Курс лекций по "Бухгалтерскому учету и аудиту"

Особенностью  этих счетов является отсутствие на них  двойной записи. Операции записываются только в дебет или кредит забалансового  счета без корреспонденции с другими счетами.

План счетов бухгалтерского учета

План  счетов представляет собой систематизированный перечень бухгалтерских счетов, в котором каждый счет имеет наименование и код. Они делятся на синтетические счета (первого порядка) и субсчета (второго порядка).

В настоящее  время действует план счетов бухгалтерского учета № 94 н., утвержденный Министерством финансов Российской Федерации 31 октября 2000 г. Согласно плану счетов и инструкции по его применению бухгалтерский учет должен быть организован на предприятиях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих материальный учет методом двойной записи.

План счетов ориентирован на рыночную экономику и международные стандарты бухгалтерского учета.

В действующем  плане счетов все счета бухгалтерского учета сгруппированы в восемь разделов:

I. Внеоборотные  активы,

II. Производственные  запасы,

III. Затраты на  производство,

IV. Готовая продукция,  товары и реализация,

V. Денежные средства,

VI. Расчеты,

VII. Капитал,

VIII. Финансовые  результаты,

IX. Забалансовые  счета.

Всего в основном плане счетов предусмотрено около  восьмидесяти счетов первого порядка  и девяти забалансовых счетов.

В Плане счетов бухгалтерского учета каждый счет имеет  код (номер), состоящий из двух знаков (первый – счет 01 «Основные средства», последний – 99 «Прибыли и убытки»).

Все эти счета  называются счетами первого порядка. Кроме того, к ряду счетов первого порядка предусмотрены субсчета. Например, счет 10 «Материалы» имеет восемь субсчетов: «Сырье и материалы», «Топливо», «Строительные материалы» и др., счет 52 «Валютный счет» – три субсчета: «Транзитный валютный счет», «Валютные счета внутри страны», «Валютные счета за рубежом».

Применение  кодов позволяет быстрее составлять бухгалтерские проводки, облегчает  заполнение учетных регистров и  применение вычислительной техники  для обработки учетной информации.

Тема 7. Документация

1.    Документация хозяйственных операций.

2.    Классификация документов.

3.    Организация документооборота.

Документация  хозяйственных операций

Документация  хозяйственных операций является основой  бухгалтерского учета. Она заключается  в сплошном, непрерывном отражении  операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение. Бухгалтерский документ составляется на бланке установленной формы, отпечатанной в типографии.

Фиксирование  хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.

Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных  хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся: наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления, подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия. Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.

В условиях автоматизации  бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

К оформлению документов предъявляются определенные требования. Они сформулированы в Положении  о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (утв. Министерством финансов СССР  
29 июля 1983 года и в других нормативных актах.) Первичные документы должны быть составлены по форме с указанием всех обязательных реквизитов, обеспечивающих им юридическую силу, содержать достоверные данные. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания операции. Несвоевременно составленный документ затрудняет контроль за сохранностью собственности предприятия, приводит к несвоевременному отражению операций на счетах бухгалтерского учета и задерживает составление бухгалтерской отчетности. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается. Лица, составившие документ, обязаны поставить свои разборчивые подписи. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается  одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных  и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В условиях машинной обработки документ представлен  в виде 3-х частей: адресной, предметной, оформительской. При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

Классификация документов

С целью правильного  использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения  и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

1. По  назначению документы делятся на:

1.1. Распорядительные  документы, содержащие приказ  или распоряжение на выполнение  хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников  предприятия, распоряжение на  проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек, ПП. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.

1.2. Оправдательные  документы подтверждают факт  совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная  на получение товара, акт на списание материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.

1.3.  Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д.

1.4. Комбинированные  документы сочетают признаки  распорядительных, оправдательных  и других документов бухгалтерского  оформления. Например, расходный кассовый  ордер является комбинированным  документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).

Применение  комбинирования документов в учете  очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние  документы составляются и обращаются  внутри данного предприятия, ими  оформляются операции, совершенные  на данном предприятии. Большинство  документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы  поступают от других предприятий  или направляются на другие  предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

III. По  порядку формирования операций документы подразделяются на первичные и сводные.

3.1. В первичных  документах фиксируется одна  или несколько хозяйственных  операций непосредственно в момент  их совершения. Составление первичных  документов является первым этапом  учетных работ. По объему содержания  первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми  документами оформляется одна  операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск  товара.

3.1.2. В накопительных  документах фиксируются однородные  хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ – заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

3.2. Сводные документы  составляются на основании первичных  документов. Например, кассовый отчет  о командировке составляется  на основании документов, подтверждающих  поступление и расходование денег;  товарный отчет составляется  на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

IV. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.

Организация документооборота

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Составляют  документы ответственные лица в  определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота.

После использования  документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке  документов бухгалтер должен убедиться в правильности их оформления, соответствии установленным требованиям. Документы, оформленные с нарушением правил, должны быть возвращены ответственными лицам на дооформление.

Процесс обработки  документов в бухгалтерии предприятия включает три этапа:

1. Принятые документы бухгалтер сначала проверяет по существу, то есть устанавливает законность совершаемых операций, их соответствие нормативным актам и действующим инструкциям.

2. Затем бухгалтер проверяет документ по форме (полноту заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость указанных цифр и содержание операций).

3. Бухгалтер проводит таксировку, то есть проверят правильность перевода натуральных и трудовых измерителей в денежные. Проводится это арифметическим способом путем умножения количества товарíо-материальных ценностей на их цену.

4. Документы группируют, то есть размещают по папкам, однородным по экономическому содержанию зафиксированных в документах хозяйственных операций.

5. Контировка – это обработка документов путем определения корреспондирующих счетов по каждому документу.

6. Каждую партию документов текущего месяца переплетают в папки по видам хозяйственных операций. На папках указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номера документов (с какого номера по какой включительно), их количество.

7. Переплетенные документы сдают в архив. Срок хранения бухгалтерских документов не должен быть ниже пяти лет.

Основное требование, предъявляемое к организации  архива, – обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

Ответственность за сохранность документов в архиве несет главный бухгалтер. Документы  выдаются из архива только с его  разрешения.

В случае пропажи (гибели) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи (гибели).