Инвентаризация имущества предприятия

     Организация самостоятельно должна решить, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

     Порядок проведения инвентаризаций организации определяют таким образом, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на ее нормальную работу.

     Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации в обязательном порядке обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме. Такая ежегодная инвентаризация должна проводиться организацией не ранее 1 октября отчетного года.

    

     1.3. Общие правила проведения инвентаризации

 

 

     Порядок проведения инвентаризации и отражения в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

«Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата России № 88)»[10, с.183-184].

     Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22).

     Приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. Он регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

     Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

     В состав постоянно действующей комиссии входят:

• руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);
• главный бухгалтер;
• начальники структурных подразделений (служб);
• представители общественности.

     В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

     Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в  состав которых входят:

• представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);
• специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

     Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, определяют результаты инвентаризации. Комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

     Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и выборочные инвентаризации.

     Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

     В этом же приказе:

• конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации;
• указываются причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие);
• определяются порядок и сроки проведения инвентаризации;
• назначается председатель инвентаризационной комиссии.

     Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

     «Существенным правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при приведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными»[10, с.185].

     «Обычно для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Если объем работ велик, и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий»[15, с. 125].

     Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах.

     Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально-ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

     Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

     Можно выделить следующие этапы работы инвентаризационной комиссии:

• подготовка и подписание приказа (распоряжения, постановления) о проведении инвентаризации;
• сбор членов комиссии, определение объектов инвентаризации, распределение обязанностей, инструктаж, подготовка и утверждение председателем комиссии индивидуальных планов проведения инвентаризации;
• истребование от материально-ответственных лиц последних приходных и расходных документов, расписок о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
• подготовка инвентаризационных описей в части отражения количества числящихся по учету материальных ценностей;
• опломбирование помещений, в которых будет проводиться инвентаризация;
• проверка количества и качества фактически наличествующих материальных ценностей;
• внесение в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии материальных ценностей, выявление расхождений с учетными данными;
• подготовка бухгалтерией организаций сводных данных о расхождении учетных данных с данными о фактическом наличии имущества, документальное оформление результатов инвентаризации, их подписание членами комиссии и председателем комиссии;
• подготовка председателем комиссии и главным бухгалтером предложений об урегулировании возникшей разницы, представление их на решение руководителя организации;
• исходя из принятых руководителем организации решений в бухгалтерском учете и отчетности уточнение данных о наличии и стоимости материальных ценностей, уточнение прочих статей бухгалтерской отчетности организации.

     Подготовительная работа инвентаризационных комиссий заключается в определении (установлении) объектов, подлежащих проверке, установлении материально-ответственных лиц по объектам инвентаризации, распределении обязанностей между членами комиссии, анализе результатов ранее проведенных инвентаризаций и выявлении объектов, на которых до этого были выявлены недостачи и (или) излишки.

     Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:

• пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
• проверяет весы, мерную тару;
• получает от материально-ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку от материально-ответственного лица.

     Такие же расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

     Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

    Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

     «Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, необходимо, чтобы инвентаризация всех ценностей проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано»[9, с. 142].

     Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются:

• дата поступления товаров;
• наименование поставщика;
• дата и номер приходного документа;
• наименование товара;
• количество товара;
• цена товара;
• сумма.

     Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти ценности.

     Если инвентаризация длится долго, то в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в период инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".

     Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

     Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы инвентаризационной комиссии должны опечатываться.

     Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей.

     После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т.е. их вещественная и документальная проверки.

     Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.

     Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

     Вес или объем навалочных материалов определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда продукция в соответствии с обязательными правилами принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка такой продукции производится также по теоретическому весу или метражу.

     «При инвентаризации, например, оборудования, следует кроме наружного осмотра проверить наличие паспортов и инструкций по монтажу и эксплуатации, а также комплектность согласно паспорту; заводской номер и год выпуска, тип и номер оборудования, завод-изготовитель, номер ГОСТа указаны на бирках, прикрепляемых к оборудованию. Если оборудование поставляется без электродвигателей, это должно быть указано в паспортах». [12, с. 143-144].

     При инвентаризации большого количества весовых товаров один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.