Организация учета расчетов с подотчетными лицами

В организации используются формы утвержденные Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. Постановлением N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

После завершения командировки сотрудник оформляет надлежащим образом авансовый отчет (приложение № 9), который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и бухгалтером. На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие документы), и суммы затрат по ним.

На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая обоснованность расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ПОВО «Владзернопродукт».

Таким образом, основные документы, которые необходимы для проведения расчетов с командировочными лицами:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении  сотрудников в командировки;

- заявление на выдачу  денег из кассы;

- документы, подтверждающие  произведенные расходы (командировочные  удостоверения, проездные билеты, счета  гостиниц);

- копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы.

 Корреспонденция счетов  по учету командировочных расходов  представлена ниже  (см. таблицу 3).

 

Таблица 3. - Проводки, по  учету командировочных расходов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Закуплены командированным лицом товары, материалы, внеоборотные активы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует	41,10,08 41,10,09,19	71
Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам без документов оплата за пользование постельными принадлежностями	20,26,44 91/2 20,26,44,19 20,26,44 20,26,44,19	71
Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем	68	19
Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом	62,76	71
Командировочные расходы связаны с реализацией прочих активов	91	71
Командировочные расходы связаны с непроизводственной деятельностью	99	71

 

Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций Так, пункт 11 Порядка запрещает:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
• передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов утверждается руководителем организации.

Основные документы, которые необходимы для проведения расчетов для проведения расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых  отчетов;

- список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы;

- заявление на выдачу  денег из кассы;

- оправдательные первичные  документы.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71.

Ниже приведены бухгалтерские проводки (см.таблицу 4).

 

Таблица 4.- Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Расчеты по договорам купли-продаж и произведены за счет подотчетных сумм	71	76
Произведены расходы на приобретение внеоборотных активов	08	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами материалы - у физического лица - у юридического лица	10 10,19	71
Расходы подотчетного лица включены в: - затраты основного производства - общехозяйственные расходы - издержки обращения	20 26 44	71
Произведены расходы, относящиеся к расходам будущих периодов	97	71
Оприходованы приобретенные подотчетными лицами товары: - у физического лица - у юридического лица	41 41,19	71
Списаны расходы, относимые на фактическую себестоимость товаров отгруженных	45	71

 

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами ПОВО «Владзернопродукт», а также собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций  иногда в организации используются расходы на  представительские цели.

Согласно Приказу Минфина России от 15.03.2000 N 26н представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.

Положением о представительских расходах ПОВО «Владзернопродукт» (приложение № 10) определен порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.

К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешено только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов.

Основные документы, которые необходимы для проведения расчетов по представительским расходам:

- авансовые отчеты;

- заявление на выдачу  денег;

- список лиц, которым разрешено  получение наличных денег из  кассы;

- сметы представительских  расходов;

- приказы об утверждении  смет представительских расходов.

Отражение в учете представительских расходов представлено в таблице 5.

Таблица 5.-Проводки по учету представительских расходов

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Выданы денежные средства на оплату представительских расходов	71	50-1
Списана сумма представительских расходов	26,44	71
Учтена сумма НДС по представительским расходам	19	71
Произведен налоговый вычет	68	19

 

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия Версия 7.7», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Для ввода информации о расходах в программу «1С: Бухгалтерия 7.7.» бухгалтеру необходимо:

1) Заполнить документ «Строка авансового отчета (прочее)» (меню: «Торговля и Бухгалтерия-Документы по подотчетникам-Строка авансового отчета(прочее)-Шапка-Табличная часть») (см. рисунки 5и 6):

 

 

Рисунок 5. Диалоговое окно документа «Строка авансового отчета (прочее)», закладка «Шапка»

 

 

  

Рисунок 6. Диалоговое окно  документа «Строка авансового отчета (прочее)», закладка «Табличная часть»

 

 

В результате этих действий формируются проводки (см. рисунок 7):

 

 

Рисунок 7. Диалоговое окно документа «Операции (строка авансового отчета)

 

2)Для просмотра как отразилось движение денежных средств по подотчетнику необходимо открыть  оборотно-сальдовую ведомость (меню: «Отчеты-Стандартные бухгалтерские отчеты-Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.1») и проанализировать  (см.рисунок 8):

 

 

Рисунок 8. Диалоговое окно документа «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.1»

 

3)Для контрольной проверки открыть карточку счета 71.1 (в меню «Оборотно-сальдовой ведомости» выделить курсором сумму и щелкнуть мышкой 2 раза). Здесь видно какие авансовые строки авансовых отчетов подотчетного лица занесены, кассовые приходные и расходные ордера,  отражается сальдо на конец периода (см. рисунок 9):

Рисунок  9. Диалоговое окно документа «Карточка счета 71.1»

 

 

4)Для  расчета с подотчетным лицом  необходимо создать авансовый отчет (меню:«Торговля и бухгалтерия-Документы по подотчетникам- Авансовый отчет»). В форме бухгалтер заполняет окошки (см.рисунок 10):

 

 

Рисунок  10. Диалоговое окно документа «Авансовый отчет»

 

 

 

По проведенным документам отражается какие первичные документы на эту дату были введены по подотчетному работнику и сумма которую необходимо выдать работнику. В данном случае   подотчетному лицу необходимо выдать 1123 руб.50коп.

5)Бухгалтер  формирует расходный ордер на  эту сумму (меню:«Отчет по основным средствам-Расходный кассовый ордер-Печать), подписывает его у руководителя и главного бухгалтера и производит расчет с работником (см. рисунок 11):

 

 

Рисунок 11. Диалоговое окно документа «Расходный кассовый ордер»

 

Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета, проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету.

 

2.3. Анализ расчетов  с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятию часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, на основе данных бухгалтерского баланса и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») составим аналитическую таблицу (см. таблицу 5).

 

Таблица 5.- Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами (тыс.руб.)

№ п/п	Наименование показателя	2012 год	Уд. вес, %	2013 год	Уд. вес, %
1.	Кредиторская задолженность - всего	381 986	100,0	145 506	100,0
2.	Кредиторская задолженность с подотчетными лицами	3 615	0,95	631	0,43

 

Данные таблицы свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2012 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2012 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2012 год показало, что, действительно, работником Орловым С.Н. 20 декабря 2012 года была взята подотчет сумма в размере 3 615 рублей для приобретения канцтоваров. Подотчетная сумма Орлову С.Н.  выдана на основании заявления, установленной формы в организации (приложение № 11) и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются  наличные деньги. Данный порядок закреплен в п.4.4. Положения Центрального банка РФ [18]. На заявлении определен срок- 5 дней.