники, способов и  средств управления персоналом;

 

· глубокое критическое осмысление, рационализация практического управления людьми и его ориентации на требования экономической (деловой) и социальной активности;

 

· побуждение руководителей  к изменению моделей, техники, стиля, способов и средств руководства  сотрудниками на основе альтернатив, предлагаемых наукой.

 

Достижение организационных  целей зависит от согласованных, взаимозависимых и взаимосвязанных  действий линейных менеджеров и менеджеров по управлению персоналом. При этом служба управления персоналом не узурпирует полномочия и обязанности управления персоналом каждого линейного менеджера. Профессиональный подход к управлению предполагает двойную ответственность, возложенную как на линейных менеджеров, так и на службу управления персоналом, но последняя играет главную и действенную роль.

 

Возможности аудита персонала

 

Возможности аудита персонала  простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она работает не в изоляции. Ее успех  зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими  подразделениями организации. В  качестве примера рассмотрим случай из практики одного завода, выпускающего электротехническое оборудование -- как линейные менеджеры снизили эффективность процесса оценки исполнения.

 

Аудит персонала позволяет  систематизировать и интегрировать  в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что предопределяет эффективность  осуществляемой оптимизации управления персоналом.

 

Аудит персонала формирует  стратегическое преимущество организации  в сфере управления персоналом, влияет на эффективность управления организацией в целом. Это позволяет организации  быть лидером в своей области  деятельности в любых ситуационных условиях и способствует построению "сильной организации", готовой  к изменениям во внешней среде  и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для  себя. Обострение необходимости в  аудите персонала возникает в  условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание  организации на рынке.

 

Итак, аудит персонала -- это  периодически проводимая экспертиза состояния  дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий  по сбору информации, ее анализу  и оценке на этой основе эффективности деятельности организации использования трудового потенциала и регулированию социально-трудовых отношений.

 

Его суть сводится к диагностике  причин возникающих в организации  проблем, оценке их важности и возможностей разрешения, формулированию конкретных рекомендаций для руководства организации. Схематично система элементов методологии  и методики аудита персонала представлена на рис.1.

 

Аудит персонала проводится с использованием методов диагностического исследования системы управления персоналом. Его отличительные черты:

 

· нацеленность на общеорганизационную  эффективность;

 

· строгая форма программы  проверки, процедур и заключения;

 

· независимость аудитора по отношению к организации;

 

· профессионализм в выполнении проверки.

 

В мировой практике аудит  персонала -- это последовательная, регулярная и обычно долгосрочная форма контроля за реализацией практических усилий по оптимизации управления персоналом. В ходе единовременной аудиторской проверки невозможно полностью оптимизировать состояние управления персоналом организации. Это означает, что оптимизационные усилия концентрируются на вопросах управления персоналом, имеющих наибольшую полезность для долгосрочной эффективности организации. До решения ключевых вопросов нет практического смысла заниматься совершенствованием второстепенных деталей.

 

Рис. 1. Система элементов  методологии и методики аудита персонала

 

Объект аудита персонала -- система персонал (труд) организации, как социотехнической системы. Конкретизируется объект аудита персонала в форме системы управления персоналом.

 

Предмет аудита персонала -- эффективность системы формирования, использования и развития трудового потенциала организации или эффективность системы управления персоналом.

 

Аудит персонала является приложением формы аудиторского исследования к проблемам управления персоналом. Соотношение управленческого  аудита к аудиту персонала может  быть названо отношением "общего" к "частному". Это определяет перенос  большинства "общих" характеристик  аудита на "частный". По отношению  к ним феномен -- аудит персонала. Принципиальное значение при проведении аудита персонала имеет следование аудиторским стандартам. Не противореча теории и практике аудиторской деятельности, аудит персонала имеет свои особенности.

 

Цель аудита персонала -- повышение эффективности функционирования системы управления персоналом. Исходя из этого, задачи аудита персонала можно сформулировать следующим образом:

 

· нахождение проблем в  области управления персоналом;

 

· обеспечение соответствия требуемых результатов, объема и  направлений осуществляемых усилий по управлению персоналом системе внешних  и внутренних ситуационных условий; обеспечение соответствия стратегии  и политики управления персоналом стратегическим целям организации;

 

· формирование эффективных, т.е. соответствующих системе ситуационных условий, методов управления персоналом; обеспечение эффективности их применения;

 

· определение соответствия усилий на стратегическом, линейном и  функциональном уровнях управления персоналом друг другу;

 

· интегрированность элементов  системы управления персоналом в  целом в стратегию развития организации;

 

· осуществление перспективного планирования системы управления персоналом организации;

 

· установление соответствия кадровой политики требованиям законодательства;

 

· оптимизация затрат на управление персоналом (посредством внедрения  более эффективных методов и  процедур);

 

· поддержка и создание лучшей организационной среды для  восприятия изменений в области  управления персоналом;

 

· определение вклада службы управления персоналом в эффективность  организации в целом;

 

· прояснение обязанностей и  ответственности службы управления персоналом;

 

· усиление профессионального  имиджа службы управления персоналом;

 

· поощрение большей ответственности  и профессионализма среди сотрудников  службы управления персоналом;

 

· повышение эффективности  информационной системы службы управления персоналом.

 

Классификация типов аудита персонала представлена в табл. 1 Управление персоналом организации (учебник) / Под ред. проф. А.Я. Кибанова, М.: ИНФРА-М, 2601. с. 622..

 

Схематично процесс аудита персонала представлен на рис. 2.

 

Ни один из подходов (рис. 2) не может применяться ко всем областям управления персоналом. Обычно аудиторские  команды используют сочетание нескольких из этих подходов, в зависимости  от определенных действий управления персоналом. Аудиторская команда  сама выбирает определенные инструменты  исследования, чтобы собрать нужную информацию. Эта информация служит как обратная связь о действиях  службы управления персоналом. Неблагоприятная  обратная связь приводит к корректирующему  воздействию по улучшению работы по управлению персоналом.

 

Таблица 1 Классификация типов  аудита персонала

 

Признак классификации

 

Тип аудита персонала

 

Основные характеристики

 

Периодичность проведения

 

Текущий

 

Проводится по заранее  установленному регламенту за определенный период времени

 

Оперативный (специальный)

 

Проводится по оперативному распоряжению руководства

 

Регулярный

 

Проводится через определенные промежутки времени

 

Панельный

 

Проводится с определенной периодичностью, с неизменной методикой  и инструментарием на той же группе людей и тех же объектах.

 

Полнота охвата изучаемых  объектов

 

Полный

 

Охватывает все объекты.

 

Локальный

 

Охватывает отдельно выделенную группу объектов или один объект

 

Тематический

 

Включает все объекты, но по одной тематике

 

Методика анализа

 

Комплексный

 

Используется весь арсенал  методов

 

Выборочный

 

Анализу подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.

 

Уровень проведения

 

Стратегический

 

Оценка производится на уровне высшего руководства

 

Управленческий

 

Оценка производится на уровне линейных руководителей

 

Тактический

 

Оценка производится на уровне службы управления персоналом.

 

Способ проведения проверки

 

Внешний

 

Проводится силами сторонних  специалистов (организаций)

 

Внутренний

 

Проводится работниками  самой организации.

 

Рис. 2. Процесс аудита персонала

 

2. ИНСТРУМЕНТАРИЙ ПРОВЕДЕНИЯ  АУДИТА ПЕРСОНАЛА

 

Независимо от выбранного подхода аудиторам необходимо собрать  данные относительно деятельности службы управления персоналом организации. Практически  это достаточно трудная задача. Частично причина этого находится в  том, что очень трудно определить эффективность этой службы. Многие из доступных показателей субъективны  по своей природе и организационно зависимы. Кроме того, эффективность  управления персоналом на организационном  уровне может весьма отличаться от эффективности службы управления персоналом непосредственно.

 

Каждый инструмент исследования обеспечивает частичные понимание  действий управления персоналом фирмы. Если эти инструменты используются умело, команда может соткать  из них ясную картину действий управления персоналом организации. Это:

 

· интервью;

 

· анкетные опросы и обзоры;

 

· анализ официальных документов;

 

· внешняя информация;

 

· эксперименты в области  управления персоналом.

 

2.1 Интервью

 

В аудите персонала интервью -- наиболее применимый инструмент сбора информации, применяемый для получения информации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные факты и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. В области управления персоналом получаемые комментарии позволяют аудиторам определить сферы, требующие оптимизации. Критицизм работников может свидетельствовать о низком уровне удовлетворения их потребностей и о необходимости повернуть работу службы управления персоналом в эту область. Но когда права служба управления персоналом, вероятно, придется предпринять обучение линейных менеджеров фирмы, объясняя им подвергаемые сомнению процедуры управления.

 

Разновидность интервью -- такой полезный источник информации как "выходное" интервью. Интервью с увольняющимися работниками проводятся, чтобы изучить их представления об организации. Анализ данных такого интервью позволяет выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые могут носить как априорный характер (более тщательный отбор сотрудников с учетом предотвращения еще на этой стадии наиболее часто встречающихся причин увольнений работников), так и апостериорные (целенаправленную работу по удержанию на предприятии кадровых работников). Ниже представлен образец типичных вопросов, задаваемых в таких интервью. Данное интервью проводилось службой управления персоналом до аудита, и комментарии работников были зафиксированы. Позже, в процессе аудита, эти ответы учитывались для нахождения причины неудовлетворенности служащих и других проблем управления персоналом.

 

Пример

 

Форма Выходного интервью

 

"ПРИБОРЫ ДЛЯ КУХНИ".

 

ФИО работника ______________________________ Дата приема ____________

 

ФИО интервьюера ____________________________Дата интервью___________

 

ФИО менеджера _____________________________ Отдел __________________

 

1. Соответствовали ли ваши  рабочие обязанности вашим ожиданиям?  Если нет, то почему? ____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________