Общие правила расчетов с подотчетными лицами

             Если деньги на представительские  расходы выдаются физическому  лицу под отчет на основании  приказа руководителя предприятия  с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

         Не следует  забывать, что сотрудник, которому  в соответствии с приказом  по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы  по расходному кассовому ордеру  и тем самым выступает по  отношению к предприятию как  обычное подотчётное лицо, которое  должно отчитываться за расходование  подотчетных сумм в установленном  законодательством порядке.

        Таким образом,  подотчетное лицо, взявшее в кассе  предприятия наличные деньги  на представительские цели, должно  подтвердить свои расходы предъявлением  в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск  товара, а также чека кассового  аппарата или корешка приходного  кассового ордера с печатью  предприятия.

          Исключением  из вышеизложенного правила могут  служить расходы, которые подтверждены  предъявлением документов строгой  отчетности по формам, утвержденным  Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты  т.д.).

      В бухгалтерском  учете представительские расходы  будут отражены в данном случае  следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, или

Дебет 20 Кредит 71 - отражены представительские расходы;

        Подтверждая  документально произведённые представительские  расходы, необходимо помнить,  что принимать к исполнению  можно только первичные документы,  соответствующие Положению о  бухгалтерском учёте и отчётности  в РФ.

          Поэтому  не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств,  акты, служебные записки, приходные  кассовые ордера без печати, товарные  чеки без чека ККМ, счёт по  проведению официального приёма.

В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению  в совокупный налогооблагаемый доход  работника на общих основаниях в  соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».

          Необходимо  также обратить внимание на  тот факт, что нормативы устанавливаются  исходя из объёма выручки от  реализации или иного показателя, используемого для определения  финансового результата, за год.  На предприятии может возникнуть  ситуация, когда большая часть  представительских расходов потрачена,  например, в первом квартале текущего  финансового года. Подведя итоги  деятельности за первый квартал,  на себестоимость реализованной  продукции следует отнести представительские  расходы в пределах нормы, исходя  из объёма выручки или иного  показателя, формирующего финансовый  результат первого квартала. Сумму  превышения отражается на счёте  97 «Расходы будущих периодов»  и в последующих кварталах  данного финансового года производим  списание суммы представительских  расходов 

Дебет 26 Кредит 97

- в пределах нормы за полугодие  (девять месяцев). И только тогда  по результатам годового баланса  затраты по данной статье превышают  установленный норматив, фактическая  прибыль для целей налогообложения  увеличивается на величину такого  превышения.

 

 

 

 

 

 

                   

 

 

 

1.5. Учет административно-хозяйственных расходов

       Административно-хозяйственные  расходы - это непроизводственные  накладные расходы, связанные  с содержанием административных  служб и управлением предприятием  в целом.

          К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение  материалов по мелкому опту  в розничной торговле и расходы  на прочие операционные нужды.

          Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может  производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению  руководителя организации).

         В соответствии  с Порядком ведения кассовых  операций выдача наличных денег  из кассы организации производится  по расходным кассовым ордерам  типовой межведомственной формы  КО-2 или надлежаще оформленным  другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег  и т.п.) с проставлением на этих  документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

       Если работник  закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные  средства:

Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

           Использование  подотчетных сумм на хозяйственные  расходы предполагает приобретение  материально-вещественных ценностей  в розничной или оптовой торговле. Первичными оправдательными документами,  подтверждающими использование  подотчетных сумм, являются:

- товарные чеки (накладные),

- кассовые чеки,

- счета-фактуры,

- квитанции к приходным кассовым  ордерам, акты о закупке материальных  ценностей у физических лиц.

         При приобретении  товаров в предприятиях розничной  торговли и общественного питания  необходимы следующие документы:

- товарный чек в котором указано наименование приобретенного товара, наименование торгового предприятия, его ИНН, дата покупки, сумма;

- чек контрольно-кассовой машины  с датой и суммой, соответствующей  товарному чеку. Одного кассового  чека недостаточно, так как в  этом чеке отсутствуют необходимые  реквизиты, которые подтверждали  бы факт приобретения материальных  ценностей.

          При  приобретении товара на предприятиях  оптовой торговли основными первичными  документам являются накладные  и счета-фактуры. Наличие этих  документов позволяет выделить  в расчетах и в бухгалтерских  проводках налог на добавленную  стоимость.

          Особенностью  приобретения материальных ценностей  в розничной торговле является  отсутствие выделения уплаченного  при приобретении материальных  ценностей налога на добавленную  стоимость.

         Процесс  приобретения за наличный расчёт  материальных ценностей (работ,  услуг) у организаций-изготовителей,  организаций оптовой торговли  и иных организаций - юридических  лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной  продажи товаров), как правило,  включает в себя несколько  этапов, каждый из которых оформляется  соответствующим документом:

1. Заключение договоров между  юридическими лицами, регламентирующих  их отношения, а именно договоров  купли-продажи, подряда, договоров  на оказание услуг и т.п.  Реализация товаров покупателю  оформляется накладной (иногда  накладная с подписями и печатями  обеих сторон выступает в качестве  договора купли-продажи). Реализация  работ (услуг) оформляется актом  сдачи-приёмки, составляемым в  дополнение к соответствующему  договору.

2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется  приходным кассовым ордером по  межведомственной форме КО-1. Покупателю  выдаётся квитанция к приходному  кассовому ордеру, которая заверяется  печатью (штампом) организации-продавца.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     

2. Практическая часть

2.1 Счет 71 ««Расчеты с подотчетными лицами» в бухгалтерском учете     предприятия.

Основные проводки по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", применяемые на Главном материальном складе - структурной единице - Красноярской дирекции материально-технического обеспечения - структурного подразделения Росжелдорснаба - филиала ОАО "РЖД" приведены в таблице 1.

 

Таблица 1 – Основные проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Содержание операции	Документ	Номера корреспондирующих счетов
		Дебет	Кредит
1.Выданы наличные денежные средства  под отчет на хозяйственные  нужды или командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71	50
2.Возмещены работнику, перерасходованные  подотчетные суммы	Авансовый отчет Расходный кассовый ордер	71	50
3.Перечислены денежные средства  по месту нахождения подотчетного  лица	Платежное поручение	71	51, 52
4.Выданы денежные документы под  отчет	Расходный кассовый ордер	71	50-3
5.Списание положительной курсовой  разницы по подотчетным суммам	Расчет	71	91-1
6.Предприятием приобретены материальные  ценности за счет подотчетных  сумм	Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции  и т.д.	04, 07, 10, 41	71
7.Подотчетные суммы использованы  на производственные цели	Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции  и т.д.	20, 25, 26, 28, 44	71
8.Возврат неиспользованных подотчетных  сумм в кассу	Приходный кассовый ордер	50	71
9.Удержания из заработной платы  долга по подотчетным суммам	Расчет бухгалтерии	70	71
10.Расходы, осуществленные на непроизводственные  нужды	Расчет	91-2	71
11.Списание отрицательной курсовой  разницы по подотчетным суммам	Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции  и т.д.	91-2	71

 

 

Заключение

         Как правило,  в организациях деньги под  отчет выдаются достаточно часто  и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом  предприятии и весьма разнообразны.

         При возникновении  производственной необходимости  в командировках, безналичный  расчет не является быстрым  для осуществления таких целей  (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают с безналичным  расчетом, также как оплата постельного  белья, дополнительные расходы  (кроме как покупки билетов,  но это трудоемкий процесс)  оплачиваются за наличные деньги 

        В курсовой  работе рассмотрены такие вопросы  как: понятие подотчетных сумм, порядок получения денег под  отчет при закупе товаров, при  направлении подотчетных лиц  в служебные зарубежные командировки  и командировки по России, документальное  оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными  лицами в бухгалтерском учете. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               

Список использованных источников

 

1.Налоговый кодекс Российской  Федерации (в ред. Федеральных  законов от 07.03.2011г.)

2. Трудовой кодекс Российской  Федерации (в ред. Федерального  закона от 29.12.2010г. № 437-ФЗ)

3. Гражданский кодекс Российской  Федерации (в ред. Федерального  закона от 07.02.2011)

4.Федеральный закон от 21.11.96 №  129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

5. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  организаций (утв. приказом Минфина  РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в  ред. Приказа Минфина от 08.11.2010г.  № 142н)

6. Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в Российской Федерации (утв.  приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа  Минфина РФ от 24.12.2010г. № 186н)

7. Положение по бухгалтерскому  учету "Учетная политика организации"

 ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина  РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред.  приказа Минфина РФ от 08.11.2010г.)

8.Положение по бухгалтерскому  учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» ПБУ 3/2006

9. Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации (утв.  решением Совета Директоров ЦБР  22 сентября 1993г. № 40), (в ред.  Письма ЦБ РФ от 26.02.1996г. №  247)