К договорам
гражданско-правового характера
относятся: договоры подряда,
поручения, комиссии, перевозки,
авторский и иной договор возмездного
оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В
этом случае порядок и условия
возмещения документально подтвержденных
расходов, понесенных работником
в ходе выполнения работы, может
быть определен сторонами в
тексте договора.
К таким расходам могут быть, например,
отнесены расходы по проезду и
найму жилья, приобретению материалов
и другие.
Под
служебной командировкой, совершаемой
в установленном порядке, понимаются
также поездки работника, которые
связаны с:
- покупкой материально-производственных
запасов;
- осуществлением работ капитального
характера (выполнением функций
заказчика и т.п.);
- подготовкой и повышением квалификации
работников;
- участием в общих собраниях
акционеров обществ, в которых
организация имеет вклады (акции);
- другими аналогичными нуждами.
Направление
работников в командировку должно
быть оформлено первичными документами.
Формы этих документов утверждены
постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты».
К числу таких документов относятся:
- служебное задание для направления
в командировку и отчет о
его выполнении (форма Т-10а);
- приказ (распоряжения) о направлении
работника в командировку (форма
Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостовереие (форма
№ Т-10).
Командировочное
удостоверение может не выписываться,
если работник должен возвратиться
из командировки в место постоянной
работы в тот же день, в который он был
командирован.
При
направлении работника в командировку
в пределах РФ издание соответствующего
приказа руководителя не является
обязательным (достаточно одного
лишь командировочного удостоверения).
Направление в командировку лиц,
работающих по гражданско-правовому
договору лиц, приказом руководителя
не оформляется. Этим лицам
не выдается и командировочное
удостоверение.
В случае командирования работника
в страны дальнего зарубежья,
включая прибалтийские государства
- бывшие республики Советского
Союза, оформлять командировочное удостоверение
не требуется, но обязательно наличие
загранпаспорта.
Срок
командировки работников определяется
руководителями объединений, предприятий,
учреждений, организаций, однако
он не может превышать 40 дней,
не считая времени нахождения
в пути. Такой же срок установлен
для командировок для проведения
ревизий и проверок. Срок командировки
работников в министерства, ведомства
Российской Федерации и в другие
органы государственного управления
не может превышать 5 дней, не
считая времени нахождения в
пути. Продление срока командировки
допускается в исключительных
случаях не более чем на 5 дней
с письменного разрешения руководителя
органа управления, в который
командированы работники.
Фактическое
время пребывания в месте командировки
определяется по отметкам в
командировочном удостоверении
о дне прибытия в место командировки
и дне выбытия из места командировки. Если
работник командирован в разные населенные
пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия
делаются в каждом пункте.
Днем выезда в командировку
считается день отправления поезда,
самолета, автобуса или другого
транспортного средства из места
постоянной работы командированного,
а днем приезда - день прибытия
указанного транспортного средства
в место постоянной работы. При отправлении
транспортного средства до 24 часов включительно
днем отъезда в командировку считаются
текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие
сутки. Если станция, пристань, аэропорт
находятся за чертой населенного пункта,
учитывается время, необходимое для проезда
до станции, пристани, аэропорта. Аналогично
определяется день приезда работника
на место постоянной работы.
Работники
имеют право на возмещение
расходов, связанных со служебной
командировкой. Работодатель обязан
возмещать (ст. 168 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого
помещения,
- дополнительные расходы, связанные
с проживанием вне места постоянного
жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные
работником с разрешения или
ведома работодателя.
Порядок
и размеры возмещаемых расходов
определяются коллективным договором
или приказом(распоряжением).
Расходы по проезду к месту
командировки и обратно к месту
постоянной работы возмещаются
командированному работнику в
следующем размере:
а) стоимости проезда воздушным,
железнодорожным, водным и автомобильным
транспортом общего пользования (кроме
такси);
б) страховые платежи по государственному
обязательному страхованию пассажиров
на транспорте;
в) оплату услуг по предварительной
продаже проездных документов;
г) расходы за пользование в поездах
постельными принадлежностями.
При
наличии нескольких видов транспорта,
связывающих место постоянной
работы и место командировки,
администрация может предложить
командированному работнику вид
транспорта, которым ему надлежит
воспользоваться. При отсутствии
такого предложения работник
самостоятельно решает вопрос
о выборе транспорта.
Расходы по проживанию возмещаются
командированному работнику в
сумме фактически произведенных
затрат. При этом стоимость дополнительных
услуг, включаемых гостиницами
в счет за проживание, в составе
расходов на проживание не
возмещаются, а подлежат оплате
самим командированным за счет
суточных. К таким дополнительным
услугам, в частности, относятся:
- стоимость завтраков;
- услуги химчистки;
- пользование минибаром и т.п.
Кроме того,
работнику возмещаются расходы
по оплате бронирования места
в гостинице.
Следует обратить внимание, что командированному
сотруднику возмещаются все произведенные
им и документально подтвержденные
затраты на проживание в полном объеме.
Суточные
выплачивается командированному
работнику за каждый день нахождения
в командировке, включая выходные
и праздничные дни, а также
дни нахождения в пути, в том
числе за время вынужденной
остановки в пути (Постановление
Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
При расчете суточных следует
учитывать, что днем отъезда
считается день отправления соответствующего
транспортного средства (самолета,
поезда и т.п.) из места постоянной
работы командированного, а днем
приезда - день прибытия указанного
транспортного средства на место
постоянной работы.
Размер
суточных, как говорилось выше, достаточно
оговорить в приказе, распоряжении
руководителя или в коллективном
договоре.
При командировках
в такую местность, откуда командированный
работник имеет возможность ежедневно
возвращаться к месту своего
постоянного жительства, суточные (надбавки
взамен суточных) не выплачиваются.
Командировка, расположенная недалеко
от места работы и жительства
работника может быть признана
однодневной. Определение такой
командировки производится руководителем
в приказе на основании данных
о дальности расстояния, условиях
транспортного сообщения, характере
выполняемого задания, а также
необходимости создания для работника
условий для отдыха. Командировка
за пределы России также может
быть однодневной, если работник,
который выехал за границу,
возвратился в Россию в тот
же день.
Если командированный
работник по окончании рабочего
дня по своему желанию остается
в месте командировки, то при
предоставлении документов о
найме жилого помещения расходы
по найму ему возмещаются в
размере расходов, установленных
при найме жилого помещения
для командировок на территории
Российской Федерации.
Командированному
работнику перед отъездом в
командировку должен быть выдан
аванс на оплату командировочных
расходов
Основанием
для выдачи аванса является
«Приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку». Его
сумма рассчитывается исходя
из:
- стоимости проезда к месту
командировки и обратно;
- срока нахождения в командировке;
- предполагаемой суммы расходов
на проживание и установленного
размера суточных и других
расходов.
При составлении сметы учитываются
нормы командировочных расходов,
установленные законодательно либо
утвержденные локальным актом
организации. Расчет суммы аванса
или смета должны содержать
все необходимые реквизиты (ст.
9 Федерального закона от 21.11.96 №
129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Аванс,
как правило, выдается наличными
из кассы предприятия. Выдача
наличных денег под отчет производится
только штатным работникам при
условии полного отчета конкретного
лица по ранее выданному любому
авансу (на командировочные, хозяйственные
и другие расходы). Передача выданных
под отчет наличных денег одним
работником другому запрещается.
В
течение трех дней после возвращения
из командировки работник обязан
представить в бухгалтерию авансовый
отчет об израсходованных в
связи с командировкой сумах
и произвести окончательный расчет
по ним.
К авансовому
отчету прилагаются командировочное
удостоверение, оформленное в
установленном порядке; документы
о найме жилого помещения, документы,
подтверждающие фактические расходы
по проезду, включая плату за
пользование постельными принадлежностями
в поездах и другие документы,
подтверждающие произведенные работником
расходы,
Для утверждения
и списания израсходованных подотчетных
сумм применяется авансовый отчет
по унифицированной форме №
АО-1.
Работник
должен представить в качестве
приложения к авансовому отчету
служебное задание с заполненным
и подписанным отчетом о его
выполнении (форма № Т-10а, утвержденная
постановлением Госкомстата от 5
января 2004 г. № 26). На оборотной стороне
авансового отчета подотчетное лицо записывает
перечень документов, подтверждающих
произведенные расходы (билеты на транспорт,
счета на проживание, прочие документы,
подтверждающие расходы во время командировки)
и суммы расходов.
В
бухгалтерии проверяются законность
и целевое расходование средств,
путем сопоставления данных авансовых
отчетов и приложенных к ним
документов на оплату услуг,
погашение задолженности поставщикам,
приобретение материально-производственных
запасов, наличие оправдательных
документов, подтверждающих произведенные
расходы, правильность их оформления.
При проверке документов, прилагаемых
к авансовому отчету, устанавливается
наличие обязательных реквизитов
документов, предусмотренных статьей
9.2 Закона о бухгалтерском учете.
Проверенный авансовый отчет
утверждается руководителем или
уполномоченным на это лицом
и принимается к учету. Как
правило, передача отчета на
утверждение осуществляется в
день получения отчета от подотчетного
лица. Ознакомившись с содержанием
отчета, руководитель предприятия
принимает решение об утверждении
величины произведенных расходов.
Если работник
произвел расходы в валюте
из наличных денежных средств,
выданных ему в валюте, стоимость
расходов пересчитывается в рубли
по курсу ЦБ РФ на дату
утверждения авансового отчета
руководителем.
Таким
образом, при учете задолженности
подотчетного лица выданные суммы валюты
учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи,
при отчете и возврате неиспользованных
сумм по курсу на дату утверждения отчета.
Возникающие в бухгалтерском учете
по операциям в иностранной валюте
курсовые разницы отражаются в соответствии
с пунктом 13 ПБУ 3/2006 как вне реализационные
доходы или вне реализационные расходы,
которые учитываются на счете 91 «Прочие
доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются
на авансовом отчете.
Удержание
из зарплаты работника для
погашения его задолженности
работодателю может производиться
для погашения неизрасходованного
и своевременно не возвращенного аванса,
выданного в связи со служебной командировкой
(ст. 137 ТК РФ).