Бухгалтерский учёт и контроль в бюджетных организациях

В некоторых случаях существует потребность в ведении учета для группы автономных учреждений или структурных подразделений, хозяйственная деятельность которых тесно переплетается.

«1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» поддерживает ведение бухгалтерского и налогового учета как одного учреждения, так и группы учреждений (структурных подразделений учреждения) в единой информационной базе. При этом используются общие государственные классификаторы, ведутся общие списки контрагентов, номенклатуры материальных запасов, статей затрат и т.д. Главную книгу и баланс в этом случае можно формировать консолидировано для группы учреждений либо раздельно по учреждениям и структурным подразделениям.

Таким образом, программу «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» можно использовать в учреждениях со сложной организационной структурой.

Важно отметить, что в версии программы «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8. Базовая версия» не поддерживается возможность ведения учета нескольких учреждений в одной информационной базе. При необходимости ведения учета для нескольких учреждений (структурных подразделений) учет для каждого учреждения (структурного подразделения) можно вести обособленно в отдельной информационной базе.

Согласно Федеральному закону от 03.11.06 г. № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» основной деятельностью автономного учреждения признается деятельность, непосредственно направленная на достижение целей, ради которых автономное учреждение создано. Финансовое обеспечение основной деятельности автономного учреждения осуществляется в виде субвенций и субсидий из соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации и иных не запрещенных федеральными законами источников. При этом порядок получения и учета целевого финансирования принципиально отличается от порядка, предусмотренного для бюджетных учреждений и для коммерческих организаций.

Программа «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» обеспечивает учет целевых средств, предоставленных автономным учреждениям в форме субвенций и субсидий на финансирование основной деятельности. В программе реализовано ведение налогового учета средств целевого финансирования и формирование аналитических регистров налогового учета целевых средств.

Учет средств целевого финансирования ведется на счете 86 «Целевое финансирование» в разрезе источников и статей расходов целевых средств. При этом целевое финансирование из бюджета учитывается обособленно от целевых поступлений из других источников.

Источник целевых средств определяет цели или проект, для которых были предоставлены средства. Источником целевых средств помимо государственных субвенций и субсидий могут являться, в частности, вступительные, членские и добровольные взносы, а также прочие поступления. Для целей налогового учета для каждого источника указывается определенный код вида поступления целевых средств.

Средства целевого финансирования могут поступать на расчетный счет или в кассу учреждения, а также в виде других активов, например в виде оборудования или материалов. Учет поступления средств ведется в программе по мере фактического поступления активов или по факту принятия решения о выделении средств. В зависимости от характера поступления активов учреждение может использовать оба метода.

Поступившие целевые средства могут быть использованы для финансирования капитальных вложений, т.е. расходов, связанных с покупкой или строительством внеоборотных активов, а также для финансирования текущих расходов на содержание автономного учреждения – на заработную плату, коммунальные платежи и другие административные и хозяйственные расходы.

Для анализа использования по статьям расходов целевых средств, полученных из различных источников, предназначен «Отчет об использовании целевых средств».

Для учета и контроля расходования целевых средств по направлениям в «1С:Бухгалтерии автономного учреждения 8» предусмотрено ведение смет. Смета определяет плановое распределение целевых средств, выделенных по определенному источнику, по направлениям расходования. В программе возможна корректировка смет, отслеживается история изменения сметы и поддерживается печать сметы с учетом выполненных корректировок.

Для сравнения запланированных и фактических данных по использованию целевых средств используется «Отчет об исполнении сметы». Отчет составляется на указанную дату по заданному источнику целевых средств. При формировании отчета автоматически рассчитываются значения отклонений плановых показателей от фактических, а также процент исполнения сметы.

В программе «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» обеспечивается обособленный учет доходов и расходов по деятельности, осуществляемой в рамках целевого финансирования.

Поддерживается обособленный учет имущества, закрепленного за автономным учреждением и приобретенного за счет целевых средств, а также обособленный учет находящегося у автономного учреждения недвижимого и особо ценного движимого имущества.

Обычно наряду с основной деятельностью, осуществляемой по заданию учредителя и финансируемой из бюджета, автономные учреждения могут заниматься предпринимательской деятельностью. В этом случае учреждение обязано вести раздельный учет операций по основной (некоммерческой) и по предпринимательской (коммерческой) деятельности. Кроме того, при наличии предпринимательской деятельности учреждение также становится плательщиком налога на прибыль и НДС.

Для проверки данных бухгалтерского и налогового учета предназначены стандартные отчеты. В программе стандартные бухгалтерские отчеты реализованы с использованием принципиально нового механизма системы компоновки данных.

Для каждого отчета предусмотрен набор показателей. Например, для «Оборотно-сальдовой ведомости» это «Данные бухгалтерского учета», «Данные налогового учета», «Данные по учету постоянных разниц», «Данные по учету временных разниц», «Валютная сумма» и «Контроль». Показатель «Контроль» при этом рассчитывается как разница данных по бухгалтерскому учету и суммы трех показателей – данных по налоговому учету, по учету временных разниц и по учету постоянных разниц.

Таким образом, программа «1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8» позволяет решить все задачи бухгалтерской службы учреждения. Кроме того, благодаря ее функциональным возможностям она может использоваться не только в автономных учреждениях, но и в других некоммерческих организациях, например в фондах, автономных некоммерческих организациях, ассоциациях, некоммерческих партнерствах и т.д.

2.3. Совершенствование бухгалтерского учета и контроля в бюджетных организациях

В последнее время много внимания стало уделяться вопросам формирования учетной политике в бюджетных организациях и ее роли в организации бюджетного учета. Вопрос о создании приказа об учетной политики в бюджетной организации решает главный бухгалтер. Жестких требований законодательство к ее созданию не предъявляет, в отличие от коммерческого учета, где учетная политика регламентирована ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».

Инструкция по бюджетному учету определяет учетную политику посредством единого плана счетов и требований к организации бюджетного учета. Однако в период реформирования многие бухгалтеры столкнулись с ситуацией, когда действующая инструкция не дает ответов на многие практические вопросы, касающиеся как бухгалтерского, так и налогового учета. В каждой отрасли существуют свои особенности: организационно-правовые формы, использование имущества, смешанное финансирование. Также в отличие от коммерческой организации бюджетный учет намного сложнее и уровень контроля за движением и использованием бюджетных средств и имущества гораздо выше. При этом вопросы проверки могут быть весьма разнообразны: как постановка учета в целом, так и проверка отдельных участков учета (например, использование субвенции, состояние основных средств и прочее). Что в такой ситуации даст наличие учетной политики? Она позволяет закрепить методы ведения учета из тех, которые законодательно закреплены, или там, где отсутствует прямой запрет на применение данных методов.

Например, распространена ситуация, когда при передаче имущества длительное время происходит оформление документов. Так, было принято решение передать амортизируемое имущество подведомственной организации в марте отчетного года, однако приказ о передаче утвержден в ноябре. Каким образом будет урегулирован вопрос о начислении амортизации на объект в этот момент? Как правило, в приказе стоит амортизация по состоянию на март. В ноябре амортизация, естественно, будет больше и данные, указанные в акте о приемке–передаче объекта основных средств, совпадать с данными приказа не будут. Если обратиться к требованиям бюджетной инструкции, то такая ситуации в ней не предусмотрена, а позиция ревизоров будет однозначной – амортизация должна и в приказе, и в акте совпадать. Следовательно, целесообразно приостановить начисление амортизации до момента вынесения решения о передаче объекта. Если решение будет отрицательным, то амортизацию следует восстановить с момента приостановки до момента отказа, поскольку объект остался на балансе передающей стороны. Но для того чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, следует закрепить данную позицию в учетной политике.

Стоит отметить, что учетная политика разрабатывается не ежегодно, а применяется последовательно из года в год. Изменяться может в случаях внесения изменений и дополнений в законодательство РФ или нормативные акты органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий своей деятельности. К существенным изменениям деятельности можно отнести образование филиала или обособленного подразделения организации. При этом принятая учреждением учетная политика обязательна и для его обособленного подразделения.

Рациональное и соответствующее нормативно-правовым актам оформление и ведение бухгалтерского и управленческого учета в бюджетных организациях, в том числе и образовательных учреждениях, предполагает соблюдение последовательности и требований к этой деятельности, которые отражены в Приложении 3 на рисунке 1 и 2.

Структура учетной политики включает три раздела: организационный, методический для ведения бухгалтерского учета и налоговый учет, а также приложения, в состав которых в обязательном порядке включаются рабочий план счетов, график документооборота и перечень неунифицированных форм, разработанных организацией самостоятельно.

Организационный раздел должен включать ссылку на нормативные документы, которыми пользуется бухгалтерская служба в своей деятельности, ответственность главного бухгалтера и круг вопросов, решаемых бухгалтерской службой.

Перечень лиц, имеющих право подписи на документах, утверждается отдельным приказом, и в учетной политике лучше указывать должности без поименного списка, чтобы не вносить потом изменения в учетную политику.

График документооборота представляет собой правила составления, представления и обработки первичной информации в установленные сроки и лиц, ответственных за ведение документооборота.

В организационном разделе перечисляется состав комиссий, существующих в организации. Законодательством предусмотрены следующие виды комиссий: по расследованию причин порчи, пропажи и уничтожения документов, по списанию бланков строгой отчетности, по приемке, списанию и определению рыночной стоимости объектов основных средств, по списанию материальных запасов, инвентаризационные комиссии.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета операции формируются в базах данных используемого учреждением программного комплекса. Учетная политика должна содержать данные о способе обработки информации и выводе ее на печать.

Также важно соблюдать требования по ведению неунифицированных форм. Они должны содержать все необходимые реквизиты и закрепляться приказом по учетной политике.

Периодичность проведения инвентаризаций позволит оценить уровень внутреннего контроля в организации. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». В соответствии с п. 1.5 данного Приказа инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Таким образом, в учетной политике учреждения необходимо определить, в какой период времени будет проводиться инвентаризация (ежегодно, раз в два года и т.д.) основных средств и библиотечных фондов. Кроме того, в данном разделе необходимо сделать ссылку: «Оценка имущества и обязательств и порядок начисления амортизации осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции N 148н».

Методический раздел по бухгалтерскому учету предусматривает особенности ведения бюджетного учета по различным разделам. По мнению автора, следует особое внимание уделить нефинансовым активам. В частности, отнесение объектов стоимостью до 3000 рублей к основным или материальным запасам, порядок присвоения инвентарного номера, определение объектов, относимых к комплексу конструктивно-сочлененных предметов, изменение стоимости в случае модернизации, реконструкции, достройки, дооборудования.