Кассовые операции

На предприятиях, имеющих  большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, выдача денег по расчетным  или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При  этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости  запрещается Порядком ведения кассовых операций.

    

1.4 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы  подлежат обязательной регистрации.

Форма журнала регистрации  приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации».

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими  прием и выдачу наличных денежных средств.

1.5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

В настоящее время для  учета движения денег, выдаваемых старшим  кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств  (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга заполняется  в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных  выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут  полную материальную ответственность  за них.

Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных  кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы).

1.6 Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе организации применяются кассовую книгу.

Каждое предприятие ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге  ведутся в двух экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня  кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе  на следующее число  и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные  кассовые документы.

Кассовая книга может  вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги  формируют в виде распечаток «Вкладной  лист кассовой книги». Одновременно  с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей  в кассовой книге приложенным  документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей  личной подписью на неотрывном листе  подтвердить приемку оправдательных документов.

 

 

Глава 2. ПОСТУПЛЕНИЕ НАЛИЧНОЙ ВЫРУЧКИ И КОНТРОЛЬ ЗА ПОЛНОТОЙ ЕЁ УЧЁТА

2.1 Поступление наличной выручки от населения

Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с населением»  должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны  государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования  наличной выручки.

На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия  должна заводить журнал кассира-операциониста  по форме № КМ-4.

Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.

Журнал должен быть прошнурован  и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы.

Все записи в журнале ведутся  кассиром-операционистом ежедневно  в хронологическом порядке чернилами  или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная  через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме  выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал.

В журнале также указывается  суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе  с ним  сдает выручку по приходному кассовому  ордеру старшему кассиру.

Итак, фактическая сумма  выручка, отраженная в книге кассира-операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования  выручки в кассу оформляется  проводкой.

2.2  Поступление наличной выручки от юридических лиц

Предприятия могут получать выручку наличными денежными  средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную  кассу от покупателей - юридических  лиц.

Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение  задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные  услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой.

Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным  кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой  отчетности.

За несоблюдение норм Указа  Президента РФ № 1212 на предприятие  налоговым органом или федеральным  органом налоговой полиции налагается штраф

Оформленные надлежащим образом  товаросопроводительные документы (доверенность, накладная) расчетные документы (счет-фактура) являются основанием для расчета. На основании этих документов производится прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому  ордеру.

 

2.3  Контроль за полнотой учета наличной выручки

Кассовые операции проверяются  по кассовой книге. В ней фиксируются  все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых  на конец дня выводится остаток  денежных средств в кассе. Так  как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под  копирку (напомним, что второй отрывной экземпляр сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны полностью  совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах  – и не оговоренные исправления.

На конец отчетного  периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса», являющееся разницей сумму  оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и  выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».

Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с главной книгой, журналом-ордером с ведомостью по счету 50 «Касса» и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство  записей.

Для подтверждения полноты  и своевременности оприходования  денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод  взаимного контроля, при котором  сопоставляются суммы, отраженные в  ведомости по дебету счета 50 «Касса»  а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет»  в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать.

Предприятия за неоприходование  или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу в трехкратном  размере не оприходованной суммы.

 

2.4 Сдача выручки в банк и учет переводов в пути

Согласно Порядку ведения  кассовых операций, предприятие может хранить в своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Выручка может сдаваться  кассиром предприятия:

• в кассу банка (дневная и вечерняя),
• в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
• инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

Порядок и сроки сдачи  выручки устанавливаются по договоренности между предприятием и инкассаторской службой.

Денежные суммы (переводы) в рублях и иностранной валютах  в пути, внесенные в кассы обслуживающих  банков, приемные кассы Сбербанка  или  кассы почтовых отделений  для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и  старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы в пути»  по отношению к бухгалтерскому балансу  является активным. По дебету счета  отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов  на счет торговой организации.

В бухгалтерском учете  предприятия делаются следующие  проводки по учету переводов в  пути.

Дебет 57

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- сдана выручка от реализации  товаров;

- зачислена выручка  на счет в банке

 

2.5 Учет расчетов с подотчетными лицами

В практической деятельности предприятия  часто возникает необходимость  оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе  розничной торговли, оплачивать расходы  по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику  выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой организации  при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения  кассовых операций.

Так, предприятия выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под  отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией.

Отметим, что выдача денег  под отчет осуществляется на основании  приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих  право на получение подотчетных  сумм, указаны размеры подотчетных  сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию  авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных ценностей у физического  лица и т.д.

При отсутствии первичных  документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет подотчетных средств, или при наличии документов с  обязательными незаполненными реквизитами  у бухгалтера нет оснований для  отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы  организация не имеет  права включать в состав затрат по производству и реализации продукции.