Отчёт по практике в IS ITA Mecagro

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации,  от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции;
• наименование должностей лиц,  ответственных  за  совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

       Дополнительные реквизиты    определяются   особенностями   хозяйственных операций и назначение документов. 

       При изучении  этой  темы  необходимо  усвоить значение бухгалтерских документов,  правила их заполнения,  исправления  в  них ошибок, проверки и обработки.  Без документов невозможно ведение бухгалтерского учета.

  2.1 Классификация  документов

Документы группируются по следующим признакам:

• по назначению;
• по месту составления;
• по способу отражения операций;
• по объему содержания операций;
• по способу составления.

В свою очередь каждая группа делится на подгруппы.

• По назначению документы делятся на распорядительные,  оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы,  которые дают распоряжение или приказ на совершение операции. К ним относятся приказы о принятии на работу,  распоряжение о проведении инвентаризации, доверенность на получение товаров и т.д. 
Оправдательные (исполнительные)  документы подтверждают,  что операция совершена.  Такими документами являются накладные, счета-фактуры и др.  
Документы бухгалтерского оформления составляются счетными  работниками. К ним относятся различные расчеты, например, реализованных наценок, издержек обращения на остаток товаров. 
Комбинированные документы  содержат признаки распорядительного и исполнительного документа.  Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение  о выплате денег из кассы и подтверждение, что деньги выданы. 

• По месту составления документы делятся на внутренние документы и обращаются внутри предприятия. 

К  ним  относятся кассовые ордера,  накладные на внутренние перемещение, платежные ведомости. Внешние документы  поступают от других предприятий или направляются из  данного  предприятия  на  другие.  К  ним   относятся счета-фактуры, доверенности, платежные поручения.

• По способу отражения операции  документы  бывают  первичные  и сводные.

Первичный  документ  составляется  в  момент совершения операции. К ним относятся накладные, кассовые ордера, счета-фактуры и др. 
Сводные документы  составляются на основании первичных.  К ним относятся все отчеты материально-ответственных лиц. 

• По объему  содержания  операций документы делятся на разовые и накопительные.

 В разовых  документах отражается одна операция в момент ее совершения. Это накладная, счет-фактура.

В накопительных документах отражается  однородные  хозяйственные операции в течение дня или нескольких дней.  Например,  заборный лист.

• По способу составления документы делятся на составленные вручную, частично  или  полностью автоматизированным способом. 

       Для того  чтобы  бухгалтер мог осуществлять контроль за документальным оформлением устанавливаются единые или  унифицированные формы  документов.  Если нет форм документов для оформления отдельных  хозяйственных операций,  то в соответствии с Законом о бухгалтерском учете [1 ] предприятия может самостоятельно определить форму  документов. Эта форма утверждается руководителем. 
       К документам  предъявляются определенные требования по  их оформлению. Кроме требований заполнения  документов  по установленной форме и всех обязательных реквизитов,  в Положении по ведению бухгалтерского учета указано,  кто имеет  право подписи документов, когда должны составляться первичные документы, исправление в них ошибок. 
    Так, первичные  документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. 
     Руководитель по  согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц,  имеющих право подписи первичных документов. Документы, которыми  оформляются  операции  с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером или  уполномоченными лицами.

       Если в документах допущена ошибка, то она исправляется корректурным способом.  При этом ошибка зачеркивается так, чтобы можно было прочитать исправленное и указывается правильная запись.  Об исправлении делается  оговорка,  ставится  дата  и  подпись лиц, составивших документ.

       Исправление ошибок в кассовых и банковских документах не допускаются. 

 

2.2 Документооборот  на предприятии

  
       Бухгалтерские документы должны поступать в бухгалтерию для записей хозяйственных  операций  на счета,  бухгалтерского учета. Порядок и сроки передачи  документов  для  отражения  в  бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. 

       Документооборот- деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.] 
       Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает. 
       Проверка производится по следующим признакам: 
  по форме - устанавливается правильность оформления документов, заполнения всех реквизитов; 
  по существу - устанавливает законность и целесообразность совершенных операций; 
  арифметически - проверка предполагает проверку таксировки (умножения количества на сумму),  правильность подсчета итогов, определения остатков; 
проверка цен (если в документах указаны цены на товары,  то они  проверяются по договорам, по реестрам цен, которые ведутся в предприятии); 
  встречная проверка-  проверка проводится  для  выявления  возможных  приписок. При этом сопоставляются документы, составленные в нескольких экземплярах и приложенные к отчетам разных  материально  ответственных лиц. 
       После проверки производится бухгалтерская  обработка  документов.

       Под  бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах.   
       В течение  отчетного  года  бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в специальных папках. После составления годовой бухгалтерской отчетности, они переплетаются в тома, на которых указывается месяц,  год,  шифр синтетического счета.  Переплетенные документы нумеруются,  и  их количество указывается в конце тома. Затем тома документов сдаются в архи.  
       Контроль за  оформлением,  обработкой  и  хранением документов возложен на главного бухгалтера.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
2. Передача документа в бухгалтерию;
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
1. таксировку (расценку);
2. группировку;
3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
5. Сдача документов на хранение в архив.

 

Электронный документооборот

В отдельных организациях введена система электронной  обработки документов и обмена документами  между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или  загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической  структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы  имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

На предприятии IS ITA «Mecagro» документы являются носителями информации и выступают в качестве элемента внутренней организации предприятия, а также обеспечивает взаимодействие всех элементов организации предприятия.

Информация, заключенная  в документах предприятия, способствует принятию управленческих решений, служит доказательством их исполнения и  источником для обращения.

На предприятии IS ITA «Mecagro» различают 3 основных типа потока документов:

• входящие документы (документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.)
• исходящие документы (официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации).)
• внутренние документы (т.е. документы создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе)

Все документы поступившие от сторонних организаций на предприятие проходят через главного бухгалтера, первичную обработку, рассмотрение бухгалтером и руководством предприятия, регистрацию, передачу на исполнение.

Основные этапы работы с входящими документами:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
• направление на исполнение;
• исполнение документов;
• помещение исполненного документа в дело.

Входящие документы начинают свое движение по организации после  первичной обработки.

Основные этапы работы с исходящими документами:

• подготовка проекта документа;
• его оформление и согласование (визирование);
• удостоверение;
• регистрация;
• отправка из организации.

Этапы работы с внутренними  документами:

На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами  организуется так же, как с исходящей  документацией: составляется проект документа, проводится его согласование с соответствующими должностными лицами данной организации. Если появляются замечания, проект документа  дорабатывается, затем подписывается  руководителем и регистрируется. После регистрации технология работы с внутренним документом аналогична работе с входящим документом: его  передают на исполнение соответствующему должностному лицу, о чем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документ подшивается  в дело. В случае, когда исполнение поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество копий  документа. Исполнение зарегистрированных внутренних документов контролируется службой документационного обеспечения  управления. Особенно это касается распорядительных документов.

Ряд внутренних документов не требует исполнения.

На предприятии IS ITA «Mecagro» используются следующие документы:

• Накладные
• Выписка со счета
• Приходный/расходный кассовый ордер
• Платежное поручение
• Счет – фактура
• Расходная накладная
• Акт выполненных работ
• Акт приемки – передачи основных средств
• Регистр продажи др.