Организация бухгалтерского учета на малых предприятиях

В-третьих, Центральный банк РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между  юридическими лицами по одной операции в день. На момент написания учебника этот лимит составляет 60 тыс. рублей.

В-четвертых, организации  обязывают хранить все свободные  денежные средства в учреждениях  банков. Проведение кассовых операций контролируют конкретные банки, которые  обслуживают данную организацию. Обслуживающий  банк и организация заключают  между собой договор. По этому  договору банк устанавливает для  организации еще один лимит, ограничение  на остаток денег, который может  находиться в кассе на конец дня Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка расчет по установленной форме. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты заработной платы, пособий, подотчетных сумм и пр. в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения  кассовых операций и заключить с  администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности  за сохранность принятых им ценностей. Кассир не может передавать другому  лицу выполнение своих обязанностей У субъектов малого предпринимательства с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский учет. Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами  первичной учетной документации.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей  и заказчиков, при возврате ранее  выданных подотчетных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации  выдается чековая книжка. Чтобы снять  наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем  и передает кассиру. В чеке указывается  назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а  корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для  организации.

Факт любого наличного  получения денежных средств оформляется  приходным кассовым ордером (форма  № KO-I). Ордер выписывается на основании  соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с  надписью «Получено» и датой. После  проверки соответствия записей приходный  ордер подписывается главным  бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (форма  № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы  выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего  расходный кассовый ордер. Документы  на выдачу должны быть подписаны руководителем  организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого  документа, и получатель расписывается  в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или  «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и пр. основанием для выплат служат расчетно-платежные  или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный  кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег  по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся  им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в  кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация  ведет только одну кассовую книгу. Эта  книга должна быть прошнурована и  опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через  копировальную бумагу сразу же после  получения или вьщачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Если же в организации  есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или  заказчиками через ККМ, то в главную  кассу сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации.

В ряде случаев организациям взамен ККМ разрешается использовать для расчетов наличными денежными  средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются  типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются  специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия  и индивидуальный номер.

Приходные и расходные  кассовые документы, журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут  вестись как ручным, так и автоматизированным способами. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся  на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом  порядке и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается  и отчет кассира.

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, а по кредиту — суммы, выданные из кассы.

При отражении поступления  денежных средств в кассу организации делаются следующие бухгалтерские записи:

Д-т 50 «Касса»  
К-т 51 «Расчетные счета», 62 Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Выдача денег оформляется  одной из следующих проводок:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.  
К-т 50 «Касса».

По окончании месяца путем  сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится  сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. К счету «Касса» могут  быть открыты субсчета: «Касса организации», «Операционная касса», «Денежные  документы» и др.

В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено  действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем  утверждается руководителем. Излишки  денег, выявленные инвентаризацией, приходуют  в кассу и зачисляют в доход  организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т 50 «Касса»  
К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью.

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»  
К-т 50 «Касса».

И одновременно относятся  на виновника недостачи:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»  
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае если во взыскании  с виновных лиц отказано судом  или они не найдены, убытки списываются  на расходы организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»  
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу  организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые  получены деньги, указываются на оборотной  стороне чека). Неиспользованный остаток  денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в предпринимательской  деятельности организации возникает  разрыв во времени между зачислением  денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы  почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.)- Для  этих целей используют счет 57 «Переводы  в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, вторые экземпляры препроводительной  ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим  образом*

Д-т 57 «Переводы в пути»  
К-т 50 «Касса» — сделан денежный перевод

После возврата второго экземпляра препроводительной ведомости после  проверки в кассе банка -

Д-т 51 «Расчетные счета»  
К-т 57 «Переводы в пути» — зачислены деньги на счет в банке.

В кассе организации могут  храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки  в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают  по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг  производится по приходным и расходным  ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.

Синтетический учет этих ценностей  ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический  учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами  денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в  санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»  
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса организации» или 51 «Расчетные счета»

При вьщаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.

Д-т 50 «Касса» — на сумму частичного платежа, сделанного работником,  
Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 91 «Прочие доходы и расходы» — на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)  
К-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы».

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица — по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.

Учет операций по расчетным и другим счетам в  банках

В процессе хозяйственной  деятельности между организациями  возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой  материально-производственных запасов  и оплатой услуг, продажей готовой  продукции, с выполнением различных  финансовых обязательств (платежи в  бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение кредитов и займов и  т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением  денежных средств через отделения  банков с расчетного счета плательщика  на счет получателя.

Все организации обязаны  хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать  в любом отделении банка расчетный  счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для  открытия расчетного счета организация  представляет в учреждение банка: заявление  с просьбой об открытии расчетного счета, копии учредительных документов, копии свидетельства о государственной  регистрации организации, справку  о постановке на налоговый учет, справку о постановке на учет в государственные внебюджетные фонды, карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати.

Открытому счету присваивается  номер, который затем указывается  на всех документах, отражающих движение средств по расчетному счету.

Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством  и правилами, инструкциями и положениями  Центрального банка Российской Федерации.