Организация учёта денежных средств

- перечисления денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

- перечисления денежных средств в целях возврата/размещение кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;

- перечисления денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

 При недостаточности денежных  средств на расчетных счетах  оплата платежных поручений производиться по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Статьей 855 ГК РФ предусмотрена следующая очередность списания денежных средств со счетов организаций при их недостаточности:

В первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

 Во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

В третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и фонды обязательного медицинского страхования;

В четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

В пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

В шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, по средствам которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Для осуществления расчетов по инкассо банк-эмитент вправе привлекать другой банк (исполняющий банк).

Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований и инкассовых поручений.

Оплата платежных требований может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке).

Оплата инкассовых поручений  производиться без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя). Банк- эмитент, принявший по инкассо расчетные документы, принимает на себя обязательство доставить их по назначению.

В случае неисполнения или ненадлежащее исполнение поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ним ответственность в соответствии с законодательством.

Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных договором.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Расчеты по средством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцепт-гарантия оплаты или согласия на оплату денежных, товарных или расчетных документов. Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее пяти рабочих дней.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производиться списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

Инкассовое поручение применяется:

• в случае, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;
• для взыскания по исполнительным документам;
• в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставлении банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Бухгалтерский учет денежных средств на расчетном счете осуществляется на главном счете 51 “Расчетные счета”, который по отношению к балансу является активным и размещается во II разделе актива баланса по статье “Денежные средства”. По дебету счета учитываются остаток и поступление денежных средств на расчетные счета, а по кредиту — их списание (расходование). Типовые корреспонденции счетов по дебету и кредиту счета 51 представлены в приложение 3 и приложение 4 соответственно.

Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как:

• надежно обеспечивается их сохранность от расхищений;
• контролируется использование по целевому назначению;
• облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.

Организация имеет один расчетный счет в рублях РФ. Для открытия расчетного счета ООО “ФЭК”  предоставило  следующие  документы:

- свидетельство  о  регистрации,  выданное  налоговой инспекцией;

- копия  Устава, заверенного  нотариально;

- копию свидетельства о  постановке  организации  на налоговый  учет  в качестве налогоплательщика;

- заявление  на  открытие расчетного счета;

-копии приказов о назначении  директора и главного  бухгалтера, заверенные нотариально;

- карточка с  образцами подписей   директора и главного  бухгалтера, заверенные нотариусом.

На  основании  всех  сданных  документов  в  банк был  заключен договор о банковском  обслуживании  и  открыт  расчетный счет. Договором  о  банковском  обслуживании   определены   обязанности  и  права   банка  и организации,  порядок  расчетов  банка  с  клиентами, ответственность  сторон, а  также  указываются  реквизиты  обеих  сторон.

  Для  оформления   операций  на расчетном  счете ООО “ФЭК”   использует  платежные  поручения и  платежные  требования.

Для получения  наличных  денежных  средств с расчетного счета ООО “ФЭК” использует  денежные  чеки. Денежные  чеки  используются на выдачу заработной  платы, пособий командировочных  расходов, на  хозяйственные  нужды и другие  расходы. Чековая   книжка выдана по заявлению организацией, в  ней   содержатся 25 чеков, и  хранится она  у главного  бухгалтера в  сейфе.

Ежемесячно на расчетный счет ООО “ФЭК”  поступают  платежные  требования    выставляемые  за  оказанные  услуги как услуги связи, электроэнергия. Расчеты  платежными требованиями  осуществляются с предварительным акцептом, так  у организации  заключены  договора  по оказанию  услуг связи и поставке электроэнергии, претензий у ООО “ФЭК”   к поставщикам нет. Требования  оплачиваются  на следующий  день после истечения срока акцепта.

Для учета  движения средств в бухгалтерии ООО “ФЭК” используется  активный  счет 51 “Расчетные  счета”. Основанием  для  бухгалтерских  записей по счету 51 “Расчетный счет” являются  выписки из  банка с приложенными документами. Выписки  выдаются  ежедневно. При получении  выписки   бухгалтер организации  тщательно проверяет соответствующие  документы, являющиеся  основанием для  платежа.               

На расчетном счете скапливаются свободные денежные  средства  и 
поступления за проданную продукцию, выполненные работы и услуги и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи организации:  оплата поставщикам за товар, погашение задолженности по бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи.

Методология учета денежных средств на расчетном счете в ООО “ФЭК” не нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:

1. При сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается;
2. Кассир организации посещает банк с незаполненным чеком, подписанным руководителем ООО “ФЭК”;
3. Главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;
4. Бывает отсрочка платежей в бюджет поставщикам по причине отсутствия денежных средств на расчетном счете.

 

2.4 Инвентаризация денежных средств

 

        Инвентаризация – один из методов бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация обязательная при смене материально ответственных лиц, при установлении злоупотреблений, повреждений товаров при каких-либо стихийных бедствиях, пожарах и авариях, а также при ликвидации предприятия по различным обстоятельствам.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины в ООО “ФЭК” проводится инвентаризация кассы.

         Инвентаризация кассы организации производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В сроки, установленные руководителем организации, а также  при смене кассира организации производится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссией надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

При проведении инвентаризации необходимо проверить: заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности. Материально ответственные лица должны дать расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретения имущества. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей т документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов [44, с 154-178].

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, а именно: Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме  № ИНВ -15.

       Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист – в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение. Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче  денежных средств и денежных документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссией. Никаких подчисток и помарок в акте не допускаются. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации  в акте указывается их сумма  и обстоятельства возникновения. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с материально ответственно лица- кассира организации.

Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (дебет счета 50 «Касса» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»).

 Недостачу относят на виновное  лицо- кассира (дебет счета 94, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 94) и удерживают с него (дебет счета 50,70, кредит субсчета 73-2).

     Эти операции отражаются  в бухгалтерском учет следующими проводками:

 

№ п\п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Отражены излишки денежных средств в кассе, выявленные при инвентаризации	50-1	91-1
2	Отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации	94	50-2
3	Недостача денежных средств отнесена на кассира	73-2	94
4	Кассиром в погашении недостачи внесены денежные средства в кассу орнаизации	50-1	73-2