Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Изм.

Лист

№ докум.

Подп.

Дата

Лист

 

 

 

 2

КР. 460200.080502

                                          Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...3

1.Теоретическая часть…………………………………………………………….....4

  1.1 Общие правила расчетов с подотчетными лицами……………………………4

  1.2 Аналитический и синтетический  учет……………………………………….... 7

  1.3 Учет  расчетов с подотчетными лицами  по суммам, выданным на   командировочные  расходы…………………………………………………………...9

  1.4 Учет  представительских расходов……………………………………………...22

  1.5 Учет  административно-хозяйственных расходов…………………………..…25

  2. Практическая часть…………………………………………………………….....28

  2.1 Характеристика  предприятия…………………………………………………...28

  2.2 Счет 71 ««Расчеты с подотчетными лицами» в бухгалтерском учете предприятия……………………………………………………………………….....31

  Заключение…………………………………………………………………………...32

  Список  использованных источников……………………………………………….33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                        Введение

         В процессе  финансово-хозяйственной деятельности  у организаций возникает потребность  использовать наличные денежные  средства для расчетов с работниками  по командировкам, выдачи им  средств на представительские  цели, для покупки за наличный  расчет товаров в других организациях  или у физических лиц, для  оплаты выполненных работ, оказанных  услуг, а также на иные хозяйственно-операционные  цели. При этом работники организации,  получающие денежные средства  на указанные нужды, для целей  бухгалтерского учета называются  подотчетными лицами.

Особенности этой группы расчетов обусловлены  необходимостью соблюдения довольно жестких  правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и  их последующего списания. Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют исключительно  важное значение.

          Основными  задачами бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами  являются:

         1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

         2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

          3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

         Целью курсовой  работы является ознакомиться  с теорией учета расчетов с  подотчетными лицами, изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия, рассмотреть порядок учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетной организации.

                                     1.Теоретическая часть

           1.1 Общие  правила расчетов с подотчетными  лицами

        Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы. Список лиц, имеющих право получить в кассе наличные деньги под отчет, должен быть утвержден руководителем предприятия.

Основным  документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

- выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными  командировками, производится в  пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели;

- лица, получившие  наличные деньги под отчет,  обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который они выданы, или со  дня возвращения из командировки  предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах  и произвести окончательный расчет  по ним;

- подотчетное  лицо не вправе передавать  полученные под отчет денежные  средства другому работнику;

- выдача  вновь наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета конкретного подотчетного  лица по ранее выданному ему  авансу.

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в  котором определены:

- перечень  лиц, имеющих право получать  денежные средства под отчет;

- срок, на  который выдаются подотчетные  суммы;

- порядок  представления и утверждения  авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены  с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в  список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить  договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен  в учетной политике.

Денежные  средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного  заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской  службе о выдаче аванса.

           На  заявлении о выдаче аванса  бухгалтер проставляет статью, на  которую должен быть отнесен  расход, и делает отметку об  отсутствии задолженности за  подотчетным лицом по предыдущему  авансу.

            Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

            Если надо выдавать деньги  лицу, не указанному в приказе,  можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее  которой он должен сдать авансовый  отчет в бухгалтерию и т.д.

       Наличные денежные  средства выдаются под отчет :

·     на хозяйственные расходы (покупку канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и др.);

·     на командировочные расходы;

·     на представительские расходы.

          В зависимости  от вида расходов при использовании  денежных средств оформляются  и используются различные виды  первичных оправдательных документов.

          Для  учета расчетов с подотчетными  лицами используется счет 71 «Расчеты  с подотчетными лицами». Это  активно-пассивный счет, дебетовое  сальдо по которому означает  задолженность подотчетного лица  перед предприятием, а кредитовое  — перерасход выданных подотчетных  сумм (утвержденный руководителем  и главным бухгалтером), а следовательно, это будет задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

 

 

 

 

 

 

 

                          1.2 Аналитический и синтетический учет

           Учет  по расчетам с подотчетными  лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица  на начало периода	Сальдо начальное -это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

          Расходы,  оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета  71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и  другие в зависимости от характера  расходов. Возвращенные в кассу  остатки неиспользованных сумм  списывают с подотчетных лиц  в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

         Регистром  для учета операций по движению  подотчетных сумм и расчетов  с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Учет расчетов с  подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

            Служебная командировка - это поездка  работника по распоряжению руководителя  на определенный срок для выполнения  служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).

            Инструкция не указывает, что  следует считать местом постоянной  работы. На практике местом постоянной  работы считается расположенное  в определенном населенном пункте  предприятие, либо отдельная его  часть, участок, отделение, объект  предприятия, работа в котором  обусловлена трудовым договором.  В тех случаях, когда филиалы,  участки и другие подразделения,  входящие в состав объединения,  предприятия, учреждения, организации  находятся в другой местности,  местом постоянной работы работника  считается то производственное  объединение, работа в котором  обусловлена трудовым договором.

          Не признаются  командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

         Рабочие  и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения  или вышестоящего органа о  направлении в командировку. Отказ  от такой поездки считается  нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника,  члена его семьи, нуждающегося  в уходе, обучение без отрыва  от производства и др.