Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Для правильного руководства деятельностью предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением учета.

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации.

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных  лиц из командировки предъявить  в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним;

- выдача наличных денег  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм. Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций на предприятии должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих  право получать денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы;

- порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

Наличие данного приказа не только облегчит повседневную жизнь бухгалтера, но и поможет при налоговых проверках, так как наличные расчеты всегда вызывают повышенный интерес со стороны проверяющих органов. Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег,  приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер N 7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

При приобретении материальных ценностей для административно-хозяйственных нужд за наличный расчет подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица.

В практической части работы был приведен порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ПОВО «Владзернопродукт»».

Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствие с единым методологическими основами и правилами, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положение о введение учета и отчетности в РФ, Планом счетов бухгалтерского учета и положениями, регулирующими порядок учета различных объектов бухучета, а также Учетной политикой предприятия. Рабочий план счетов составлен  на основе типового плана счетов бухгалтерского учета РФ и содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и его руководство несет исполнительный директор.

Главный бухгалтер  обеспечивает контроль  и  отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций.

Мы выяснили, что в организации учет расчетов с подотчетными лицами ведется с соблюдением норма гражданского законодательства, на высоком уровне, с применением программных средств «1С: Бухгалтерия 7.7». Программа адаптирована и дописана под организацию, но  морально она уже устарела,  что является недостатком, однако в настоящий момент, рассматривается возможность  приобретения новой программы  «1С: 8:2».

ПОВО «Владзернопродукт» выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд.

При выдаче денег под отчет учитываются следующие требования:

- выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных  лиц из командировки предъявить  в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним;

- выдача наличных денег  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее  выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

Исходя из требований Порядка ведения кассовых операций на предприятии  существует приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм.

ПОВО «Владзернопродукт» учет расчетов с подотчетными лицами ведет с соблюдением норм гражданского законодательства, на высоком уровне.

В процессе анализа выявлено, что необходимо разработать некоторые мероприятия по улучшению учета расчетов с подотчетными лицами в ПОВО «Владзернопродукт». Выявленные нарушения предприятию необходимо устранить.

В целях предотвращения в дальнейшем причин возникновения нарушений учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию необходимо:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

укрепить кассовую дисциплину;

строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам.

 

 

 

 

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ в ред. ФЗ от 28.11.2011 № 336-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 29.01.1996, № 5, ст. 410

2. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, по состоянию на 02.04.2014, правовая система «Консультант+»

3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ в ред. ФЗ от 27.06.2011 № 162-ФЗ // Собрание законодательства РФ, № 31, 03.08.1998, ст. 3824

4. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 05.04.2013)//Собрание законодательства РФ, 07.08.2000, N 32, ст. 3340 

5. Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, в ред. ФЗ от 05.05.2014,N 112-ФЗ, правовая система «Консультант+», 

6. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"//Собрание законодательства РФ, 16.02.1998, N 7, ст. 785,  (с изменениями от 05.05.2014)

7.  Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" Российская газета, 1995, № 248, ст.4459 (с изменениями 28.12.2013)

8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) Утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (в ред. Приказа от 18.12.2012 № 164н) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 44, 03.11.2008

9. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99). Утверждено приказом Минфина РФ 06.07.1999, N 43н.,

в ред. Приказа от 08.11.2010 N 142н,правовая система «Консультант+»

10. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.99г. № 32н (в ред. Приказа от 27.04.2012 N 55)// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 26, 28.06.1999

11. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. N 33н в ред. Приказа от 27 апреля 2012 г. N 55н // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 26, 28.06.1999

12. Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»,правовая система «Консультант+», в ред. Приказов Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н,от 25.10.2010 N 132н, от 24.12.2010 N 186н

13. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94-н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкции по его применению» в ред. Приказа от 08.11.2010 № 142н // Финансовая газета,  № 46-47, 2000.

14.Приказ Минфина России от 02.07.10 № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (в ред. Приказа Минфина РФ от 05.10.2011 № 124н) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 35, 30.08.2010

15. Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности", правовая система «Консультант+»

16. Постановление Госкомстата РФ от 16 апреля 2002 г. N 26 "Об утверждении Методологических положений о проведении обследования о затратах организаций на рабочую силу"(с изменениями от 28 ноября 2005 г.)

17. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"(с изм. от 14.05.2013)

18. Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» // Вестник Банка России, № 66, 30.11.2011

19. Указание ЦБ РФ от 07 октября 2013 г. N 3073 "Об осуществлении наличных расчетов"// Вестник Банка России N 47, 28.08.2013

20. Волчкова М. Проверка расчетов с подотчетными лицами // Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение, N 5, май 2007.

34.Гомола  А.И., Кириллов В.Е, Кириллов С.В. Бухгалтерский  учет, ОИЦ           «Академия», 2010.-256 с

21. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами // Аудиторские ведомости, N 2, февраль 2008.

22. Гущина И.Э. Возврат денежных средств, выданных работодателем // Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 6, март 2007.