Дебиторская задолженность

       Распоряжением руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право получения в кассе наличных денег под отчет. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

       Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы, строго регламентированы. В нашем случае уместно будет рассмотреть бухгалтерскую сторону этого вопроса, т.е. отражение в учете и основные бухгалтерские проводки.

       Командировка - это выезд работника за пределы  предприятия в другую местность  по решению органа управления с целью  выполнения определенного задания, поручения, работы и т.д. Деятельность постоянно разъездного характера командировкой не считается. Срок командировки определяется руководителем организации и учитывает требования действующего законодательства.

       В специальном командировочном удостоверении  проставляются отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним же определяют фактическое время пребывания в месте командировки.

       Работнику, выезжающему в командировку, выдается денежный аттестат, в котором должны быть указаны нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты. В течение трех дней по возращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.

     Неизрасходованные суммы денег сдаются в кассу. Новый аванс выдается подотчетному лицу лишь только после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчеты утверждает руководитель.

         Из кассы НУЗ «Дорожная поликлиника  на станции Воронеж-1» выдана  сумма под отчет на покупку  канцелярских товаров:

1. Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам

Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт51 «Расчетный счет»

2. Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам

Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Кт50 «Касса»

3. Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам

Дт19 «Налог на добавленную стоимость» -Кт71«Расчеты с подотчетными лицами»

4. Отражается сумма расходов

Дт 20 «Основное производство» - Кт71«Расчеты с подотчетными лицами»

5. Отражается возврат работниками в кассу неизрасходованных сумм

Дт 50«Касса» - Кт71«Расчеты с подотчетными лицами»

6. Приняты к учету денежные документы

Дт 50«Касса» - Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами»

7. Отражается стоимость приобретенных товаров

Дт 58 «Финансовые вложения» - Кт71«Расчеты с подотчетными лицами»

       Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

       Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3.  Организация контроля дебиторской  задолженности в НУЗ   «Дорожная  поликлиника на станции Воронеж-1»  ОАО «РЖД» 

       3.1.  Цели, задачи, субъект

      Контроль дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

      К приемам управления дебиторской  задолженностью относятся: учет заказов, оформление счетов и установление характера  дебиторской задолженности. Среди  подлежащих рассмотрению моментов есть некоторые, требующие особого внимания, например необходимость поиска путей сокращения среднего промежутка времени между завершением операции по продаже товара и выпиской счета-фактуры покупателю. Вы также должны оценивать возможные издержки, связанные с дебиторской задолженностью, т. е. упущенная выгода от неиспользования средств, вместо их инвестирования.

       Целью финансового контроля является выявление  отклонений от принятых стандартов и  нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов с тем, чтобы иметь возможность принять корректирующие меры, в отдельных случаях привлечь виновных к ответственности, получить компенсацию за причиненный ущерб или осуществить мероприятия по предотвращению или сокращению таких нарушений в будущем.

       Благодаря осуществлению контроля определяются расхождения фактических и плановых показателей, выявляются причины и  ответственные лица, анализируется  выполнение мероприятий по срокам, формируются выводы, прогнозируются последствия для организации и отдельных сторон ее деятельности.

       Основным  содержанием финансового контроля является обеспечение качества эффективности  финансово-хозяйственного управления, проверка соблюдения финансового законодательства субъектами финансовых отношений, содействие проводимой государством единой финансовой, кредитной и денежной политике, выявление внутренних резервов использования финансовых ресурсов во всех сферах производства и распределение общественного продукта.

       Предметом финансового контроля выступают  денежные, распределительные процессы, формирование и использование финансовых ресурсов на уровне отдельных хозяйствующих субъектов, а также на уровне отраслей, территориальных единиц и государства в целом. 
Объектами финансового контроля являются конкретные организации, предприятия, органы управления.

       Осуществляют  финансовый контроль субъекты контроля - специальные государственные контрольные  органы, подразделения в организациях, на предприятиях или в органах управления, негосударственные специализированные фирмы или отдельные высококвалифицированные специалисты, права, обязанности и ответственность которых регламентированы законодательными актами.

       В НУЗ «Дорожная поликлиника на станции Воронеж-1» субъектом  финансового контроля выступает  инспекция федеральной службы Российской Федерации, Региональная дирекция медицинского обеспечения ОАО «РЖД» (Далее РДМО), а также ТФОМС, т.к. учреждение предоставляет медицинские услуги не только железнодорожникам, но и  городскому населению по программе обязательного медицинского страхования.

        Налоговые органы осуществляют проверки на основании статьи 31 НК РФ и регламентированы главой 14 "Налоговый контроль".

       РДМО  осуществляет финансовый контроль в  течение отчетных периодов, а также  в конце полугодия. Ежемесячно НУЗ  «Дорожная поликлиника предоставляет отчеты о финансовой деятельности в РДМО, в установленных формах. Сроки сдачи оговорены в письмах на имя главного врача.  
 
 

2. Контроль  за состоянием расчетов с дебиторами

 

       Ключевым  моментом в контроле дебиторской  задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату.

      При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность  покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную  надежность покупателя можно оценить  количественными методами анализ регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда вам требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если ваша компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

      Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы  деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

       Задачами  внутрихозяйственного контроля дебиторской  задолженности являются подтверждение достоверности внутренней информации о величине дебиторской задолженности.

       Контроль  производиться линейными руководителями и функциональными подразделениями  компании, в частности службами сбыта  и закупок, финансово - экономической службой, бухгалтерией, службой маркетинга.

       При наличии развитой структуры подразделений  и больших объемах деятельности функция координации работ по проведению контроля дебиторской задолженности возлагается на службу внутреннего аудита.

       Учитывая  отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом – фактурой покупателю целесообразно высылать напоминание об оплате, где указывается номер договора, общая сумма задолженности, порядок и сроки оплаты.

       Данное  напоминание составляется тем же работником , который ответственен за выписку счетов – фактур, и  подписывается главным бухгалтером.

       На  следующем этапе осуществляется проверка поступления денежных средств. Контроль совместимости и полноты  оплаты продукции покупателями должен проводить экономист по расчетам.

       На  основании банковских выписок делаются соответствующие отметки об оплате.

       Для повышения эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименование покупателя и его юридеческий адрес, номера и даты заключения договоров, формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов – фактур.

       Экономист по расчетам с покупателями должен предоставить начальнику расчетного бюро ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств, после чего устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, несвоевременное поступление их в банк, ошибки в планировании продолжительности документооборота.